Что такое электронная система управления документами (СЭД)?
Как приложения для сканирования и системы управления документами (СЭД) работают вместе для улучшения рабочих процессов?
Приложение для сканирования, такое как Scan.Plus, служит отправной точкой для перевода бумажных документов в цифровой формат, а СЭД обеспечивает основу для организации, управления, защиты и обмена этими цифровыми документами. Вместе они обеспечивают эффективное, безопасное и доступное управление документами, превращая традиционные бумажные процессы в отлаженные цифровые рабочие процессы и позволяя полностью отказаться от бумаги.
Управление электронными документами включает ряд процессов и технологий, предназначенных для создания, хранения, организации, обработки и защиты цифровых документов на всех этапах их жизненного цикла. Вот как Scan.Plus улучшает и упрощает эти процессы:
Сканирование и перевод бумажных документов в цифровой формат (отказ от бумаги)
Scan.Plus использует передовую технологию сканирования на основе ИИ для перевода бумажных документов в цифровой формат. Благодаря высококачественному захвату изображений и технологии оптического распознавания текста (OCR) Scan.Plus точно извлекает текст из отсканированных документов, делая их полностью доступными для поиска и редактирования. Такие документы сохраняются в цифровых форматах, например PDF, что делает их готовыми к эффективному управлению.
Кроме того, если пользователям нужно подписать документы в электронном виде, распечатывать их не требуется. Весь процесс можно выполнить на мобильном устройстве или компьютере с помощью такого приложения, как Sign.Plus, что обеспечивает удобное управление документами и их подписание без использования бумаги. Это не только экономит время и ресурсы, но и повышает удобство и безопасность работы с важными документами.
Хранение отсканированных документов
После того как документы переведены в цифровой формат с помощью приложения для сканирования, их можно хранить прямо в приложении или передать в систему управления документами. СЭД предоставляет централизованное хранилище для таких цифровых документов, позволяя пользователям распределять их по папкам и категориям. Такая структурированная система упрощает управление документами и их поиск при необходимости. Отсканированные документы также можно хранить непосредственно в приложении для сканирования. В Scan.Plus вы можете просматривать и открывать отсканированные документы прямо в приложении, а также редактировать или отправлять их при необходимости.
Безопасность и соответствие требованиям
Система управления документами (СЭД) предлагает расширенные меры защиты, такие как шифрование, меры контроля доступа и журналы аудита, которые защищают отсканированные документы от несанкционированного доступа и обеспечивают соответствие нормативным требованиям. Приложения для сканирования, как правило, обладают базовыми функциями безопасности, но при передаче документов в СЭД они получают эти дополнительные меры защиты.
Что касается Scan.Plus, мы используем надёжное и современное шифрование данных для защиты вашей конфиденциальной информации. Ваша конфиденциальность — наш главный приоритет: мы обеспечиваем полное шифрование данных и защищаем вашу конфиденциальную информацию от несанкционированного доступа. Ваши отсканированные документы надёжно защищены в безопасной среде.
Обмен документами онлайн и совместная работа
Как приложения для сканирования, так и СЭД обычно поддерживают обмен документами. Пользователи могут делиться документами в различных форматах файлов (например, PDF, JPEG) прямо из приложения для сканирования или через СЭД. Эта функция облегчает совместную работу, позволяя членам команды или внешним партнёрам получать доступ к документам и работать с ними без затруднений.
Scan.Plus позволяет пользователям отправлять PDF-документы прямо по электронной почте. Благодаря интеграции с почтой пользователи могут отсканировать документ в интерфейсе Scan.Plus, преобразовать его в PDF-документ и отправить получателям без переключения между приложениями.
Нужно передать документы через популярные cloud-хранилища, такие как Dropbox или OneDrive? Пользователи Scan.Plus могут загружать отсканированные PDF-документы прямо в свои учётные записи Dropbox, делая их доступными с любого устройства. Такая интеграция упрощает обмен документами и обеспечивает надёжное хранение файлов в cloud.
Какие отрасли получают наибольшую выгоду от систем управления документами и решений для сканирования?
Здравоохранение
Медицинские учреждения работают с большими объёмами карт пациентов, медицинских записей и административных документов. Переводя записи пациентов в цифровой формат с помощью приложения для сканирования и сохраняя их в СЭД, медицинские организации могут улучшить качество обслуживания пациентов, повысить безопасность документов и операционную эффективность за счёт отлаженных рабочих процессов с документами.
Финансовые услуги
Учёт играет важнейшую роль в финансовых услугах, включая банковское дело, страхование и инвестиционные компании. Эти организации обрабатывают широкий спектр финансовых документов: балансовые отчёты, отчёты о прибылях и убытках, налоговые декларации и аудиторские заключения. Оцифровка и управление финансовыми документами с помощью приложения для сканирования и системы управления документами (СЭД) позволяет упростить учётные процессы, повысить точность финансовой отчётности и усилить соответствие нормативным требованиям.
Помимо цифрового управления документами с помощью приложения для сканирования, поставщики финансовых услуг могут воспользоваться нашим бесплатным шаблоном договора на бухгалтерские услуги. Этот шаблон охватывает широкий круг финансовых соглашений, включая оплату услуг, налоги, конфиденциальность, право собственности на результаты работы, гарантии и требования законодательства. Используя этот шаблон вместе с решениями для цифрового управления документами, финансовые организации могут упростить процесс составления договоров, обеспечить соответствие законодательству и повысить операционную эффективность.
Строительство
Строительные компании работают с документацией по проектным планам, чертежам, разрешительным документам и договорным соглашениям. Помимо цифрового управления такими документами с помощью приложения для сканирования и системы управления документами (СЭД), строительные компании могут воспользоваться бесплатным шаблоном строительного договора. Этот шаблон охватывает широкий круг строительных соглашений, включая договоры с субподрядчиками, проектные предложения, условия и разрешения, помогая компаниям упростить процесс составления договоров, снизить юридические риски и обеспечить единообразие проектной документации.
Оцифровка и управление строительными документами с помощью приложения для сканирования и СЭД также помогает компаниям улучшить управление проектами, упростить взаимодействие между участниками проекта и повысить соответствие требованиям безопасности и нормативным актам.
Недвижимость
Компании, работающие с недвижимостью, обрабатывают такие документы, как договоры управления недвижимостью или договоры аренды. Оцифровка и управление документами о недвижимости с помощью приложения для сканирования и СЭД позволяет ускорить процесс сделок, повысить качество обслуживания клиентов и обеспечить соответствие нормам и требованиям законодательства в сфере недвижимости.
Кроме того, наш инструмент для подписи предлагает риелторам удобное решение для оформления соглашений и договоров. Помимо оцифровки документов, этот инструмент позволяет риелторам подписывать юридически значимые договоры в электронном виде с полной безопасностью. Это позволяет эффективно управлять процессом подписания как при личных встречах с клиентами, так и при удалённых сделках. С помощью этого онлайн-инструмента риелторы могут упростить рабочий процесс, перейти на безбумажный документооборот и предоставить клиентам удобный и безопасный способ подписания, повышая общую эффективность и удовлетворённость клиентов.
Юридическая отрасль
Юридические фирмы ежедневно обрабатывают огромные объёмы бумажной документации, включая материалы дел, договоры и юридические заключения. Оцифровка этих документов с помощью приложения для сканирования и управление ими в СЭД позволяет юристам упростить хранение документов и улучшить совместную работу, обеспечивая быстрый доступ к важной информации и повышая качество обслуживания клиентов.
Лучшие системы управления документами
- Templafy для создания различных файлов в системе и управления ими из единой ленты.
- M-File для уведомления, если документ был сохранён дважды.
- DocuWare для интеграции cloud-хранилища и автоматизации офисных процессов при создании цифрового рабочего пространства.
- Microsoft SharePoint для эффективной совместной работы, хранения, организации документов и обмена ими внутри организации.
Часто задаваемые вопросы
Является ли Google Drive системой управления документами?
Может ли СЭД обрабатывать разные типы документов?
Трудно ли перейти от бумажного документооборота к СЭД?
Какое программное обеспечение для управления документами лучшее?
Начать сканирование
Scan.Plus — это безопасный мобильный сканер, доступный для частных пользователей и компаний
Confédération Suisse
Confederazione Svizzera
Confederaziun Svizra
Швейцарская Конфедерация
Innosuisse — Швейцарское агентство по инновациям
