Qu'est-ce qu'un système de gestion documentaire numérique (DMS) ?
Comment les applications de numérisation et les systèmes de gestion documentaire (DMS) fonctionnent-ils ensemble pour optimiser vos flux de travail ?
Une application de numérisation comme Scan.Plus constitue le point de départ pour numériser des documents physiques, tandis que le DMS fournit le cadre nécessaire pour organiser, gérer, sécuriser et partager ces documents numériques. Ensemble, ils permettent une gestion documentaire efficace, sécurisée et accessible, en transformant les processus papier traditionnels en flux de travail numériques simplifiés, pour aller vers le zéro papier.
La gestion documentaire numérique implique une série de processus et de technologies conçus pour créer, stocker, organiser, gérer et sécuriser les documents numériques tout au long de leur cycle de vie. Voici comment Scan.Plus optimise et simplifie ces processus :
Numériser et convertir vos documents papier (passer au zéro papier)
Scan.Plus utilise une technologie de numérisation avancée basée sur l'IA pour convertir vos documents papier en formats numériques. Grâce à une capture d'image de haute qualité et à la reconnaissance optique de caractères (OCR), Scan.Plus garantit une extraction précise du texte des documents numérisés, les rendant entièrement consultables et modifiables. Ces documents sont enregistrés dans des formats numériques tels que le PDF, prêts pour une gestion efficace.
De plus, si vous devez signer des documents électroniquement, il n'est pas nécessaire de les imprimer. Vous pouvez effectuer l'ensemble du processus depuis votre mobile ou votre ordinateur à l'aide d'une application adaptée comme Sign.Plus, pour une gestion et une signature de documents entièrement dématérialisées. Cela permet non seulement de gagner du temps et des ressources, mais aussi d'améliorer le confort et la sécurité lors du traitement de documents importants.
Stocker les documents numérisés
Une fois les documents numérisés à l'aide d'une application de numérisation, ils peuvent être conservés dans l'application ou transférés vers un logiciel de gestion documentaire. Un DMS fournit un référentiel centralisé pour ces documents numériques, permettant aux utilisateurs de les organiser en dossiers et en catégories. Ce système structuré facilite la gestion et la récupération des documents lorsque cela est nécessaire. Il est également possible de conserver les documents numérisés directement dans l'application de numérisation. Avec Scan.Plus, vous pouvez accéder à vos documents numérisés depuis l'application, les consulter, les modifier ou les partager selon vos besoins.
Sécurité et conformité
Un système de gestion documentaire (DMS) offre des fonctionnalités de sécurité renforcées telles que le chiffrement, les contrôles d'accès et les journaux d'audit, protégeant les documents numérisés contre les accès non autorisés et garantissant la conformité aux exigences réglementaires. Les applications de numérisation disposent généralement de fonctionnalités de sécurité de base, mais lorsque les documents sont transférés vers un DMS, ils bénéficient de ces mesures de sécurité avancées.
Chez Scan.Plus, nous utilisons un chiffrement des données avancé et robuste pour sécuriser vos informations confidentielles. Votre confidentialité est notre priorité absolue et nous veillons à garantir un chiffrement complet de vos données afin de protéger vos informations sensibles contre tout accès non autorisé. Vous pouvez avoir l'esprit tranquille en sachant que vos documents numérisés sont protégés dans un environnement sécurisé.
Partager des documents en ligne et collaborer
Une application de numérisation et un DMS prennent généralement en charge le partage de documents. Les utilisateurs peuvent partager des documents dans différents formats de fichiers (par exemple, PDF, JPEG) directement depuis l'application de numérisation ou via le DMS. Cette fonctionnalité facilite la collaboration, permettant aux membres d'une équipe ou à des tiers d'accéder aux documents et de les traiter sans difficulté.
Scan.Plus permet aux utilisateurs de partager des documents PDF directement par email. Grâce à l'intégration email, vous pouvez numériser un document depuis l'interface de Scan.Plus, le convertir en document PDF, puis l'envoyer aux destinataires sans même changer d'application.
Besoin de partager des documents sur des services de stockage cloud populaires comme Dropbox ou OneDrive ? Les utilisateurs de Scan.Plus peuvent envoyer directement leurs documents PDF numérisés vers leurs comptes Dropbox, les rendant accessibles depuis n'importe quel appareil. Cette intégration simplifie le partage de documents et garantit un stockage sécurisé de vos fichiers dans le cloud.
Quels secteurs bénéficient le plus des systèmes de gestion documentaire et des solutions de numérisation ?
Santé
Les acteurs du secteur de la santé gèrent un grand nombre de dossiers patients, de dossiers médicaux et de documents administratifs. En numérisant les dossiers patients à l'aide d'une application de numérisation et en les stockant dans un DMS, les organismes de santé peuvent améliorer la qualité des soins prodigués, renforcer la sécurité des documents, et accroître leur efficacité opérationnelle grâce à des flux de travail documentaires simplifiés.
Services financiers
La comptabilité joue un rôle crucial dans les services financiers, notamment dans les banques, les compagnies d'assurance et les sociétés d'investissement. Ces institutions traitent une grande variété de documents financiers, tels que des bilans, des comptes de résultat, des déclarations fiscales et des rapports d'audit. En numérisant et en gérant les documents financiers à l'aide d'une application de numérisation et d'un système de gestion documentaire (DMS), les services financiers peuvent simplifier les processus comptables, améliorer la précision des rapports financiers et renforcer la conformité aux normes réglementaires.
En plus de gérer ces documents numériquement à l'aide d'une application de numérisation, les prestataires de services financiers peuvent bénéficier de notre modèle de contrat comptable gratuit. Ce modèle couvre un ensemble d'accords financiers, notamment les frais de paiement, les taxes, la confidentialité, la propriété du travail, les garanties et les lois gouvernementales. En exploitant ce modèle en complément des solutions de gestion documentaire numérisée, les institutions financières peuvent simplifier les processus de création de contrats, garantir la conformité légale et renforcer l'efficacité opérationnelle.
Construction
Les entreprises de construction traitent des documents liés aux plans de projet, aux plans architecturaux, aux permis réglementaires et aux accords contractuels. En plus de gérer ces documents numériquement à l'aide d'une application de numérisation et d'un système de gestion documentaire (DMS), les entreprises de construction peuvent bénéficier d'un accès à un modèle de contrat de construction gratuit. Ce modèle couvre un ensemble d'accords de construction, notamment les contrats de sous-traitance, les propositions de projet, les conditions et les permis, aidant les entreprises à simplifier les processus de création de contrats, à atténuer les risques juridiques et à assurer la cohérence de la documentation de projet.
En numérisant et en gérant les documents de construction à l'aide d'une application de numérisation et d'un DMS, les entreprises peuvent également améliorer la gestion de projet, simplifier la communication entre les parties prenantes du projet et renforcer la conformité aux exigences de sécurité et réglementaires.
Immobilier
Les entreprises immobilières traitent des documents tels que des contrats de gestion immobilière, ou des contrats de bail. En numérisant et en gérant les documents immobiliers à l'aide d'une application de numérisation et d'un DMS, les entreprises peuvent fluidifier les processus de transaction, améliorer le service client et garantir la conformité aux réglementations immobilières et aux exigences légales.
De plus, notre outil de signature offre aux agents immobiliers une solution fluide pour finaliser des accords et des contrats. En plus de numériser des documents, cet outil permet aux agents immobiliers de signer des contrats juridiquement contraignants de manière électronique, en toute sécurité. Cela leur permet de gérer efficacement le processus de signature, qu'ils rencontrent des clients en personne ou effectuent des transactions à distance. Avec cet outil en ligne, les agents immobiliers peuvent simplifier leur flux de travail, se passer de papier et offrir aux clients une expérience de signature pratique et sécurisée, ce qui améliore l'efficacité globale et la satisfaction client.
Secteur juridique
Les cabinets d'avocats traitent chaque jour une grande quantité de documents papier, notamment des dossiers, des contrats et des mémoires juridiques. En numérisant ces documents à l'aide d'une application de numérisation et en les gérant au sein d'un DMS, les professionnels du droit peuvent gérer le stockage des documents et améliorer la collaboration, garantissant un accès rapide aux informations critiques et renforçant le service client.
Les meilleurs systèmes de gestion documentaire
- Templafy pour créer un ensemble de fichiers au sein du système et les gérer depuis un flux unique.
- M-File pour vous alerter si un document a été enregistré deux fois.
- DocuWare pour intégrer le stockage cloud et l'automatisation bureautique afin de créer un espace de travail numérique.
- Microsoft Sharepoint pour une collaboration, un stockage, une organisation et un partage efficaces des documents au sein d'une organisation.
FAQ
Google Drive est-il un système de gestion documentaire ?
Un DMS peut-il gérer différents types de documents ?
Est-il difficile de passer d'un système papier à un DMS ?
Quel est le meilleur logiciel de gestion documentaire ?
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