O Que É Um Sistema de Gestão de Documentos Digitais (DMS)?
Como as Aplicações de Digitalização e os Sistemas de Gestão de Documentos (DMS) Trabalham em Conjunto para Melhorar os Fluxos de Trabalho?
Uma aplicação de digitalização como o Scan.Plus serve como o ponto de entrada para digitalizar documentos físicos, enquanto o DMS fornece a estrutura para organizar, gerir, proteger e partilhar estes documentos digitais. Juntos, facilitam uma gestão de documentos eficiente, segura e acessível, transformando os processos tradicionais em papel em fluxos de trabalho digitais simplificados e eliminando o uso de papel.
A gestão de documentos digitais envolve uma série de processos e tecnologias concebidos para criar, armazenar, organizar, gerir e proteger documentos digitais ao longo do seu ciclo de vida. Veja como o Scan.Plus melhora e simplifica estes processos:
Digitalize e Converta Documentos em Papel (Elimine o Papel)
O Scan.Plus utiliza tecnologia avançada de digitalização com IA para converter documentos em papel em formatos digitais. Com captação de imagem de alta qualidade e Reconhecimento Ótico de Caracteres (OCR), o Scan.Plus garante que o texto dos documentos digitalizados é extraído com precisão, tornando-os totalmente pesquisáveis e editáveis. Estes documentos são armazenados em formatos digitais como PDF, garantindo que estão prontos para uma gestão eficiente.
Além disso, se os utilizadores precisarem de assinar documentos eletronicamente, não é necessário imprimi-los. Podem completar todo o processo no dispositivo móvel ou no computador utilizando uma aplicação equipada como o Sign.Plus, permitindo uma gestão e assinatura de documentos totalmente digital e sem papel. Isto não só poupa tempo e recursos, mas também melhora a conveniência e a segurança no tratamento de documentos importantes.
Armazene Documentos Digitalizados
Depois de os documentos serem digitalizados através de uma aplicação de digitalização, podem ser armazenados na própria aplicação ou transferidos para um software de gestão de documentos. Um DMS fornece um repositório centralizado para estes documentos digitais, permitindo que os utilizadores os organizem em pastas e categorias. Este sistema estruturado facilita a gestão e a recuperação dos documentos quando necessário.
Como já foi mencionado anteriormente, também é possível manter todos os seus documentos numa aplicação de digitalização, como é o caso da aplicação Scan.Plus. Pode categorizar os seus documentos e filtrá-los como desejar com base na categoria. Isto simplifica o acesso aos seus documentos a partir de qualquer dispositivo, mesmo sem ligação à internet.
Segurança e Conformidade
Um Sistema de Gestão de Documentos (DMS) oferece funcionalidades de segurança avançadas, como encriptação, controlos de acesso e registos de auditoria, protegendo os documentos digitalizados contra acessos não autorizados e garantindo a conformidade com os requisitos regulamentares. As aplicações de digitalização geralmente têm funcionalidades de segurança básicas, mas quando os documentos são transferidos para um DMS, beneficiam destas medidas de segurança avançadas.
Relativamente ao Scan.Plus, utilizamos encriptação de dados avançada e robusta para proteger as suas informações confidenciais. A sua privacidade é a nossa principal prioridade e queremos garantir a encriptação completa dos dados, protegendo as suas informações sensíveis contra acessos não autorizados. Queremos que fique tranquilo, sabendo que os seus documentos digitalizados estão protegidos num ambiente seguro.
Partilhe Documentos Online e Colabore
Tanto uma aplicação de digitalização como um DMS normalmente suportam a partilha de documentos. Os utilizadores podem partilhar documentos em vários formatos de ficheiro (por exemplo, PDF, JPEG) diretamente a partir da aplicação de digitalização ou através do DMS. Esta funcionalidade facilita a colaboração, permitindo que membros da equipa ou terceiros acedam e trabalhem nos documentos sem interrupções.
O Scan.Plus permite que os utilizadores partilhem documentos PDF diretamente por e-mail. Com a integração de e-mail, os utilizadores podem digitalizar um documento na interface do Scan.Plus, convertê-lo num documento PDF e enviá-lo aos destinatários sem sequer mudar de aplicação.
Precisa de partilhar documentos em serviços de armazenamento na nuvem populares, como o Dropbox ou o One Drive? Os utilizadores do Scan.Plus podem carregar documentos PDF digitalizados diretamente para as suas contas do Dropbox, tornando-os acessíveis a partir de qualquer dispositivo. Esta integração simplifica a partilha de documentos e garante que os ficheiros são armazenados de forma segura na nuvem.
Que Setores Beneficiam Mais dos Sistemas de Gestão de Documentos e Soluções de Digitalização?
Saúde
Os prestadores de cuidados de saúde gerem extensos registos de pacientes, mapas médicos e documentos administrativos. Ao digitalizar os registos dos pacientes com uma aplicação de digitalização e armazená-los num DMS, as organizações de saúde podem melhorar a prestação de cuidados aos pacientes, garantir a conformidade com normas regulamentares como a HIPAA e aumentar a eficiência operacional através de fluxos de trabalho de documentos simplificados.
Serviços Financeiros
A contabilidade desempenha um papel crucial nos serviços financeiros, incluindo bancos, seguradoras e empresas de investimento. Estas instituições lidam com uma vasta gama de documentos financeiros, como balanços, demonstrações de resultados, declarações fiscais e relatórios de auditoria. Ao digitalizar e gerir documentos financeiros com uma aplicação de digitalização e um sistema de gestão de documentos (DMS), os serviços financeiros podem simplificar os processos contabilísticos, melhorar a precisão dos relatórios financeiros e reforçar a conformidade com as normas regulamentares.
Além de gerir estes documentos digitalmente com uma aplicação de digitalização, os prestadores de serviços financeiros podem beneficiar do nosso modelo de contrato de contabilidade gratuito. Este modelo abrange uma variedade de acordos financeiros, incluindo taxas de pagamento, impostos, confidencialidade, propriedade do trabalho, garantias e leis governamentais. Ao aproveitar este modelo em conjunto com soluções de gestão digital de documentos, as instituições financeiras podem simplificar os processos de criação de contratos, garantir a conformidade legal e melhorar a eficiência operacional.
Construção
As empresas de construção lidam com documentação relacionada com planos de projeto, plantas, licenças regulamentares e acordos contratuais. Além de gerir estes documentos digitalmente com uma aplicação de digitalização e um sistema de gestão de documentos (DMS), as empresas de construção podem beneficiar do acesso a um modelo de contrato de construção gratuito. Este modelo abrange uma variedade de acordos de construção, incluindo contratos de subcontratação, propostas de projeto, termos e licenças, ajudando as empresas a simplificar os processos de criação de contratos, mitigar riscos legais e garantir consistência na documentação do projeto.
Ao digitalizar e gerir documentos de construção com uma aplicação de digitalização e um DMS, as empresas também podem melhorar a gestão de projetos, simplificar a comunicação entre as partes interessadas do projeto e reforçar a conformidade com os requisitos de segurança e regulamentares.
Imobiliário
As empresas imobiliárias lidam com documentos como contratos de gestão de propriedades ou contratos de arrendamento. Ao digitalizar e gerir documentos imobiliários com uma aplicação de digitalização e um DMS, as empresas podem agilizar os processos de transação, melhorar o atendimento ao cliente e garantir a conformidade com as regulamentações e requisitos legais imobiliários.
Além disso, a nossa ferramenta de assinatura oferece aos agentes imobiliários uma solução simples para finalizar acordos e contratos. Além de digitalizar documentos, esta ferramenta permite aos agentes imobiliários assinar contratos juridicamente vinculativos eletronicamente com total segurança. Isto permite-lhes gerir eficazmente o processo de assinatura, quer estejam a reunir-se com clientes pessoalmente ou a realizar transações remotamente. Com esta ferramenta online, os agentes imobiliários podem simplificar o seu fluxo de trabalho, eliminar o papel e proporcionar aos clientes uma experiência de assinatura conveniente e segura, melhorando a eficiência geral e a satisfação do cliente.
Setor Jurídico
Os escritórios de advogados lidam diariamente com grandes quantidades de documentação em papel, incluindo processos, contratos e memorandos jurídicos. Ao digitalizar estes documentos com uma aplicação de digitalização e ao gerir-los num DMS, os profissionais jurídicos podem gerir o armazenamento de documentos e melhorar a colaboração, garantindo acesso rápido a informações críticas e melhorando o atendimento ao cliente.
Os Melhores Sistemas de Gestão de Documentos
- Templafy para criar uma variedade de ficheiros dentro do sistema e gerir-los a partir de um único feed.
- M-File para alertar caso um documento tenha sido guardado duas vezes.
- DocuWare para integrar armazenamento na nuvem e automação de escritório e criar um local de trabalho digital.
- Microsoft Sharepoint para colaboração, armazenamento, organização e partilha eficientes de documentos dentro de uma organização.
Perguntas Frequentes
O Google Drive é um sistema de gestão documental?
Um DMS pode gerir diferentes tipos de documentos?
É difícil fazer a transição de um sistema baseado em papel para um DMS?
Qual é o melhor software de gestão documental?
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