O Que É Um Sistema de Gestão Documental Digital (DMS)?
Como as Aplicações de Digitalização e os Sistemas de Gestão Documental (DMS) Trabalham Juntos para Melhorar os Fluxos de Trabalho?
Uma aplicação de digitalização como Scan.Plus serve como ponto de entrada para digitalizar documentos físicos, enquanto o DMS fornece a estrutura para organizar, gerir, proteger e partilhar esses documentos digitais. Juntos, facilitam uma gestão de documentos eficiente, segura e acessível, transformando os processos tradicionais em papel em fluxos de trabalho digitais simplificados e eliminando o papel.
A gestão de documentos digitais envolve uma série de processos e tecnologias concebidos para criar, armazenar, organizar, gerir e proteger documentos digitais ao longo do seu ciclo de vida. Veja como Scan.Plus melhora e simplifica estes processos:
Digitalizar e Converter Documentos em Papel (Eliminar o Papel)
Scan.Plus utiliza tecnologia de digitalização avançada com IA para converter documentos em papel em formatos digitais. Com captura de imagem de alta qualidade e Reconhecimento Ótico de Caracteres (OCR), Scan.Plus garante que o texto dos documentos digitalizados é extraído com precisão, tornando-os totalmente pesquisáveis e editáveis. Estes documentos são armazenados em formatos digitais como PDF, garantindo que estão prontos para uma gestão eficiente.
Além disso, se os utilizadores precisarem de assinar documentos eletronicamente, não é necessário imprimi-los. Podem concluir todo o processo no telemóvel ou computador utilizando uma aplicação equipada como Sign.Plus, permitindo uma gestão e assinatura de documentos sem papel e sem interrupções. Isto não só poupa tempo e recursos, como também melhora a comodidade e a segurança no tratamento de documentos importantes.
Armazenar Documentos Digitalizados
Depois de os documentos serem digitalizados através de uma aplicação de digitalização, podem ser armazenados na própria aplicação ou transferidos para um software de gestão de documentos. Um DMS fornece um repositório centralizado para estes documentos digitais, permitindo aos utilizadores organizá-los em pastas e categorias. Este sistema estruturado facilita a gestão e a recuperação de documentos quando necessário. Também é possível manter os documentos digitalizados dentro da aplicação de digitalização. Com Scan.Plus, pode aceder e rever os seus documentos digitalizados a partir da aplicação e editá-los ou partilhá-los conforme necessário.
Segurança e Conformidade
Um Sistema de Gestão Documental (DMS) oferece funcionalidades de segurança avançadas, como encriptação, controlos de acesso e registos de auditoria, protegendo os documentos digitalizados contra acessos não autorizados e garantindo a conformidade com os requisitos regulamentares. As aplicações de digitalização têm normalmente funcionalidades de segurança básicas, mas quando os documentos são transferidos para um DMS, beneficiam destas medidas de segurança avançadas.
Relativamente a Scan.Plus, utilizamos encriptação de dados avançada e robusta para proteger as suas informações confidenciais. A sua privacidade é a nossa prioridade máxima e queremos garantir uma encriptação de dados completa, protegendo as suas informações sensíveis contra acessos não autorizados. Queremos que fique tranquilo, sabendo que os seus documentos digitalizados estão protegidos num ambiente seguro.
Partilhar Documentos Online e Colaborar
Tanto uma aplicação de digitalização como um DMS suportam normalmente a partilha de documentos. Os utilizadores podem partilhar documentos em vários formatos de ficheiro (por exemplo, PDF, JPEG) diretamente a partir da aplicação de digitalização ou através do DMS. Esta funcionalidade facilita a colaboração, permitindo que membros da equipa ou terceiros acedam e trabalhem nos documentos sem dificuldades.
Scan.Plus permite aos utilizadores partilhar documentos PDF diretamente por e-mail. Com a integração de e-mail, os utilizadores podem digitalizar um documento dentro da interface Scan.Plus, convertê-lo em documento PDF e enviá-lo aos destinatários sem sequer mudar de aplicação.
Precisa de partilhar documentos em serviços de armazenamento na cloud populares, como Dropbox ou OneDrive? Os utilizadores de Scan.Plus podem carregar documentos PDF digitalizados diretamente para as suas contas Dropbox, tornando-os acessíveis a partir de qualquer dispositivo. Esta integração simplifica a partilha de documentos e garante que os ficheiros são armazenados de forma segura na cloud.
Que Indústrias Beneficiam Mais dos Sistemas de Gestão de Documentos e das Soluções de Digitalização?
Cuidados de Saúde
Os prestadores de cuidados de saúde gerem extensos registos de pacientes, fichas médicas e documentos administrativos. Ao digitalizar os registos de pacientes com uma aplicação de digitalização e armazená-los num DMS, as organizações de saúde podem melhorar a prestação de cuidados aos pacientes, reforçar a segurança dos documentos e melhorar a eficiência operacional através de fluxos de trabalho de documentos simplificados.
Serviços Financeiros
A contabilidade desempenha um papel fundamental nos serviços financeiros, incluindo banca, seguros e empresas de investimento. Estas instituições lidam com uma vasta gama de documentos financeiros, como balanços, demonstrações de resultados, declarações fiscais e relatórios de auditoria. Ao digitalizar e gerir documentos financeiros com uma aplicação de digitalização e um sistema de gestão documental (DMS), os serviços financeiros podem simplificar os processos de contabilidade, melhorar a precisão dos relatórios financeiros e reforçar a conformidade com as normas regulamentares.
Além de gerir estes documentos digitalmente com uma aplicação de digitalização, os prestadores de serviços financeiros podem beneficiar do nosso modelo de contrato de contabilidade gratuito. Este modelo abrange uma variedade de acordos financeiros, incluindo taxas de pagamento, impostos, confidencialidade, propriedade do trabalho, garantias e legislação governamental. Ao utilizar este modelo em conjunto com soluções de gestão documental digitalizadas, as instituições financeiras podem simplificar os processos de criação de contratos, garantir a conformidade legal e melhorar a eficiência operacional.
Construção
As empresas de construção lidam com documentação relacionada com planos de projeto, plantas, licenças regulamentares e acordos contratuais. Além de gerir estes documentos digitalmente com uma aplicação de digitalização e um sistema de gestão documental (DMS), as empresas de construção podem beneficiar do acesso a um modelo de contrato de construção gratuito. Este modelo abrange uma variedade de acordos de construção, incluindo acordos de subcontratação, propostas de projeto, termos e licenças, ajudando as empresas a simplificar os processos de criação de contratos, mitigar riscos legais e garantir a consistência na documentação dos projetos.
Ao digitalizar e gerir documentos de construção com uma aplicação de digitalização e um DMS, as empresas também podem melhorar a gestão de projetos, simplificar a comunicação entre as partes interessadas no projeto e reforçar a conformidade com os requisitos de segurança e regulamentares.
Imobiliário
As empresas imobiliárias lidam com documentos como contratos de gestão de propriedades ou contratos de arrendamento. Ao digitalizar e gerir documentos imobiliários com uma aplicação de digitalização e um DMS, as empresas podem agilizar os processos de transação, melhorar o atendimento ao cliente e garantir a conformidade com os regulamentos e requisitos legais do setor imobiliário.
Além disso, a nossa ferramenta de assinatura oferece aos agentes imobiliários uma solução simples para finalizar acordos e contratos. Além de digitalizar documentos, esta ferramenta permite aos agentes imobiliários assinar contratos com validade legal eletronicamente, com total segurança. Isto permite-lhes gerir eficientemente o processo de assinatura, quer estejam a reunir-se com clientes pessoalmente quer estejam a realizar transações remotamente. Com esta ferramenta online, os agentes imobiliários podem simplificar o seu fluxo de trabalho, eliminar o papel e proporcionar aos clientes uma experiência de assinatura conveniente e segura, reforçando a eficiência geral e a satisfação do cliente.
Setor jurídico
Os escritórios de advogados lidam diariamente com enormes quantidades de documentação em papel, incluindo processos, contratos e resumos jurídicos. Ao digitalizar estes documentos com uma aplicação de digitalização e ao geri-los num DMS, os profissionais do setor jurídico podem gerir o armazenamento de documentos e melhorar a colaboração, garantindo um acesso rápido a informações críticas e reforçando o serviço ao cliente.
Os Melhores Sistemas de Gestão Documental
- Templafy para criar uma variedade de ficheiros dentro do sistema e geri-los a partir de um único feed.
- M-File para o alertar caso um documento tenha sido guardado duas vezes.
- DocuWare para integrar o armazenamento na cloud e a automação de escritório, criando um local de trabalho digital.
- Microsoft Sharepoint para uma colaboração, armazenamento, organização e partilha eficientes de documentos dentro de uma organização.
Perguntas frequentes
Google Drive é um sistema de gestão documental?
Um DMS pode lidar com diferentes tipos de documentos?
É difícil fazer a transição de um sistema baseado em papel para um DMS?
Qual é o melhor software de gestão documental?
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