Cos'è un sistema di gestione documentale digitale (DMS)?
Come funzionano insieme le app di scansione e i sistemi di gestione documentale (DMS) per migliorare i flussi di lavoro?
Un'app di scansione come Scan.Plus rappresenta il punto di partenza per digitalizzare i documenti fisici, mentre il DMS fornisce la struttura per organizzare, gestire, proteggere e condividere questi documenti digitali. Insieme, facilitano una gestione documentale efficiente, sicura e accessibile, trasformando i tradizionali processi basati sulla carta in flussi di lavoro digitali semplificati e permettendo di eliminare la carta.
La gestione documentale digitale comprende una serie di processi e tecnologie progettati per creare, archiviare, organizzare, gestire e proteggere i documenti digitali durante tutto il loro ciclo di vita. Ecco come Scan.Plus migliora e semplifica questi processi:
Scansiona e digitalizza i documenti cartacei (elimina la carta)
Scan.Plus utilizza una tecnologia di scansione avanzata basata sull'IA per convertire i documenti cartacei in formati digitali. Grazie all'acquisizione di immagini di alta qualità e al riconoscimento ottico dei caratteri (OCR), Scan.Plus garantisce che il testo dei documenti scansionati venga estratto in modo accurato, rendendoli completamente ricercabili e modificabili. Questi documenti vengono archiviati in formati digitali come il PDF, pronti per una gestione efficiente.
Inoltre, se gli utenti hanno bisogno di firmare i documenti elettronicamente, non è necessario stamparli. Possono completare l'intero processo su dispositivi mobili o desktop utilizzando un'app dedicata come Sign.Plus, permettendo una gestione e firma dei documenti senza carta e senza interruzioni. Questo non solo consente di risparmiare tempo e risorse, ma migliora anche la comodità e la sicurezza nella gestione dei documenti importanti.
Archivia i documenti scansionati
Una volta digitalizzati con un'app di scansione, i documenti possono essere archiviati all'interno dell'app stessa o trasferiti a un software di gestione documentale. Un DMS fornisce un repository centralizzato per questi documenti digitali, permettendo agli utenti di organizzarli in cartelle e categorie. Questo sistema strutturato semplifica la gestione e il recupero dei documenti quando necessario. È anche possibile conservare i documenti scansionati all'interno di un'app di scansione. Con Scan.Plus puoi accedere e consultare i tuoi documenti scansionati dall'app, oltre a modificarli o condividerli secondo necessità.
Sicurezza e conformità
Un sistema di gestione documentale (DMS) offre funzionalità di sicurezza avanzate come crittografia, controlli di accesso e registri di controllo, proteggendo i documenti scansionati da accessi non autorizzati e garantendo la conformità ai requisiti normativi. Le app di scansione dispongono generalmente di funzionalità di sicurezza di base, ma quando i documenti vengono trasferiti a un DMS, beneficiano di queste misure di sicurezza avanzate.
Per quanto riguarda Scan.Plus, utilizziamo una crittografia dei dati avanzata e robusta per proteggere le tue informazioni riservate. La tua privacy è la nostra priorità principale e vogliamo garantire una crittografia completa dei dati, salvaguardando le tue informazioni sensibili da accessi non autorizzati. Vogliamo che tu possa stare tranquillo sapendo che i tuoi documenti scansionati sono protetti in un ambiente sicuro.
Condividi documenti online e collabora
Sia un'app di scansione che un DMS supportano generalmente la condivisione di documenti. Gli utenti possono condividere documenti in vari formati di file (ad esempio, PDF, JPEG) direttamente dall'app di scansione o tramite il DMS. Questa funzionalità facilita la collaborazione, consentendo ai membri del team o a soggetti esterni di accedere e lavorare sui documenti senza intoppi.
Scan.Plus consente agli utenti di condividere documenti PDF direttamente via email. Grazie all'integrazione con la posta elettronica, gli utenti possono scansionare un documento all'interno dell'interfaccia di Scan.Plus, convertirlo in un documento PDF e inviarlo ai destinatari senza nemmeno cambiare applicazione.
Hai bisogno di condividere documenti su servizi di archiviazione cloud popolari come Dropbox o OneDrive? Gli utenti di Scan.Plus possono caricare i documenti PDF scansionati direttamente sui propri account Dropbox, rendendoli accessibili da qualsiasi dispositivo. Questa integrazione semplifica la condivisione dei documenti e garantisce che i file siano archiviati in modo sicuro nel cloud.
Quali settori beneficiano maggiormente dei sistemi di gestione documentale e delle soluzioni di scansione?
Sanità
Gli operatori sanitari gestiscono un'ampia quantità di cartelle cliniche, referti medici e documenti amministrativi. Digitalizzando le cartelle dei pazienti con un'app di scansione e archiviandole in un DMS, le organizzazioni sanitarie possono migliorare l'erogazione dell'assistenza ai pazienti, rafforzare la sicurezza dei documenti e migliorare l'efficienza operativa grazie a flussi di lavoro documentali semplificati.
Servizi finanziari
La contabilità svolge un ruolo cruciale nei servizi finanziari, tra cui banche, assicurazioni e società di investimento. Queste istituzioni gestiscono un'ampia gamma di documenti finanziari, come bilanci, conti economici, dichiarazioni fiscali e rapporti di audit. Digitalizzando e gestendo i documenti finanziari con un'app di scansione e un sistema di gestione documentale (DMS), i servizi finanziari possono semplificare i processi contabili, migliorare l'accuratezza dei rendiconti finanziari e rafforzare la conformità agli standard normativi.
Oltre a gestire questi documenti digitalmente con un'app di scansione, i fornitori di servizi finanziari possono beneficiare del nostro modello gratuito di contratto contabile. Questo modello copre una serie di accordi finanziari, tra cui commissioni di pagamento, tasse, riservatezza, proprietà del lavoro, garanzie e leggi governative. Sfruttando questo modello insieme a soluzioni digitalizzate di gestione documentale, le istituzioni finanziarie possono ottimizzare i processi di creazione dei contratti, garantire la conformità legale e migliorare l'efficienza operativa.
Costruzioni
Le aziende di costruzioni gestiscono documentazione relativa a piani di progetto, planimetrie, permessi normativi e accordi contrattuali. Oltre a gestire questi documenti digitalmente con un'app di scansione e un sistema di gestione documentale (DMS), le aziende di costruzioni possono beneficiare dell'accesso a un modello gratuito di contratto di costruzione. Questo modello copre una serie di accordi legati alle costruzioni, tra cui accordi con subappaltatori, proposte di progetto, termini e permessi, aiutando le aziende a semplificare i processi di creazione dei contratti, mitigare i rischi legali e garantire coerenza nella documentazione di progetto.
Digitalizzando e gestendo i documenti di costruzione con un'app di scansione e un DMS, le aziende possono inoltre migliorare la gestione dei progetti, semplificare la comunicazione tra gli stakeholder del progetto e rafforzare la conformità ai requisiti di sicurezza e normativi.
Immobiliare
Le aziende immobiliari gestiscono documenti come contratti di gestione immobiliare o contratti di locazione. Digitalizzando e gestendo i documenti immobiliari con un'app di scansione e un DMS, le aziende possono rendere più fluidi i processi di transazione, migliorare il servizio clienti e garantire la conformità alle normative e ai requisiti legali del settore immobiliare.
Inoltre, il nostro strumento di firma offre agli agenti immobiliari una soluzione senza interruzioni per finalizzare accordi e contratti. Oltre a digitalizzare i documenti, questo strumento consente agli agenti immobiliari di firmare elettronicamente contratti legalmente vincolanti con totale sicurezza. Ciò consente loro di gestire in modo efficiente il processo di firma, sia che incontrino i clienti di persona sia che effettuino transazioni a distanza. Con questo strumento online, gli agenti immobiliari possono ottimizzare il proprio flusso di lavoro, eliminare la carta e offrire ai clienti un'esperienza di firma comoda e sicura, migliorando l'efficienza complessiva e la soddisfazione dei clienti.
Settore legale
Gli studi legali gestiscono ogni giorno enormi quantità di documentazione cartacea, tra cui fascicoli di casi, contratti e memorie legali. Digitalizzando questi documenti con un'app di scansione e gestendoli all'interno di un DMS, i professionisti legali possono gestire l'archiviazione dei documenti e migliorare la collaborazione, garantendo un accesso rapido alle informazioni critiche e migliorando il servizio ai clienti.
I migliori sistemi di gestione documentale
- Templafy per creare una serie di file all'interno del sistema e gestirli da un unico feed.
- M-File per avvisarti se un documento è stato salvato due volte.
- DocuWare per integrare l'archiviazione cloud e l'automazione d'ufficio e creare un posto di lavoro digitale.
- Microsoft SharePoint per una collaborazione, archiviazione, organizzazione e condivisione efficiente dei documenti all'interno di un'organizzazione.
Domande frequenti
Google Drive è un sistema di gestione documentale?
Un DMS può gestire diversi tipi di documenti?
È difficile passare da un sistema cartaceo a un DMS?
Qual è il miglior software di gestione documentale?
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