Что такое система электронного документооборота (СЭД)?
Как приложения для сканирования и системы управления документами (СЭД) совместно улучшают рабочие процессы?
Приложение для сканирования, такое как Scan.Plus, служит отправной точкой для перевода физических документов в цифровой формат, а СЭД предоставляет основу для организации, управления, защиты и обмена этими цифровыми документами. Вместе они обеспечивают эффективное, безопасное и удобное управление документами, превращая традиционные бумажные процессы в оптимизированные цифровые рабочие процессы и позволяя отказаться от бумаги.
Управление цифровыми документами включает в себя ряд процессов и технологий, предназначенных для создания, хранения, организации, управления и защиты цифровых документов на протяжении всего их жизненного цикла. Вот как Scan.Plus улучшает и упрощает эти процессы:
Сканирование и перевод бумажных документов в цифровой формат (отказ от бумаги)
Scan.Plus использует передовую технологию сканирования на базе искусственного интеллекта для преобразования бумажных документов в цифровые форматы. Благодаря высококачественному захвату изображений и оптическому распознаванию символов (OCR), Scan.Plus гарантирует точное извлечение текста из отсканированных документов, делая их полностью доступными для поиска и редактирования. Эти документы сохраняются в цифровых форматах, таких как PDF, что обеспечивает их готовность для эффективного управления.
Кроме того, если пользователям нужно подписать документы в электронном виде, печатать их не нужно. Они могут выполнить весь процесс на мобильном устройстве или компьютере с помощью соответствующего приложения, такого как Sign.Plus, что обеспечивает беспрепятственное безбумажное управление документами и их подписание. Это не только экономит время и ресурсы, но и повышает удобство и безопасность работы с важными документами.
Хранение отсканированных документов
После перевода документов в цифровой формат с помощью приложения для сканирования их можно хранить в самом приложении или передать в программное обеспечение для управления документами. СЭД предоставляет централизованное хранилище для этих цифровых документов, позволяя пользователям организовывать их по папкам и категориям. Такая структурированная система облегчает управление документами и их поиск при необходимости.
Как упоминалось выше, хранение всех документов в приложении для сканирования также возможно, как в случае с приложением Scan.Plus. Вы можете классифицировать свои документы и фильтровать их по желанию на основе категории. Это упрощает доступ к вашим документам с любого устройства, даже без подключения к интернету.
Безопасность и соответствие требованиям
Система управления документами (СЭД) предлагает расширенные функции безопасности, такие как шифрование, контроль доступа и журналы аудита, защищая отсканированные документы от несанкционированного доступа и обеспечивая соответствие нормативным требованиям. Приложения для сканирования обычно имеют базовые функции безопасности, но при передаче документов в СЭД они получают преимущества этих усовершенствованных мер безопасности.
Что касается Scan.Plus, мы используем передовое и надежное шифрование данных для защиты вашей конфиденциальной информации. Ваша конфиденциальность — наш главный приоритет, и мы хотим обеспечить полное шифрование данных, а также защитить вашу конфиденциальную информацию от несанкционированного доступа. Мы хотим, чтобы вы были спокойны, зная, что ваши отсканированные документы защищены в безопасной среде.
Обмен документами онлайн и совместная работа
Как приложение для сканирования, так и СЭД обычно поддерживают обмен документами. Пользователи могут делиться документами в различных форматах файлов (например, PDF, JPEG) непосредственно из приложения для сканирования или через СЭД. Эта функция облегчает совместную работу, позволяя членам команды или внешним сторонам беспрепятственно получать доступ к документам и работать с ними.
Scan.Plus позволяет пользователям делиться PDF-документами напрямую по электронной почте. Благодаря интеграции с электронной почтой пользователи могут отсканировать документ в интерфейсе Scan.Plus, преобразовать его в PDF-документ и отправить получателям, даже не переключаясь между приложениями.
Нужно поделиться документами через популярные облачные хранилища, такие как Dropbox или One Drive? Пользователи Scan.Plus могут загружать отсканированные PDF-документы прямо в свои учетные записи Dropbox, делая их доступными с любого устройства. Эта интеграция упрощает обмен документами и гарантирует их надежное хранение в облаке.
Какие отрасли получают наибольшую выгоду от систем управления документами и решений для сканирования?
Здравоохранение
Медицинские учреждения ведут обширные записи пациентов, медицинские карты и административные документы. Переводя записи пациентов в цифровой формат с помощью приложения для сканирования и храня их в СЭД, медицинские организации могут улучшить качество оказания медицинской помощи, обеспечить соответствие нормативным стандартам, таким как HIPAA, и повысить операционную эффективность за счет оптимизированных рабочих процессов с документами.
Финансовые услуги
Бухгалтерский учет играет важнейшую роль в сфере финансовых услуг, включая банковское дело, страхование и инвестиционные компании. Эти организации работают с широким спектром финансовых документов, таких как балансовые отчеты, отчеты о прибылях и убытках, налоговые декларации и аудиторские заключения. Оцифровывая финансовые документы и управляя ими с помощью приложения для сканирования и системы управления документами (СУД), финансовые организации могут упростить процессы бухгалтерского учета, повысить точность финансовой отчетности и улучшить соответствие нормативным требованиям.
Помимо цифрового управления этими документами с помощью приложения для сканирования, поставщики финансовых услуг могут воспользоваться нашим бесплатным шаблоном бухгалтерского договора. Этот шаблон охватывает широкий спектр финансовых договоров, включая условия оплаты, налоги, конфиденциальность, право собственности на результаты работы, гарантии и государственное законодательство. Используя этот шаблон вместе с решениями для цифрового управления документами, финансовые учреждения могут упростить процесс составления договоров, обеспечить юридическое соответствие и повысить операционную эффективность.
Строительство
Строительные компании работают с документацией, связанной с проектными планами, чертежами, разрешениями и договорными соглашениями. Помимо цифрового управления этими документами с помощью приложения для сканирования и системы управления документами (СУД), строительные компании могут воспользоваться доступом к бесплатному шаблону строительного договора. Этот шаблон охватывает широкий спектр строительных соглашений, включая договоры с субподрядчиками, проектные предложения, условия, разрешения, помогая компаниям упростить процессы составления договоров, снизить юридические риски и обеспечить единообразие проектной документации.
Оцифровывая строительные документы и управляя ими с помощью приложения для сканирования и СУД, компании также могут улучшить управление проектами, упростить общение между участниками проекта и повысить соответствие требованиям безопасности и нормативным требованиям.
Недвижимость
Компании, работающие с недвижимостью, обрабатывают такие документы, как договоры управления недвижимостью или договоры аренды. Оцифровывая документы, связанные с недвижимостью, и управляя ими с помощью приложения для сканирования и СУД, компании могут упростить процессы сделок, улучшить обслуживание клиентов и обеспечить соответствие нормативным и юридическим требованиям в сфере недвижимости.
Кроме того, наш инструмент подписи предлагает риелторам удобное решение для оформления соглашений и договоров. Помимо оцифровки документов, этот инструмент позволяет риелторам подписывать юридически обязывающие договоры в электронном виде с полной безопасностью. Это позволяет им эффективно управлять процессом подписания, независимо от того, встречаются ли они с клиентами лично или проводят сделки удаленно. С помощью этого онлайн-инструмента риелторы могут упростить свой рабочий процесс, отказаться от бумажных документов и предоставить клиентам удобный и безопасный опыт подписания, повышая общую эффективность и удовлетворенность клиентов.
Юридическая отрасль
Юридические фирмы ежедневно работают с большим объемом бумажной документации, включая материалы дел, договоры и юридические заключения. Оцифровывая эти документы с помощью приложения для сканирования и управляя ими в СУД, юристы могут упростить хранение документов и улучшить взаимодействие, обеспечивая быстрый доступ к важной информации и повышая качество обслуживания клиентов.
Лучшие системы управления документами
- Templafy для создания различных файлов в системе и управления ими из единой ленты.
- M-File для уведомления о повторном сохранении документа.
- DocuWare для интеграции облачного хранения и автоматизации офиса с целью создания цифрового рабочего пространства.
- Microsoft Sharepoint для эффективного взаимодействия, хранения, организации и обмена документами в организации.
Часто задаваемые вопросы
Является ли Google Drive системой управления документами?
Может ли DMS обрабатывать разные типы документов?
Сложно ли перейти от бумажной системы к DMS?
Какое программное обеспечение для управления документами является лучшим?
Начните сканирование прямо сейчас.
Scan.Plus безопасный мобильный сканер, доступный для частных лиц и предприятий.
Confédération Suisse
Confederazione Svizzera
Confederaziun Svizra
Swiss Confederation
Innosuisse - Swiss Innovation Agency
