Qu'est-ce qu'un système de gestion électronique des documents (GED) ?
Comment les applications de numérisation et les systèmes de gestion de documents (GED) travaillent-ils ensemble pour améliorer les flux de travail ?
Une application de numérisation comme Scan.Plus constitue le point d'entrée pour numériser les documents physiques, tandis que la GED fournit le cadre nécessaire pour organiser, gérer, sécuriser et partager ces documents numériques. Ensemble, ils facilitent une gestion documentaire efficace, sécurisée et accessible, transformant les processus traditionnels basés sur le papier en flux de travail numériques simplifiés, et permettent de passer au sans papier.
La gestion électronique des documents implique une série de processus et de technologies conçus pour créer, stocker, organiser, gérer et sécuriser les documents numériques tout au long de leur cycle de vie. Voici comment Scan.Plus améliore et simplifie ces processus :
Numériser des documents papier (passer au sans papier)
Scan.Plus utilise une technologie de numérisation avancée basée sur l'IA pour convertir des documents papier en formats numériques. Grâce à une capture d'image de haute qualité et à la reconnaissance optique de caractères (OCR), Scan.Plus garantit que le texte des documents numérisés est extrait avec précision, les rendant entièrement consultables et modifiables. Ces documents sont stockés dans des formats numériques tels que le PDF, prêts pour une gestion efficace.
De plus, si les utilisateurs ont besoin de signer des documents électroniquement, il n'est pas nécessaire de les imprimer. Ils peuvent effectuer l'ensemble du processus sur leur mobile ou leur ordinateur à l'aide d'une application adaptée comme Sign.Plus, permettant une gestion et une signature de documents fluides et sans papier. Cela permet non seulement de gagner du temps et des ressources, mais aussi d'améliorer la commodité et la sécurité du traitement des documents importants.
Stocker les documents numérisés
Une fois les documents numérisés à l'aide d'une application de numérisation, ils peuvent être stockés dans l'application ou transférés vers un logiciel de gestion documentaire. Une GED fournit un référentiel centralisé pour ces documents numériques, permettant aux utilisateurs de les organiser en dossiers et catégories. Ce système structuré facilite la gestion et la récupération des documents en cas de besoin.
Comme mentionné précédemment, il est également possible de conserver tous vos documents au sein d'une application de numérisation, comme c'est le cas avec l'application Scan.Plus. Vous pouvez catégoriser vos documents et les filtrer comme vous le souhaitez en fonction de la catégorie. Cela simplifie l'accès à vos documents depuis n'importe quel appareil, même sans connexion Internet.
Sécurité et conformité
Un système de gestion de documents (GED) offre des fonctionnalités de sécurité avancées telles que le chiffrement, les contrôles d'accès et les pistes d'audit, protégeant les documents numérisés contre les accès non autorisés et garantissant la conformité aux exigences réglementaires. Les applications de numérisation disposent généralement de fonctionnalités de sécurité de base, mais lorsque les documents sont transférés vers une GED, ils bénéficient de ces mesures de sécurité avancées.
Concernant Scan.Plus, nous utilisons un chiffrement des données avancé et robuste pour sécuriser vos informations confidentielles. Votre confidentialité est notre priorité absolue et nous voulons garantir un chiffrement complet des données, ainsi que protéger vos informations sensibles contre tout accès non autorisé. Nous voulons que vous soyez rassuré en sachant que vos documents numérisés sont protégés dans un environnement sécurisé.
Partager des documents en ligne et collaborer
Une application de numérisation et une GED prennent généralement en charge le partage de documents. Les utilisateurs peuvent partager des documents dans divers formats de fichiers (par exemple, PDF, JPEG) directement depuis l'application de numérisation ou via la GED. Cette fonctionnalité facilite la collaboration, permettant aux membres de l'équipe ou aux parties externes d'accéder aux documents et de travailler sur ceux-ci en toute simplicité.
Scan.Plus permet aux utilisateurs de partager des documents PDF directement par e-mail. Grâce à l'intégration de l'e-mail, les utilisateurs peuvent numériser un document dans l'interface de Scan.Plus, le convertir en document PDF et l'envoyer aux destinataires sans même changer d'application.
Besoin de partager des documents sur des services de stockage cloud populaires comme Dropbox ou One Drive ? Les utilisateurs de Scan.Plus peuvent télécharger directement des documents PDF numérisés vers leurs comptes Dropbox, les rendant accessibles depuis n'importe quel appareil. Cette intégration simplifie le partage de documents et garantit que les fichiers sont stockés en toute sécurité dans le cloud.
Quels secteurs bénéficient le plus des systèmes de gestion documentaire et des solutions de numérisation ?
Santé
Les prestataires de soins de santé gèrent de vastes dossiers de patients, des dossiers médicaux et des documents administratifs. En numérisant les dossiers des patients à l'aide d'une application de numérisation et en les stockant dans une GED, les organismes de santé peuvent améliorer la prestation des soins aux patients, garantir la conformité aux normes réglementaires telles que la HIPAA, et renforcer l'efficacité opérationnelle grâce à des flux de travail documentaires simplifiés.
Services financiers
La comptabilité joue un rôle crucial dans les services financiers, notamment les banques, les compagnies d'assurance et les sociétés d'investissement. Ces institutions traitent une grande variété de documents financiers, tels que les bilans, les comptes de résultat, les déclarations fiscales et les rapports d'audit. En numérisant et en gérant les documents financiers grâce à une application de numérisation et à un système de gestion documentaire (DMS), les services financiers peuvent simplifier les processus comptables, améliorer la précision des rapports financiers et renforcer la conformité aux normes réglementaires.
En plus de gérer ces documents numériquement avec une application de numérisation, les prestataires de services financiers peuvent bénéficier de notre modèle de contrat comptable gratuit. Ce modèle couvre une gamme d'accords financiers, notamment les frais de paiement, les taxes, la confidentialité, la propriété du travail, les garanties et les lois gouvernementales. En s'appuyant sur ce modèle associé à des solutions de gestion documentaire numérisées, les institutions financières peuvent rationaliser les processus de création de contrats, garantir la conformité légale et améliorer l'efficacité opérationnelle.
Construction
Les entreprises de construction traitent une documentation liée aux plans de projet, aux plans architecturaux, aux permis réglementaires et aux accords contractuels. En plus de gérer ces documents numériquement avec une application de numérisation et un système de gestion documentaire (DMS), les entreprises de construction peuvent bénéficier d'un accès à un modèle de contrat de construction gratuit. Ce modèle couvre une gamme d'accords de construction, notamment les contrats de sous-traitance, les propositions de projet, les conditions, les permis, aidant les entreprises à simplifier les processus de création de contrats, à atténuer les risques juridiques et à assurer la cohérence de la documentation de projet.
En numérisant et en gérant les documents de construction avec une application de numérisation et un DMS, les entreprises peuvent également améliorer la gestion de projet, fluidifier la communication entre les parties prenantes et renforcer la conformité aux exigences de sécurité et réglementaires.
Immobilier
Les entreprises immobilières traitent des documents tels que des contrats de gestion immobilière, ou des contrats de bail. En numérisant et en gérant les documents immobiliers avec une application de numérisation et un DMS, les entreprises peuvent fluidifier les processus de transaction, améliorer le service client et garantir la conformité aux réglementations et exigences légales immobilières.
De plus, notre outil de signature offre aux agents immobiliers une solution fluide pour finaliser les accords et les contrats. En plus de numériser les documents, cet outil permet aux agents immobiliers de signer électroniquement des contrats juridiquement contraignants en toute sécurité. Cela leur permet de gérer efficacement le processus de signature, qu'ils rencontrent des clients en personne ou effectuent des transactions à distance. Grâce à cet outil en ligne, les agents immobiliers peuvent rationaliser leur flux de travail, passer au numérique et offrir aux clients une expérience de signature pratique et sécurisée, améliorant ainsi l'efficacité globale et la satisfaction client.
Secteur juridique
Les cabinets d'avocats traitent chaque jour de grandes quantités de documentation papier, notamment des dossiers, des contrats et des mémoires juridiques. En numérisant ces documents à l'aide d'une application de numérisation et en les gérant au sein d'un DMS, les professionnels du droit peuvent gérer le stockage des documents et améliorer la collaboration, garantissant un accès rapide aux informations critiques et renforçant le service client.
Les meilleurs systèmes de gestion documentaire
- Templafy pour créer une gamme de fichiers au sein du système et les gérer depuis un flux unique.
- M-File pour vous alerter si un document a été enregistré deux fois.
- DocuWare pour intégrer le stockage cloud et l'automatisation bureautique afin de créer un espace de travail numérique.
- Microsoft Sharepoint pour une collaboration, un stockage, une organisation et un partage efficaces des documents au sein d'une organisation.
FAQ
Google Drive est-il un système de gestion de documents ?
Un SGD peut-il gérer différents types de documents ?
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