Что такое система управления цифровыми документами (DMS)?
Как приложения для сканирования и системы управления документами (DMS) работают вместе для улучшения рабочих процессов?
Приложение для сканирования, такое как Scan.Plus, служит отправной точкой для оцифровки физических документов, а DMS обеспечивает основу для организации, управления, защиты и обмена этими цифровыми документами. Вместе они обеспечивают эффективное, безопасное и доступное управление документами, преобразуя традиционные бумажные процессы в оптимизированные цифровые рабочие процессы и переход на безбумажный документооборот.
Управление цифровыми документами включает в себя ряд процессов и технологий, предназначенных для создания, хранения, организации, управления и защиты цифровых документов на протяжении всего их жизненного цикла. Вот как Scan.Plus улучшает и упрощает эти процессы:
Сканирование и оцифровка бумажных документов (переход на безбумажный документооборот)
Scan.Plus использует передовую технологию сканирования на базе искусственного интеллекта для преобразования бумажных документов в цифровые форматы. Благодаря высококачественному захвату изображений и оптическому распознаванию символов (OCR), Scan.Plus обеспечивает точное извлечение текста из отсканированных документов, делая их полностью доступными для поиска и редактирования. Эти документы хранятся в цифровых форматах, таких как PDF, что обеспечивает их готовность к эффективному управлению.
Кроме того, если пользователям необходимо подписывать документы в электронном виде, нет необходимости их распечатывать. Они могут завершить весь процесс на своем мобильном телефоне или компьютере с помощью специального приложения, такого как Sign.Plus, что обеспечивает беспрепятственное, безбумажное управление документами и их подписание. Это не только экономит время и ресурсы, но и повышает удобство и безопасность обработки важных документов.
Хранить отсканированные документы
Как только документы оцифрованы с помощью приложения для сканирования, их можно хранить в приложении или передавать в программное обеспечение для управления документами. DMS предоставляет централизованный репозиторий для этих цифровых документов, позволяя пользователям организовывать их в папки и категории. Эта структурированная система упрощает управление и поиск документов по мере необходимости.
Как уже упоминалось выше, также возможно хранить все ваши документы в приложении для сканирования, как это делает приложение Scan.Plus. Вы можете категоризировать ваши документы и фильтровать ваши документы по желанию на основе категории. Это упрощает доступ к вашим документам с любого устройства даже без подключения к интернету.
Безопасность и соответствие
Система управления документами (DMS) предлагает улучшенные функции безопасности, такие как шифрование, контроль доступа и аудиторские следы, защищая отсканированные документы от несанкционированного доступа и обеспечивая соответствие нормативным требованиям. Приложения для сканирования обычно имеют базовые функции безопасности, но когда документы передаются в DMS, они получают выгоду от этих продвинутых мер безопасности.
Что касается Scan.Plus, мы используем современное и надежное шифрование данных для защиты вашей конфиденциальной информации. Ваша конфиденциальность является нашим главным приоритетом, и мы хотим обеспечить полное шифрование данных и защитить вашу чувствительную информацию от несанкционированного доступа. Мы хотим, чтобы вы могли спокойно спать, зная, что ваши отсканированные документы защищены в безопасной среде.
Делитесь документами онлайн и сотрудничайте
Как приложение для сканирования, так и DMS обычно поддерживают обмен документами. Пользователи могут обмениваться документами в различных форматах файлов (например, PDF, JPEG) непосредственно из приложения для сканирования или через DMS. Эта функциональность облегчает сотрудничество, позволяя членам команды или внешним сторонам получать доступ к документам и беспрепятственно работать над ними.
Scan.Plus позволяет пользователям обмениваться PDF-документами непосредственно по электронной почте. Благодаря интеграции с электронной почтой пользователи могут сканировать документ в интерфейсе Scan.Plus, конвертировать его в PDF-документ и отправлять получателям, даже не переключаясь между приложениями.
Нужно поделиться документами в популярных облачных хранилищах, таких как Dropbox или One Drive? Пользователи Scan.Plus могут загружать отсканированные PDF-документы непосредственно в свои учетные записи Dropbox, делая их доступными с любого устройства. Эта интеграция упрощает обмен документами и обеспечивает безопасное хранение файлов в облаке.
Какие отрасли больше всего выигрывают от систем управления документами и решений для сканирования?
Здравоохранение
Поставщики медицинских услуг управляют обширными записями пациентов, медицинскими картами и административными документами. Благодаря оцифровке записей пациентов с помощью приложения для сканирования и хранения их в DMS, организации здравоохранения могут улучшить качество обслуживания пациентов, обеспечить соблюдение нормативных стандартов, таких как HIPAA, и повысить операционную эффективность за счет оптимизации рабочих процессов с документами.
Финансовые услуги
Бухгалтерский учет играет решающую роль в финансовых услугах, включая банковское дело, страхование и инвестиционные компании. Эти учреждения обрабатывают широкий спектр финансовых документов, таких как бухгалтерские балансы, отчеты о прибылях и убытках, налоговые декларации и аудиторские отчеты. Благодаря оцифровке и управлению финансовыми документами с помощью приложения для сканирования и системы управления документами (DMS), финансовые службы могут упростить бухгалтерские процессы, повысить точность финансовой отчетности и улучшить соблюдение нормативных стандартов.
В дополнение к управлению этими документами в цифровом виде с помощью приложения для сканирования, поставщики финансовых услуг могут воспользоваться нашим бесплатным шаблоном договора на бухгалтерское обслуживание. Этот шаблон охватывает ряд финансовых соглашений, включая плату за оплату, налоги, конфиденциальность, право собственности на работу, гарантии и государственные законы. Используя этот шаблон наряду с решениями для управления оцифрованными документами, финансовые учреждения могут оптимизировать процессы создания контрактов, обеспечить соблюдение законодательства и повысить операционную эффективность.
Строительство
Строительные компании имеют дело с документацией, связанной с планами проектов, чертежами, нормативными разрешениями и договорными соглашениями. В дополнение к управлению этими документами в цифровом виде с помощью приложения для сканирования и системы управления документами (DMS), строительные фирмы могут получить доступ к бесплатному шаблону строительного контракта. Этот шаблон охватывает ряд строительных соглашений, включая соглашения с субподрядчиками, предложения по проектам, условия, разрешения, помогая компаниям упростить процессы создания контрактов, снизить юридические риски и обеспечить согласованность в проектной документации.
Благодаря оцифровке и управлению строительными документами с помощью приложения для сканирования и DMS компании также могут улучшить управление проектами, оптимизировать коммуникацию между заинтересованными сторонами проекта и повысить соответствие требованиям безопасности и нормативным требованиям.
Недвижимость
Фирмы, занимающиеся недвижимостью, работают с такими документами, как договоры управления имуществом или договоры аренды. Благодаря оцифровке и управлению документами по недвижимости с помощью приложения для сканирования и DMS фирмы могут упростить процессы транзакций, улучшить обслуживание клиентов и обеспечить соблюдение правил и юридических требований в сфере недвижимости.
Более того, наш инструмент для подписи предлагает риелторам простое решение для завершения соглашений и контрактов. В дополнение к оцифровке документов этот инструмент позволяет риелторам подписывать юридически обязательные контракты в электронном виде с полной безопасностью. Это позволяет им эффективно управлять процессом подписания, независимо от того, встречаются ли они с клиентами лично или проводят транзакции удаленно. С помощью этого онлайн-инструмента риелторы могут оптимизировать свой рабочий процесс, отказаться от бумаги и предоставить клиентам удобный и безопасный процесс подписания, повышая общую эффективность и удовлетворенность клиентов.
Юридическая отрасль
Юридические фирмы ежедневно обрабатывают огромные объемы бумажной документации, включая материалы дел, контракты и юридические справки. Благодаря оцифровке этих документов с помощью приложения для сканирования и управлению ими в DMS, юристы могут управлять хранением документов и улучшить сотрудничество, обеспечивая быстрый доступ к важной информации и улучшая обслуживание клиентов.
Лучшие системы управления документами
- Templafy для создания различных файлов в системе и управления ими из единой ленты.
- M-File для оповещения о том, что документ был сохранен дважды.
- DocuWare для интеграции облачного хранилища и офисной автоматизации для создания цифрового рабочего места.
- Microsoft Sharepoint для эффективного сотрудничества, хранения, организации и обмена документами внутри организации.
Часто задаваемые вопросы
Является ли Google Drive системой управления документами?
Может ли DMS обрабатывать разные типы документов?
Трудно ли перейти от бумажной системы к системе управления документами (DMS)?
Какое программное обеспечение для управления документами лучше всего?
Начните сканирование прямо сейчас.
Scan.Plus — это безопасный мобильный сканер, доступный для частных лиц и предприятий совершенно бесплатно.
Confédération Suisse
Confederazione Svizzera
Confederaziun Svizra
Swiss Confederation
Innosuisse - Swiss Innovation Agency
