디지털 문서 관리 시스템(DMS)이란 무엇인가요?

문서 관리 시스템(DMS)은 종이 기반 정보의 전자 문서 (디지털 이미지 포함)를 정리, 관리, 저장, 추적하도록 설계된 소프트웨어 솔루션입니다. 이 솔루션은 실제 문서를 디지털화하여 디지털 형식으로 액세스, 검색, 관리할 수 있도록 지원합니다.

스캔 앱과 문서 관리 시스템(DMS)이 어떻게 함께 작동하여 워크플로우를 개선할 수 있을까요?

Scan.Plus와 같은 스캔 앱은 실제 문서를 디지털화하는 시작점 역할을 하고, DMS는 이러한 디지털 문서를 정리, 관리, 보호, 공유하기 위한 프레임워크를 제공합니다. 이 두 가지를 함께 사용하면 효율적이고 안전하며 액세스 가능한 문서 관리가 가능해져 기존의 종이 기반 프로세스를 간소화된 디지털 워크플로로 전환하고 페이퍼리스로 전환할 수 있습니다.

디지털 문서 관리에는 디지털 문서의 수명 주기 동안 생성, 저장, 정리, 관리 및 보안을 위해 설계된 일련의 프로세스와 기술이 포함됩니다. Scan.Plus가 이러한 프로세스를 개선하고 간소화하는 방법은 다음과 같습니다:

종이 문서 스캔 및 디지털화(페이퍼리스 전환)

Scan.Plus는 고급 AI 기반 스캔 기술을 사용해 종이 문서를 디지털 형식으로 변환합니다. 고품질 이미지 캡처와 광학 문자 인식 (OCR) 기능을 갖춘 Scan.Plus는 스캔한 문서에서 텍스트를 정확하게 추출하여 검색과 편집이 가능합니다. 이러한 문서는 PDF와 같은 디지털 형식으로 저장되어 효율적으로 관리할 수 있습니다.

또한 사용자가 전자 서명을 해야 하는 경우 문서를 인쇄할 필요가 없습니다. 모바일 또는 데스크톱에서 Sign.Plus와 같은 앱을 사용하여 전체 프로세스를 완료할 수 있으므로 종이 없이 원활하게 문서를 관리하고 서명할 수 있습니다. 이를 통해 시간과 리소스를 절약할 수 있을 뿐만 아니라 중요한 문서를 처리할 때 편리성과 보안이 강화됩니다.

스캔한 문서 저장

스캔 앱을 사용해 문서를 디지털화하면 앱에 저장하거나 문서 관리 소프트웨어로 전송할 수 있습니다. DMS는 이러한 디지털 문서를 위한 중앙 집중식 저장소를 제공하여 사용자가 폴더와 카테고리로 정리할 수 있도록 합니다. 이러한 체계적인 시스템을 통해 필요할 때 문서를 더 쉽게 관리하고 검색할 수 있습니다.

앞서 언급한 바와 같이, 스캔 앱에 모든 문서를 보관하는 것도 Scan.Plus 앱의 경우처럼 가능합니다. 문서를 분류하고 카테고리에 따라 원하는 대로 문서를 필터링할 수 있습니다. 이렇게 하면 인터넷 연결 없이도 모든 장치에서 문서에 간편하게 액세스할 수 있습니다.

보안 및 규정 준수

문서 관리자 시스템(DMS)은 암호화, 액세스 제어, 감사 추적과 같은 향상된 보안 기능을 제공하여 스캔한 문서를 무단 액세스로부터 보호하고 규정 요건을 준수하도록 보장합니다. 스캔 앱에는 일반적으로 기본 보안 기능이 있지만, 문서가 DMS로 전송되면 이러한 고급 보안 조치의 이점을 누릴 수 있습니다.

Scan.Plus의 경우, 강력한 고급 데이터 암호화를 사용하여 기밀 정보를 보호합니다. 사용자의 개인정보 보호를 최우선으로 생각하며 완벽한 데이터 암호화를 보장하고 사용자의 민감한 정보를 무단 액세스로부터 보호하고자 합니다. 스캔한 문서는 안전한 환경에서 보호되므로 안심하고 사용할 수 있습니다.

온라인 문서 공유 및 공동 작업

일반적으로 스캔 앱과 DMS는 모두 문서 공유를 지원합니다. 사용자는 스캔 앱에서 직접 또는 DMS를 통해 다양한 파일 형식(예: PDF, JPEG)의 문서를 공유할 수 있습니다. 이 기능은 협업을 용이하게 하여 팀원이나 외부 관계자가 문서에 원활하게 액세스하고 작업할 수 있도록 합니다.

Scan.Plus를 사용하면 이메일을 통해 PDF 문서를 바로 공유할 수 있습니다. 이메일 통합을 통해 사용자는 애플리케이션을 전환할 필요 없이 Scan.Plus 인터페이스에서 문서를 스캔하고 PDF 문서로 변환하여 수신자에게 보낼 수 있습니다.

‍드롭박스나 One Drive와 같은 인기 클라우드 스토리지 서비스에서 문서를 공유해야 하나요? Scan.Plus 사용자는 스캔한 PDF 문서를 Dropbox 계정에 바로 업로드하여 모든 장치에서 액세스할 수 있습니다. 이 통합 기능으로 문서 공유가 간소화되고 파일이 클라우드에 안전하게 저장됩니다.

문서 스캔 및 공유

문서 관리 시스템 및 스캔 솔루션의 혜택을 가장 많이 받는 산업 분야는 어디일까요?

헬스케어

의료 서비스 제공업체는 방대한 환자 기록, 의료 차트, 행정 문서를 관리합니다. 의료 기관은 스캔 앱으로 환자 기록을 디지털화하고 DMS에 저장함으로써 환자 진료 서비스를 개선하고, HIPAA와 같은 규제 표준을 준수하며, 간소화된 문서 워크플로를 통해 운영 효율성을 높일 수 있습니다.

금융 서비스

회계는 은행, 보험, 투자 회사를 포함한 금융 서비스에서 중요한 역할을 합니다. 이러한 기관에서는 대차대조표, 손익 계산서, 세금 신고서, 감사 보고서 등 다양한 재무 문서를 처리합니다. 금융 서비스는 스캔 앱과 문서 관리 시스템(DMS)으로 재무 문서를 디지털화하고 관리함으로써 회계 프로세스를 간소화하고 재무 보고 정확도를 높이며 규제 표준 준수를 강화할 수 있습니다.

금융 서비스 제공업체는 스캔 앱으로 이러한 문서를 디지털 방식으로 관리하는 것 외에도 무료 회계 계약 템플릿의 혜택을 누릴 수 있습니다. 이 템플릿은 지불 수수료, 세금, 기밀 유지, 업무 소유권, 보증, 정부 법률 등 다양한 금융 계약에 관한 내용을 다룹니다. 이 템플릿을 디지털화된 문서 관리 솔루션과 함께 활용하면 금융 기관은 계약서 작성 프로세스를 간소화하고, 법률 준수를 보장하며, 운영 효율성을 높일 수 있습니다.

건설

건설 회사는 프로젝트 계획, 청사진, 규제 허가, 계약 계약과 관련된 문서를 처리합니다. 건설 회사는 스캔 앱과 문서 관리 시스템(DMS)으로 이러한 문서를 디지털 방식으로 관리하는 것 외에도 무료 건설 계약서 템플릿에 액세스하여 이점을 누릴 수 있습니다. 이 템플릿은 하도급 계약서, 프로젝트 제안서, 약관, 허가서 등 다양한 건설 계약서를 다루고 있어 기업이 계약서 작성 프로세스를 간소화하고 법적 위험을 완화하며 프로젝트 문서의 일관성을 유지할 수 있도록 도와줍니다.

스캔 앱과 DMS로 건설 문서를 디지털화하고 관리함으로써 기업은 프로젝트 관리를 개선하고 프로젝트 이해관계자 간의 커뮤니케이션을 간소화하며 안전 및 규제 요건 준수를 강화할 수 있습니다.

부동산

부동산 회사는 부동산 관리 계약서나 임대차 계약서 등의 문서를 처리합니다. 스캔 앱과 DMS로 부동산 문서를 디지털화하고 관리함으로써 기업은 거래 프로세스를 원활하게 하고 고객 서비스를 개선하며 부동산 규정과 법적 요건을 준수할 수 있습니다.

또한 서명 도구는 부동산 중개인에게 계약서 및 계약 체결을 위한 원활한 솔루션을 제공합니다. 이 도구를 사용하면 문서를 디지털화할 뿐만 아니라 부동산업자가 법적 구속력이 있는 계약서에 전자적으로 서명하고 완벽한 보안을 유지할 수 있습니다. 이를 통해 고객을 직접 만나든 원격으로 거래를 진행하든 서명 프로세스를 효율적으로 관리할 수 있습니다. 이 온라인 도구를 통해 부동산 중개인은 워크플로우를 간소화하고, 종이 없이도 고객에게 편리하고 안전한 서명 경험을 제공하여 전반적인 효율성과 고객 만족도를 높일 수 있습니다.

법률 산업

로펌은 사건 파일, 계약서, 법률 요약서 등 매일 방대한 양의 종이 문서를 처리합니다. 스캔 앱을 사용하여 이러한 문서를 디지털화하고 DMS 내에서 관리함으로써 법률 전문가들은 문서 저장 공간을 관리하고 협업을 개선하여 중요한 정보에 빠르게 액세스하고 고객 서비스를 향상할 수 있습니다.

최고의 문서 관리 시스템

시스템 내에서 다양한 파일을 생성하고 단일 피드에서 관리할 수 있는 Templafy .
문서가 두 번 저장된 경우 알려주는 M-File.
클라우드 스토리지와 사무 자동화를 통합하여 디지털 업무 환경을 구축할 수 있는 DocuWare.
조직 내에서 문서를 효율적으로 공동 작업, 저장, 정리 및 공유할 수 있는 Microsoft SharePoint입니다.

자주 묻는 질문

Google 드라이브는 문서 관리 시스템인가요?

Google 드라이브는 전통적인 문서 관리 시스템(DMS)은 아니지만, DMS에서 흔히 볼 수 있는 많은 기능을 제공하며 많은 사용자와 조직에서 기본적인 DMS로 사용할 수 있습니다.

DMS가 다양한 유형의 문서를 처리할 수 있나요?

예, DMS는 텍스트 문서, 스프레드시트, PDF, 스캔한 이미지, 이메일 등 다양한 유형의 문서를 처리할 수 있습니다.

종이 기반 시스템에서 DMS로 전환하는 것이 어렵나요?

종이 기반 시스템에서 DMS로 전환하려면 기존의 종이 문서를 디지털화하고 새로운 시스템에 대한 직원 교육을 실시해야 합니다. 번거로운 과정이 될 수 있지만, 효율성 향상과 혼란 감소라는 장기적인 이점이 초기 노력보다 더 큰 경우가 많습니다.

최고의 문서 관리 소프트웨어는 무엇인가요?

최고의 문서 관리 소프트웨어로는 Microsoft Office와의 원활한 통합으로 유명한 Microsoft SharePoint, 사용자 친화적인 인터페이스와 강력한 통합 기능으로 평가받는 DocuWare, 메타데이터로 문서 정리를 간소화하는 M-Files, 강력한 규정 준수 및 보안 기능을 제공하는 Laserfiche, 사용하기 쉬운 실시간 협업 도구를 제공하는 Google Workspace가 있습니다.