디지털 문서 관리 시스템(DMS)이란 무엇인가요?
스캔 앱과 문서 관리 시스템(DMS)이 함께 작동하여 워크플로를 개선하는 방법은 무엇인가요?
Scan.Plus와 같은 스캔 앱은 물리적 문서를 디지털화하는 진입점 역할을 하며, DMS는 이러한 디지털 문서를 구성, 관리, 보호 및 공유하기 위한 프레임워크를 제공합니다. 함께 사용하면 효율적이고 안전하며 액세스 가능한 문서 관리가 가능하여 기존의 종이 기반 프로세스를 간소화된 디지털 워크플로로 전환하고 종이 없는 환경으로 전환할 수 있습니다.
디지털 문서 관리에는 디지털 문서의 수명 주기 전반에 걸쳐 디지털 문서를 생성, 저장, 구성, 관리 및 보호하도록 설계된 일련의 프로세스 및 기술이 포함됩니다. 다음은 Scan.Plus가 이러한 프로세스를 개선하고 단순화하는 방법입니다.
종이 문서 스캔 및 디지털화(페이퍼리스)
Scan.Plus는 고급 AI 기반 스캔 기술을 사용하여 종이 문서를 디지털 형식으로 변환합니다. 고품질 이미지 캡처 및 광학 문자 인식(OCR)을 통해 Scan.Plus는 스캔한 문서의 텍스트를 정확하게 추출하여 완벽하게 검색하고 편집할 수 있도록 합니다. 이러한 문서는 PDF와 같은 디지털 형식으로 저장되어 효율적인 관리를 위한 준비가 완료됩니다.
또한 사용자가 문서에 전자 서명해야 하는 경우 인쇄할 필요가 없습니다. Sign.Plus와 같은 장착된 앱을 사용하여 모바일 또는 데스크톱에서 전체 프로세스를 완료할 수 있으므로 원활하고 종이 없는 문서 관리 및 서명이 가능합니다. 이를 통해 시간과 리소스를 절약할 뿐만 아니라 중요한 문서를 처리하는 편의성과 보안을 강화합니다.
스캔한 문서 저장
스캔 앱을 사용하여 문서를 디지털화하면 앱 내에 저장하거나 문서 관리 소프트웨어로 전송할 수 있습니다. DMS는 이러한 디지털 문서를 위한 중앙 집중식 저장소를 제공하여 사용자가 폴더와 범주로 구성할 수 있도록 합니다. 이 구조화된 시스템을 통해 필요할 때 문서를 더 쉽게 관리하고 검색할 수 있습니다.
앞서 언급했듯이 Scan.Plus 앱과 같이 스캔 앱 내에 모든 문서를 보관하는 것도 가능합니다. 범주에 따라 문서를 분류하고 필터링할 수 있습니다. 이렇게 하면 인터넷 연결 없이도 모든 장치에서 문서에 쉽게 액세스할 수 있습니다.
보안 및 규정 준수
DMS(문서 관리 시스템)는 암호화, 액세스 제어 및 감사 추적과 같은 향상된 보안 기능을 제공하여 스캔한 문서를 무단 액세스로부터 보호하고 규제 요구 사항 준수를 보장합니다. 스캔 앱에는 일반적으로 기본적인 보안 기능이 있지만 문서를 DMS로 전송하면 이러한 고급 보안 조치의 이점을 누릴 수 있습니다.
Scan.Plus와 관련하여 당사는 고급의 강력한 데이터 암호화를 사용하여 귀하의 기밀 정보를 보호합니다. 귀하의 개인 정보 보호는 당사의 최우선 사항이며 완전한 데이터 암호화를 보장하고 귀하의 민감한 정보를 무단 액세스로부터 보호하고자 합니다. 귀하는 귀하의 스캔한 문서가 안전한 환경 내에서 보호된다는 사실을 알고 안심할 수 있습니다.
온라인으로 문서 공유 및 협업
스캔 앱과 DMS는 일반적으로 문서 공유를 지원합니다. 사용자는 스캔 앱에서 직접 또는 DMS를 통해 다양한 파일 형식(예: PDF, JPEG)으로 문서를 공유할 수 있습니다. 이 기능을 통해 협업이 촉진되어 팀 구성원 또는 외부 당사자가 문서에 액세스하고 원활하게 작업할 수 있습니다.
Scan.Plus를 통해 사용자는 이메일을 통해 직접 PDF 문서를 공유할 수 있습니다. 이메일 통합을 통해 사용자는 Scan.Plus 인터페이스 내에서 문서를 스캔하고 PDF 문서로 변환하여 애플리케이션을 전환하지 않고도 수신자에게 보낼 수 있습니다.
Dropbox 또는 One Drive와 같은 인기 있는 클라우드 스토리지 서비스에서 문서를 공유해야 하나요? Scan.Plus 사용자는 스캔한 PDF 문서를 Dropbox 계정에 직접 업로드하여 모든 장치에서 액세스할 수 있습니다. 이 통합은 문서 공유를 간소화하고 파일이 클라우드에 안전하게 저장되도록 합니다.
문서 관리 시스템 및 스캔 솔루션은 어떤 산업 분야에 가장 큰 이점을 제공할까요?
의료
의료 서비스 제공자는 광범위한 환자 기록, 의료 차트 및 관리 문서를 관리합니다. 스캔 앱으로 환자 기록을 디지털화하고 DMS에 저장함으로써 의료 기관은 환자 치료 제공을 개선하고, HIPAA와 같은 규제 표준 준수를 보장하며, 간소화된 문서 워크플로를 통해 운영 효율성을 향상시킬 수 있습니다.
금융 서비스
회계는 은행, 보험 및 투자 회사를 포함한 금융 서비스에서 중요한 역할을 합니다. 이러한 기관은 대차 대조표, 손익 계산서, 세금 보고서 및 감사 보고서와 같은 광범위한 금융 문서를 처리합니다. 스캔 앱과 문서 관리 시스템(DMS)을 사용하여 금융 문서를 디지털화하고 관리함으로써 금융 서비스는 회계 프로세스를 간소화하고, 재무 보고 정확도를 개선하며, 규제 표준 준수를 강화할 수 있습니다.
스캔 앱으로 이러한 문서를 디지털 방식으로 관리하는 것 외에도 금융 서비스 제공업체는 무료 회계 계약 템플릿을 활용할 수 있습니다. 이 템플릿은 지불 수수료, 세금, 기밀 유지, 작업 소유권, 보증 및 정부 법률을 포함한 다양한 금융 계약을 다룹니다. 디지털 문서 관리 솔루션과 함께 이 템플릿을 활용함으로써 금융 기관은 계약 생성 프로세스를 간소화하고, 법적 준수를 보장하며, 운영 효율성을 향상시킬 수 있습니다.
건설
건설 회사는 프로젝트 계획, 청사진, 규제 허가 및 계약 합의와 관련된 문서를 처리합니다. 스캔 앱과 문서 관리 시스템(DMS)을 사용하여 이러한 문서를 디지털 방식으로 관리하는 것 외에도 건설 회사는 무료 건설 계약 템플릿에 액세스할 수 있습니다. 이 템플릿은 하도급 계약, 프로젝트 제안, 조건, 허가를 포함한 다양한 건설 계약을 다루어 회사가 계약 생성 프로세스를 간소화하고, 법적 위험을 완화하며, 프로젝트 문서의 일관성을 보장하는 데 도움이 됩니다.
스캔 앱과 DMS를 사용하여 건설 문서를 디지털화하고 관리함으로써 회사는 프로젝트 관리를 개선하고, 프로젝트 이해 관계자 간의 커뮤니케이션을 간소화하며, 안전 및 규제 요구 사항 준수를 강화할 수도 있습니다.
부동산
부동산 회사는 자산 관리 계약 또는 임대 계약과 같은 문서를 처리합니다. 스캔 앱과 DMS를 사용하여 부동산 문서를 디지털화하고 관리함으로써 회사는 거래 프로세스를 원활하게 하고, 고객 서비스를 개선하며, 부동산 규정 및 법적 요구 사항 준수를 보장할 수 있습니다.
또한 당사의 서명 도구는 부동산 중개인에게 계약 및 합의를 마무리하기 위한 원활한 솔루션을 제공합니다. 문서를 디지털화하는 것 외에도 이 도구를 통해 부동산 중개인은 완전한 보안을 유지하면서 법적 구속력이 있는 계약에 전자적으로 서명할 수 있습니다. 이를 통해 대면으로 고객을 만나든 원격으로 거래를 수행하든 서명 프로세스를 효율적으로 관리할 수 있습니다. 이 온라인 도구를 통해 부동산 중개인은 워크플로를 간소화하고, 종이 없는 환경을 구축하며, 고객에게 편리하고 안전한 서명 경험을 제공하여 전반적인 효율성과 고객 만족도를 높일 수 있습니다.
법률 산업
법률 회사는 소송 파일, 계약서 및 법률 요약서를 포함하여 매일 엄청난 양의 종이 기반 문서를 처리합니다. 스캔 앱을 사용하여 이러한 문서를 디지털화하고 DMS 내에서 관리함으로써 법률 전문가는 문서 스토리지를 관리하고 협업을 개선하여 중요한 정보에 대한 빠른 액세스를 보장하고 고객 서비스를 향상시킬 수 있습니다.
최고의 문서 관리 시스템
- Templafy : 시스템 내에서 다양한 파일을 생성하고 단일 피드에서 관리합니다.
- M-File: 문서가 두 번 저장된 경우 알려줍니다.
- DocuWare: 클라우드 스토리지와 사무 자동화를 통합하여 디지털 작업 공간을 만듭니다.
- Microsoft SharePoint: 조직 내에서 효율적인 협업, 스토리지, 구성 및 문서 공유를 지원합니다.
자주 묻는 질문
Google Drive는 문서 관리 시스템입니까?
DMS는 다양한 유형의 문서를 처리할 수 있나요?
종이 기반 시스템에서 DMS로 전환하는 것이 어렵나요?
가장 적합한 문서 관리 소프트웨어는 무엇인가요?
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