Dijital Belge Yönetim Sistemi (DMS) Nedir?
Tarama Uygulamaları ve Belge Yönetim Sistemleri (DMS) İş Akışlarını İyileştirmek İçin Nasıl Birlikte Çalışır?
Scan.Plus gibi bir tarama uygulaması, fiziksel belgeleri dijitalleştirmek için giriş noktası görevi görürken, DMS bu dijital belgeleri düzenlemek, yönetmek, güvenliğini sağlamak ve paylaşmak için çerçeve sağlar. Birlikte, verimli, güvenli ve erişilebilir belge yönetimini kolaylaştırır, geleneksel kağıt tabanlı süreçleri modern dijital iş akışlarına dönüştürür ve kağıtsız bir ortama geçişi sağlar.
Dijital belge yönetimi, dijital belgeleri yaşam döngüleri boyunca oluşturmak, depolamak, düzenlemek, yönetmek ve güvenliğini sağlamak için tasarlanmış bir dizi süreç ve teknolojiyi içerir. Scan.Plus bu süreçleri nasıl geliştirir ve basitleştirir:
Kağıt Belgeleri Tarayın ve Dijitalleştirin (Kağıtsız Ortama Geçin)
Scan.Plus, kağıt belgeleri dijital formatlara dönüştürmek için gelişmiş yapay zeka destekli tarama teknolojisini kullanır. Yüksek kaliteli görüntü yakalama ve Optik Karakter Tanıma (OCR) ile Scan.Plus, taranan belgelerdeki metnin doğru bir şekilde çıkarılmasını sağlayarak, tamamen aranabilir ve düzenlenebilir hale getirir. Bu belgeler, verimli yönetim için hazır olmalarını sağlayarak PDF gibi dijital formatlarda saklanır.
Ek olarak, kullanıcıların belgeleri elektronik olarak imzalamaları gerekiyorsa, yazdırmaya gerek yoktur. Tüm süreci Sign.Plus gibi donanımlı bir uygulama kullanarak mobil cihazlarında veya masaüstlerinde tamamlayabilirler, bu da sorunsuz, kağıtsız belge yönetimi ve imzalamaya olanak tanır. Bu sadece zamandan ve kaynaklardan tasarruf sağlamakla kalmaz, aynı zamanda önemli belgelerin işlenmesinin kolaylığını ve güvenliğini de artırır.
Tarayıcıdan Geçirilmiş Belgeleri Saklayın
Belgelerin bir tarama uygulaması kullanılarak dijitalleştirilmesinin ardından, uygulama içinde saklanabilir veya bir belge yönetim yazılımına aktarılabilir. Bir DMS, bu dijital belgeler için merkezi bir depo sağlar ve kullanıcıların belgeleri klasörler ve kategoriler halinde düzenlemesine olanak tanır. Bu yapılandırılmış sistem, belgeleri gerektiğinde yönetmeyi ve geri almayı kolaylaştırır.
Daha önce belirtildiği gibi, tüm belgelerinizi bir tarama uygulaması içinde tutmak da mümkündür; bu, Scan.Plus uygulamasında olduğu gibi. Belgelerinizi kategorize edebilir ve istediğiniz gibi filtreleyebilirsiniz. Bu, belgelerinize herhangi bir cihazdan, internet bağlantısı olmadan bile erişimi basitleştirir.
Güvenlik ve Uyum
Bir Belge Yönetim Sistemi (DMS), şifreleme, erişim kontrolleri ve denetim izleri gibi gelişmiş güvenlik özellikleri sunarak taranmış belgeleri yetkisiz erişime karşı korur ve yasal gerekliliklere uyumu sağlar. Tarama uygulamaları genellikle temel güvenlik özelliklerine sahiptir, ancak belgeler bir DMS'ye aktarıldığında, bu gelişmiş güvenlik önlemlerinden yararlanırlar.
Scan.Plus'a gelince, gizli bilgilerinizi güvence altına almak için gelişmiş ve güçlü veri şifrelemesi kullanıyoruz. Gizliliğiniz bizim önceliğimizdir ve eksiksiz veri şifrelemesi sağlamak ve hassas bilgilerinizi yetkisiz erişime karşı korumak istiyoruz. Taranmış belgelerinizin güvenli bir ortamda korunduğunu bilerek içinizin rahat etmesini istiyoruz.
Belgeleri Çevrimiçi Paylaşın ve İşbirliği Yapın
Hem bir tarama uygulaması hem de bir DMS genellikle belge paylaşımını destekler. Kullanıcılar, belgeleri çeşitli dosya formatlarında (örneğin, PDF, JPEG) doğrudan tarama uygulamasından veya DMS aracılığıyla paylaşabilir. Bu işlevsellik, işbirliğini kolaylaştırır ve ekip üyelerinin veya harici tarafların belgelere sorunsuz bir şekilde erişmesini ve üzerinde çalışmasını sağlar.
Scan.Plus, kullanıcıların PDF belgelerini doğrudan e-posta yoluyla paylaşmasına olanak tanır. E-posta entegrasyonu sayesinde kullanıcılar, Scan.Plus arayüzü içinde bir belgeyi tarayabilir, PDF belgesine dönüştürebilir ve uygulamalar arasında geçiş yapmadan alıcılara gönderebilir.
Dropbox veya One Drive gibi popüler bulut depolama hizmetlerinde belge paylaşmanız mı gerekiyor? Scan.Plus kullanıcıları, taranmış PDF belgelerini doğrudan Dropbox hesaplarına yükleyebilir ve bu da onlara herhangi bir cihazdan erişilebilir kılar. Bu entegrasyon, belge paylaşımını kolaylaştırır ve dosyaların bulutta güvenli bir şekilde saklanmasını sağlar.
Belge Yönetim Sistemlerinden ve Tarama Çözümlerinden En Çok Hangi Sektörler Yararlanır?
Sağlık Hizmetleri
Sağlık hizmeti sağlayıcıları, kapsamlı hasta kayıtlarını, tıbbi çizelgeleri ve idari belgeleri yönetir. Bir tarama uygulamasıyla hasta kayıtlarını dijitalleştirerek ve bir DMS'de saklayarak, sağlık kuruluşları hasta bakım hizmetini iyileştirebilir, HIPAA gibi düzenleyici standartlara uyumu sağlayabilir ve kolaylaştırılmış belge iş akışları yoluyla operasyonel verimliliği artırabilir.
Finansal Hizmetler
Muhasebe, bankacılık, sigorta ve yatırım firmaları dahil olmak üzere finansal hizmetlerde çok önemli bir rol oynar. Bu kurumlar, bilançolar, gelir tabloları, vergi beyannameleri ve denetim raporları gibi çok çeşitli finansal belgeleri işler. Bir tarama uygulaması ve bir belge yönetim sistemi (DMS) ile finansal belgeleri dijitalleştirerek ve yöneterek, finansal hizmetler muhasebe süreçlerini basitleştirebilir, finansal raporlama doğruluğunu artırabilir ve düzenleyici standartlara uyumu geliştirebilir.
Bu belgeleri bir tarama uygulamasıyla dijital olarak yönetmeye ek olarak, finansal hizmet sağlayıcıları ücretsiz muhasebe sözleşmesi şablonumuzdan da yararlanabilirler. Bu şablon, ödeme ücretleri, vergiler, gizlilik, işin mülkiyeti, garantiler ve devlet yasaları dahil olmak üzere çeşitli finansal anlaşmaları kapsar. Finans kurumları, bu şablonu dijitalleştirilmiş belge yönetimi çözümleriyle birlikte kullanarak, sözleşme oluşturma süreçlerini kolaylaştırabilir, yasal uyumu sağlayabilir ve operasyonel verimliliği artırabilir.
İnşaat
İnşaat şirketleri, proje planları, planlar, düzenleyici izinler ve sözleşmeye dayalı anlaşmalarla ilgili belgelerle ilgilenir. Bu belgeleri bir tarama uygulaması ve bir belge yönetim sistemi (DMS) ile dijital olarak yönetmeye ek olarak, inşaat firmaları ücretsiz bir inşaat sözleşmesi şablonuna erişimden yararlanabilirler. Bu şablon, alt yüklenici sözleşmeleri, proje teklifleri, şartlar, izinler dahil olmak üzere çeşitli inşaat anlaşmalarını kapsar ve şirketlerin sözleşme oluşturma süreçlerini basitleştirmesine, yasal riskleri azaltmasına ve proje dokümantasyonunda tutarlılık sağlamasına yardımcı olur.
Şirketler ayrıca bir tarama uygulaması ve bir DMS ile inşaat belgelerini dijitalleştirerek ve yöneterek proje yönetimini iyileştirebilir, proje paydaşları arasındaki iletişimi kolaylaştırabilir ve güvenlik ve düzenleyici gerekliliklere uyumu artırabilir.
Emlak
Emlak firmaları, gayrimenkul yönetimi sözleşmeleri veya kira sözleşmeleri sözleşmeleri gibi belgeleri ele alır. Bir tarama uygulaması ve bir DMS ile emlak belgelerini dijitalleştirerek ve yöneterek, firmalar işlem süreçlerini sorunsuz hale getirebilir, müşteri hizmetlerini iyileştirebilir ve emlak düzenlemelerine ve yasal gerekliliklere uyumu sağlayabilir.
Ayrıca, imza aracımız, emlakçılara anlaşmaları ve sözleşmeleri sonuçlandırmak için kusursuz bir çözüm sunar. Belgeleri dijitalleştirmenin yanı sıra, bu araç emlakçıların yasal olarak bağlayıcı sözleşmeleri elektronik olarak tam güvenlik içinde imzalamasına olanak tanır. Bu, ister müşterilerle şahsen görüşüyor ister işlemleri uzaktan yürütüyor olsunlar, imzalama sürecini verimli bir şekilde yönetmelerini sağlar. Bu çevrimiçi araçla, emlakçılar iş akışlarını kolaylaştırabilir, kağıtsız çalışabilir ve müşterilerine genel verimliliği ve müşteri memnuniyetini artırarak kullanışlı ve güvenli bir imzalama deneyimi sunabilir.
Hukuk Sektörü
Hukuk firmaları her gün dava dosyaları, sözleşmeler ve hukuki özetler dahil olmak üzere çok miktarda kağıt tabanlı dokümantasyonla ilgilenir. Bu belgeleri bir tarama uygulaması kullanarak dijitalleştirerek ve bir DMS içinde yöneterek, hukuk uzmanları belge depolamasını yönetebilir ve işbirliğini geliştirebilir, kritik bilgilere hızlı erişim sağlayabilir ve müşteri hizmetlerini geliştirebilir.
En İyi Belge Yönetim Sistemleri
- Templafy, sistem içinde çeşitli dosyalar oluşturmak ve bunları tek bir akıştan yönetmek için .
- Bir belgenin iki kez kaydedilmesi durumunda sizi uyarması için M-File.
- DocuWare, bulut depolama ve ofis otomasyonunu entegre ederek dijital bir çalışma alanı oluşturmak için.
- Microsoft Sharepoint, bir organizasyon içinde belgelerin verimli bir şekilde işbirliği, depolama, düzenleme ve paylaşımını sağlar.
SSS
Google Drive bir belge yönetim sistemi midir?
Bir DMS farklı türde belgeleri yönetebilir mi?
Kağıt tabanlı bir sistemden bir DMS'ye geçiş yapmak zor mudur?
En iyi belge yönetim yazılımı hangisidir?
Şimdi taramaya başlayın.
Scan.Plus, bireyler ve işletmeler için tamamen ücretsiz olarak sunulan güvenli bir mobil tarayıcıdır
Confédération Suisse
Confederazione Svizzera
Confederaziun Svizra
Swiss Confederation
Innosuisse - Swiss Innovation Agency
