Che cos'è un sistema di gestione documentale digitale (DMS)?
Come le app di scansione e i sistemi di gestione documentale (DMS) collaborano per migliorare i flussi di lavoro?
Un'app di scansione come Scan.Plus funge da punto di ingresso per la digitalizzazione dei documenti fisici, mentre il DMS fornisce la struttura per organizzare, gestire, proteggere e condividere questi documenti digitali. Insieme, facilitano la gestione dei documenti efficiente, sicura e accessibile, trasformando i tradizionali processi cartacei in flussi di lavoro digitali semplificati e senza carta.
La gestione digitale dei documenti comporta una serie di processi e tecnologie progettati per creare, archiviare, organizzare, gestire e proteggere i documenti digitali durante il loro ciclo di vita. Ecco come Scan.Plus migliora e semplifica questi processi:
Scansiona e digitalizza i documenti cartacei (elimina la carta)
Scan.Plus utilizza una tecnologia di scansione avanzata basata sull'intelligenza artificiale per convertire i documenti cartacei in formati digitali. Grazie all'acquisizione di immagini di alta qualità e al riconoscimento ottico dei caratteri (OCR), Scan.Plus garantisce che il testo dei documenti scansionati venga estratto con precisione, rendendoli completamente ricercabili e modificabili. Questi documenti vengono archiviati in formati digitali come il PDF, garantendo che siano pronti per una gestione efficiente.
Inoltre, se gli utenti hanno bisogno di firmare elettronicamente i documenti, non è necessario stamparli. Possono completare l'intero processo sul proprio cellulare o desktop utilizzando un'app attrezzata come Sign.Plus, consentendo una gestione e una firma dei documenti senza carta. Questo non solo fa risparmiare tempo e risorse, ma migliora anche la comodità e la sicurezza della gestione di documenti importanti.
Archivia i documenti scansionati
Una volta che i documenti sono digitalizzati utilizzando un'app di scansione, possono essere archiviati all'interno dell'app o trasferiti a un software di gestione documentale. Un DMS fornisce un archivio centralizzato per questi documenti digitali, consentendo agli utenti di organizzarli in cartelle e categorie. Questo sistema strutturato semplifica la gestione e il recupero dei documenti quando necessario.
Come accennato in precedenza, è anche possibile conservare tutti i documenti all'interno di un'app di scansione, come nel caso dell'app Scan.Plus. Puoi categorizzare i tuoi documenti e filtrare i tuoi documenti come desideri in base alla categoria. Ciò semplifica l'accesso ai tuoi documenti da qualsiasi dispositivo anche senza una connessione Internet.
Sicurezza e conformità
Un sistema di gestione documentale (DMS) offre funzionalità di sicurezza avanzate come crittografia, controlli di accesso e audit trail, proteggendo i documenti scansionati da accessi non autorizzati e garantendo la conformità ai requisiti normativi. Le app di scansione in genere dispongono di funzionalità di sicurezza di base, ma quando i documenti vengono trasferiti a un DMS, beneficiano di queste misure di sicurezza avanzate.
Per quanto riguarda Scan.Plus, utilizziamo una crittografia dei dati avanzata e robusta per proteggere le tue informazioni riservate. La tua privacy è la nostra massima priorità e vogliamo garantire la completa crittografia dei dati e proteggere le tue informazioni sensibili da accessi non autorizzati. Vogliamo che tu stia tranquillo sapendo che i tuoi documenti scansionati sono protetti all'interno di un ambiente sicuro.
Condividi documenti online e collabora
Sia un'app di scansione che un DMS supportano in genere la condivisione di documenti. Gli utenti possono condividere documenti in vari formati di file (ad esempio, PDF, JPEG) direttamente dall'app di scansione o tramite il DMS. Questa funzionalità facilita la collaborazione, consentendo ai membri del team o a parti esterne di accedere e lavorare sui documenti senza problemi.
Scan.Plus consente agli utenti di condividere documenti PDF direttamente via e-mail. Grazie all'integrazione con la posta elettronica, gli utenti possono scansionare un documento all'interno dell'interfaccia di Scan.Plus, convertirlo in un documento PDF e inviarlo ai destinatari senza nemmeno cambiare applicazione.
Hai bisogno di condividere documenti su servizi di archiviazione cloud popolari come Dropbox o One Drive? Gli utenti di Scan.Plus possono caricare documenti PDF scansionati direttamente sui propri account Dropbox, rendendoli accessibili da qualsiasi dispositivo. Questa integrazione semplifica la condivisione dei documenti e garantisce che i file siano archiviati in modo sicuro nel cloud.
Quali settori beneficiano maggiormente dei sistemi di gestione documentale e delle soluzioni di scansione?
Sanità
I fornitori di servizi sanitari gestiscono ampie cartelle cliniche, referti medici e documenti amministrativi. Digitalizzando le cartelle dei pazienti con un'app di scansione e archiviandole in un DMS, le organizzazioni sanitarie possono migliorare l'erogazione dell'assistenza ai pazienti, garantire la conformità agli standard normativi come l'HIPAA e aumentare l'efficienza operativa grazie a flussi di lavoro documentali semplificati.
Servizi finanziari
La contabilità gioca un ruolo cruciale nei servizi finanziari, tra cui banche, assicurazioni e società di investimento. Queste istituzioni gestiscono un'ampia gamma di documenti finanziari, come bilanci, conti economici, dichiarazioni fiscali e rapporti di revisione. Digitalizzando e gestendo i documenti finanziari con un'app di scansione e un sistema di gestione documentale (DMS), i servizi finanziari possono semplificare i processi contabili, migliorare la precisione della rendicontazione finanziaria e potenziare la conformità agli standard normativi.
Oltre a gestire questi documenti in digitale con un'app di scansione, i fornitori di servizi finanziari possono beneficiare del nostro modello gratuito di contratto di contabilità. Questo modello copre una serie di accordi finanziari, tra cui costi di pagamento, tasse, riservatezza, proprietà del lavoro, garanzie e normative governative. Utilizzando questo modello insieme a soluzioni digitalizzate di gestione documentale, le istituzioni finanziarie possono semplificare i processi di creazione dei contratti, garantire la conformità legale e migliorare l'efficienza operativa.
Costruzioni
Le aziende di costruzioni gestiscono documentazione relativa a piani di progetto, planimetrie, permessi normativi e accordi contrattuali. Oltre a gestire questi documenti in digitale con un'app di scansione e un sistema di gestione documentale (DMS), le imprese di costruzioni possono beneficiare dell'accesso a un modello gratuito di contratto di costruzione. Questo modello copre una serie di accordi per l'edilizia, tra cui contratti con subappaltatori, proposte di progetto, termini e permessi, aiutando le aziende a semplificare i processi di creazione dei contratti, mitigare i rischi legali e garantire coerenza nella documentazione di progetto.
Digitalizzando e gestendo i documenti di costruzione con un'app di scansione e un DMS, le aziende possono anche migliorare la gestione dei progetti, semplificare la comunicazione tra le parti coinvolte nel progetto e potenziare la conformità ai requisiti di sicurezza e normativi.
Immobiliare
Le società immobiliari gestiscono documenti come contratti di gestione immobiliare o contratti di locazione. Digitalizzando e gestendo i documenti immobiliari con un'app di scansione e un DMS, le società possono agevolare i processi di transazione, migliorare il servizio ai clienti e garantire la conformità alle normative immobiliari e ai requisiti legali.
Inoltre, il nostro strumento di firma offre agli agenti immobiliari una soluzione senza interruzioni per finalizzare accordi e contratti. Oltre a digitalizzare i documenti, questo strumento consente agli agenti di firmare contratti legalmente vincolanti in modo elettronico con completa sicurezza. Questo permette loro di gestire in modo efficiente il processo di firma, sia che incontrino i clienti di persona sia che effettuino transazioni a distanza. Con questo strumento online, gli agenti immobiliari possono semplificare il proprio flusso di lavoro, eliminare la carta e offrire ai clienti un'esperienza di firma comoda e sicura, aumentando l'efficienza generale e la soddisfazione del cliente.
Settore Legale
Gli studi legali gestiscono ogni giorno enormi quantità di documentazione cartacea, tra cui fascicoli di casi, contratti e memorie legali. Digitalizzando questi documenti tramite un'app di scansione e gestendoli all'interno di un DMS, i professionisti legali possono gestire l'archiviazione dei documenti e migliorare la collaborazione, garantendo un accesso rapido alle informazioni critiche e potenziando il servizio ai clienti.
I Migliori Sistemi di Gestione Documentale
- Templafy per creare una serie di file all'interno del sistema e gestirli da un unico feed.
- M-File per avvisarti se un documento è stato salvato due volte.
- DocuWare per integrare l'archiviazione cloud e l'automazione d'ufficio e creare un ambiente di lavoro digitale.
- Microsoft Sharepoint per una collaborazione, archiviazione, organizzazione e condivisione efficienti dei documenti all'interno di un'organizzazione.
Domande Frequenti
Google Drive è un document management system?
Un DMS può gestire diversi tipi di documenti?
È difficile passare da un sistema basato sulla carta a un DMS?
Qual è il miglior software di document management?
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