デジタルドキュメント管理システム（DMS）とは何ですか？
スキャンアプリとドキュメント管理システム（DMS）はどのように連携してワークフローを強化しますか？
Scan.Plusなどのスキャンアプリは、物理ドキュメントをデジタル化するためのエントリポイントとして機能し、DMSは、これらのデジタルドキュメントを整理、管理、保護、および共有するためのフレームワークを提供します。これらを組み合わせることで、効率的で安全、かつアクセスしやすいドキュメント管理が促進され、従来の紙ベースのプロセスが合理化されたデジタルワークフローに変わり、ペーパーレス化が実現します。
デジタルドキュメント管理には、ドキュメントのライフサイクル全体を通じて、デジタルドキュメントを作成、保存、整理、管理、および保護するように設計された一連のプロセスとテクノロジーが含まれます。Scan.Plusがこれらのプロセスをどのように強化および簡素化するかを以下に示します：
紙のドキュメントをスキャンしてデジタル化する（ペーパーレス化）
Scan.Plusは、高度なAI駆動のスキャン技術を使用して、紙の文書をデジタル形式に変換します。高品質の画像キャプチャと光学式文字認識 (OCR)により、Scan.Plusはスキャンされた文書からテキストを正確に抽出し、完全に検索可能で編集可能にします。これらの文書はPDFなどのデジタル形式で保存され、効率的な管理のために準備されています。
さらに、ユーザーが電子的に文書に署名する必要がある場合、印刷する必要はありません。彼らは、Sign.Plusのようなアプリを使用して、モバイルまたはデスクトップでプロセス全体を完了することができ、シームレスでペーパーレスな文書管理と署名を可能にします。これにより、時間とリソースを節約できるだけでなく、重要な文書の取り扱いの便利さと安全性も向上します。
スキャンした文書を保存する
スキャンアプリを使用して文書をデジタル化すると、アプリ内に保存したり、文書管理ソフトウェアに転送したりできます。DMSは、これらのデジタル文書の一元的なリポジトリを提供し、ユーザーがフォルダやカテゴリに整理できるようにします。この構造化されたシステムにより、必要なときに文書を管理および検索することが容易になります。
前述のように、Scan.Plusアプリのように、すべてのドキュメントをスキャンアプリ内に保持することも可能です。ドキュメントを分類し、カテゴリに基づいてドキュメントをフィルタリングできます。これにより、インターネットに接続していなくても、どのデバイスからでもドキュメントに簡単にアクセスできます。
セキュリティとコンプライアンス
ドキュメント管理システム（DMS）は、暗号化、アクセス制御、監査証跡などの強化されたセキュリティ機能を提供し、スキャンされたドキュメントを不正アクセスから保護し、規制要件への準拠を保証します。スキャンアプリは通常、基本的なセキュリティ機能を備えていますが、ドキュメントがDMSに転送されると、これらの高度なセキュリティ対策の恩恵を受けることができます。
Scan.Plusに関しては、高度で堅牢なデータ暗号化を使用して、機密情報を保護します。お客様のプライバシーは当社の最優先事項であり、完全なデータ暗号化を保証し、不正アクセスからお客様の機密情報を保護したいと考えています。スキャンしたドキュメントが安全な環境で保護されていることを安心してご利用いただきたいと考えています。
オンラインでドキュメントを共有し、共同作業を行う
スキャンアプリとDMSはどちらも通常、ドキュメントの共有をサポートしています。ユーザーは、スキャンアプリから直接、またはDMSを介して、さまざまなファイル形式（PDF、JPEGなど）でドキュメントを共有できます。この機能はコラボレーションを促進し、チームメンバーまたは外部の関係者がドキュメントにアクセスしてシームレスに作業できるようにします。
Scan.Plusを使用すると、ユーザーはPDFドキュメントを電子メールで直接共有できます。電子メール統合により、ユーザーはScan.Plusインターフェイス内でドキュメントをスキャンし、PDFドキュメントとして変換して、アプリケーションを切り替えることなく受信者に送信できます。
DropboxやOne Driveなどの一般的なクラウドストレージサービスでドキュメントを共有する必要がありますか？Scan.Plusユーザーは、スキャンしたPDFドキュメントをDropboxアカウントに直接アップロードできるため、どのデバイスからでもアクセスできます。この統合により、ドキュメントの共有が効率化され、ファイルがクラウドに安全に保存されます。
ドキュメント管理システムとスキャンソリューションから最も恩恵を受ける業界はどれですか？
ヘルスケア
医療提供者は、広範な患者記録、診療記録、および管理文書を管理しています。スキャンアプリで患者記録をデジタル化し、DMSに保存することで、医療機関は患者ケアの提供を改善し、HIPAAなどの規制基準への準拠を保証し、合理化されたドキュメントワークフローを通じて運用効率を高めることができます。
金融サービス
会計は、銀行、保険、投資会社などの金融サービスにおいて重要な役割を果たします。これらの機関は、貸借対照表、損益計算書、税務申告書、監査報告書など、幅広い金融文書を取り扱っています。スキャンアプリとドキュメント管理システム（DMS）を使用して金融文書をデジタル化および管理することにより、金融サービスは会計プロセスを簡素化し、財務報告の精度を向上させ、規制基準への準拠を強化できます。
スキャンアプリでこれらのドキュメントをデジタルで管理することに加えて、金融サービスプロバイダーは、無料の会計契約テンプレートを利用できます。このテンプレートは、支払い手数料、税金、機密保持、作業の所有権、保証、政府法など、さまざまな金融契約を網羅しています。このテンプレートをデジタル化されたドキュメント管理ソリューションと組み合わせて活用することで、金融機関は契約作成プロセスを効率化し、法的コンプライアンスを確保し、運用効率を高めることができます。
建設
建設会社は、プロジェクト計画、設計図、規制許可、および契約合意に関連するドキュメントを扱います。スキャンアプリとドキュメント管理システム（DMS）を使用してこれらのドキュメントをデジタルで管理することに加えて、建設会社は無料の建設契約テンプレートへのアクセスを利用できます。このテンプレートは、下請け契約、プロジェクト提案、条件、許可など、さまざまな建設契約を網羅しており、企業が契約作成プロセスを簡素化し、法的リスクを軽減し、プロジェクトドキュメントの一貫性を確保するのに役立ちます。
スキャンアプリとDMSを使用して建設ドキュメントをデジタル化および管理することにより、企業はプロジェクト管理を改善し、プロジェクト関係者間のコミュニケーションを効率化し、安全性と規制要件への準拠を強化することもできます。
不動産
不動産会社は、不動産管理契約やリース契約などのドキュメントを扱います。スキャンアプリとDMSを使用して不動産ドキュメントをデジタル化および管理することにより、企業は取引プロセスを円滑にし、顧客サービスを向上させ、不動産規制および法的要件への準拠を保証できます。
さらに、当社の署名ツールは、不動産業者に契約と契約を完了するためのシームレスなソリューションを提供します。ドキュメントのデジタル化に加えて、このツールを使用すると、不動産業者は完全に安全な状態で、法的に拘束力のある契約に電子的に署名できます。これにより、対面でクライアントに会う場合でも、リモートで取引を行う場合でも、署名プロセスを効率的に管理できます。このオンラインツールを使用すると、不動産業者はワークフローを効率化し、ペーパーレス化を進め、クライアントに便利で安全な署名体験を提供し、全体的な効率と顧客満足度を高めることができます。
法曹界
法律事務所は、事件ファイル、契約書、法律要約など、毎日大量の紙ベースのドキュメントを処理します。スキャンアプリを使用してこれらのドキュメントをデジタル化し、DMS内で管理することにより、法律専門家はドキュメントストレージを管理し、コラボレーションを改善し、重要な情報への迅速なアクセスを保証し、顧客サービスを向上させることができます。
最高のドキュメント管理システム
- Templafyは、システム内でさまざまなファイルを作成し、単一のフィードから管理するためのものです。
- ドキュメントが二重に保存された場合に警告するためのM-File。
- クラウドストレージとオフィスオートメーションを統合してデジタルワークプレイスを作成するためのDocuWare。
- Microsoft Sharepointは、組織内での文書の効率的なコラボレーション、ストレージ、整理、共有のためのツールです。
よくある質問
Google Driveは文書管理システムですか？
DMSはさまざまな種類のドキュメントを処理できますか？
紙ベースのシステムからDMSへの移行は難しいですか？
最適な文書管理ソフトウェアは何ですか？
今すぐスキャンを開始。
Scan.Plusは、個人および企業が完全無料で利用できる安全なモバイルスキャナーです。
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