Qu'est-ce qu'un système de gestion électronique de documents (GED) ?
Comment les applications de numérisation et les systèmes de gestion électronique de documents (GED) fonctionnent-ils ensemble pour améliorer les flux de travail ?
Une application de numérisation telle que Scan.Plus sert de point d'entrée pour la numérisation des documents physiques, tandis que le GED fournit le cadre pour organiser, gérer, sécuriser et partager ces documents numériques. Ensemble, ils facilitent une gestion documentaire efficace, sécurisée et accessible, transformant les processus traditionnels basés sur le papier en flux de travail numériques rationalisés et permettant de passer au zéro papier.
La gestion électronique des documents implique une série de processus et de technologies conçus pour créer, stocker, organiser, gérer et sécuriser les documents numériques tout au long de leur cycle de vie. Voici comment Scan.Plus améliore et simplifie ces processus :
Numériser et dématérialiser les documents papier (passer au zéro papier)
Scan.Plus utilise une technologie de numérisation avancée basée sur l'IA pour convertir les documents papier en formats numériques. Grâce à une capture d'image de haute qualité et à la reconnaissance optique de caractères (OCR), Scan.Plus garantit que le texte des documents numérisés est extrait avec précision, ce qui les rend entièrement consultables et modifiables. Ces documents sont stockés dans des formats numériques tels que le PDF, ce qui garantit qu'ils sont prêts pour une gestion efficace.
De plus, si les utilisateurs ont besoin de signer des documents électroniquement, il n'est pas nécessaire de les imprimer. Ils peuvent effectuer l'ensemble du processus sur leur mobile ou leur ordinateur de bureau à l'aide d'une application équipée telle que Sign.Plus, ce qui permet une gestion et une signature des documents fluides et sans papier. Cela permet non seulement d'économiser du temps et des ressources, mais aussi d'améliorer la commodité et la sécurité du traitement des documents importants.
Stocker les documents numérisés
Une fois les documents numérisés à l'aide d'une application de numérisation, ils peuvent être stockés dans l'application ou transférés vers un logiciel de gestion documentaire. Un GED fournit un référentiel centralisé pour ces documents numériques, permettant aux utilisateurs de les organiser en dossiers et en catégories. Ce système structuré facilite la gestion et la récupération des documents en cas de besoin.
Comme mentionné précédemment, il est également possible de conserver tous vos documents dans une application de numérisation, comme c'est le cas avec l'application Scan.Plus. Vous pouvez catégoriser vos documents et filtrer vos documents comme vous le souhaitez en fonction de la catégorie. Cela simplifie l'accès à vos documents depuis n'importe quel appareil, même sans connexion Internet.
Sécurité et conformité
Un système de gestion documentaire (GED) offre des fonctions de sécurité améliorées telles que le cryptage, les contrôles d'accès et les pistes d'audit, protégeant les documents numérisés contre tout accès non autorisé et assurant la conformité aux exigences réglementaires. Les applications de numérisation disposent généralement de fonctions de sécurité de base, mais lorsque les documents sont transférés vers un GED, ils bénéficient de ces mesures de sécurité avancées.
En ce qui concerne Scan.Plus, nous utilisons un cryptage des données avancé et robuste pour sécuriser vos informations confidentielles. Votre vie privée est notre priorité absolue et nous voulons assurer un cryptage complet des données et protéger vos informations sensibles contre tout accès non autorisé. Nous voulons que vous soyez tranquille en sachant que vos documents numérisés sont protégés dans un environnement sécurisé.
Partager des documents en ligne et collaborer
Une application de numérisation et un GED prennent généralement en charge le partage de documents. Les utilisateurs peuvent partager des documents dans différents formats de fichiers (par exemple, PDF, JPEG) directement depuis l'application de numérisation ou via le GED. Cette fonctionnalité facilite la collaboration, permettant aux membres de l'équipe ou aux parties externes d'accéder aux documents et de travailler dessus de manière transparente.
Scan.Plus permet aux utilisateurs de partager des documents PDF directement par e-mail. Grâce à l'intégration de la messagerie électronique, les utilisateurs peuvent numériser un document dans l'interface de Scan.Plus, le convertir en document PDF et l'envoyer aux destinataires sans même changer d'application.
Besoin de partager des documents sur des services de stockage en nuage populaires comme Dropbox ou One Drive ? Les utilisateurs de Scan.Plus peuvent télécharger des documents PDF numérisés directement sur leurs comptes Dropbox, ce qui les rend accessibles depuis n'importe quel appareil. Cette intégration rationalise le partage de documents et garantit que les fichiers sont stockés en toute sécurité dans le nuage.
Quelles industries bénéficient le plus des systèmes de gestion de documents et des solutions de numérisation ?
Santé
Les prestataires de soins de santé gèrent d'importants dossiers de patients, des dossiers médicaux et des documents administratifs. En numérisant les dossiers des patients avec une application de numérisation et en les stockant dans un DMS, les organisations de santé peuvent améliorer la prestation des soins aux patients, garantir la conformité aux normes réglementaires telles que HIPAA, et améliorer l'efficacité opérationnelle grâce à des flux de documents rationalisés.
Services Financiers
La comptabilité joue un rôle crucial dans les services financiers, y compris les banques, les assurances et les sociétés d'investissement. Ces institutions traitent un large éventail de documents financiers, tels que les bilans, les comptes de résultat, les déclarations fiscales et les rapports d'audit. En numérisant et en gérant les documents financiers avec une application de numérisation et un système de gestion de documents (DMS), les services financiers peuvent simplifier les processus comptables, améliorer la précision des rapports financiers et renforcer la conformité aux normes réglementaires.
En plus de gérer ces documents numériquement avec une application de numérisation, les fournisseurs de services financiers peuvent bénéficier de notre modèle de contrat comptable gratuit. Ce modèle couvre un éventail d'accords financiers, y compris les frais de paiement, les taxes, la confidentialité, la propriété du travail, les garanties et les lois gouvernementales. En utilisant ce modèle en parallèle avec des solutions de gestion de documents numérisés, les institutions financières peuvent rationaliser les processus de création de contrats, assurer la conformité juridique et améliorer l'efficacité opérationnelle.
Construction
Les entreprises de construction traitent de la documentation relative aux plans de projet, aux plans d'exécution, aux permis réglementaires et aux accords contractuels. En plus de gérer ces documents numériquement avec une application de numérisation et un système de gestion de documents (DMS), les entreprises de construction peuvent bénéficier d'un accès à un modèle de contrat de construction gratuit. Ce modèle couvre un éventail d'accords de construction, y compris les accords de sous-traitance, les propositions de projet, les conditions, les permis, aidant les entreprises à simplifier les processus de création de contrats, à atténuer les risques juridiques et à assurer la cohérence de la documentation du projet.
En numérisant et en gérant les documents de construction avec une application de numérisation et un DMS, les entreprises peuvent également améliorer la gestion de projet, rationaliser la communication entre les parties prenantes du projet et renforcer la conformité aux exigences de sécurité et réglementaires.
Immobilier
Les entreprises immobilières traitent des documents tels que les contrats de gestion immobilière, ou les contrats de location. En numérisant et en gérant les documents immobiliers avec une application de numérisation et un DMS, les entreprises peuvent faciliter les processus de transaction, améliorer le service à la clientèle et assurer la conformité aux réglementations immobilières et aux exigences légales.
De plus, notre outil de signature offre aux agents immobiliers une solution transparente pour finaliser les accords et les contrats. En plus de numériser les documents, cet outil permet aux agents immobiliers de signer électroniquement des contrats juridiquement contraignants en toute sécurité. Cela leur permet de gérer efficacement le processus de signature, qu'ils rencontrent des clients en personne ou qu'ils effectuent des transactions à distance. Grâce à cet outil en ligne, les agents immobiliers peuvent rationaliser leur flux de travail, éliminer le papier et offrir à leurs clients une expérience de signature pratique et sécurisée, améliorant ainsi l'efficacité globale et la satisfaction de la clientèle.
Secteur juridique
Les cabinets d'avocats traitent quotidiennement de grandes quantités de documents papier, y compris les dossiers de cas, les contrats et les mémoires juridiques. En numérisant ces documents à l'aide d'une application de numérisation et en les gérant dans un DMS, les professionnels du droit peuvent gérer le stockage des documents et améliorer la collaboration, assurant un accès rapide aux informations essentielles et améliorant le service à la clientèle.
Les meilleurs systèmes de gestion de documents
- Templafy pour créer une gamme de fichiers au sein du système et les gérer à partir d'un flux unique.
- M-File pour vous alerter si un document a été enregistré deux fois.
- DocuWare pour intégrer le stockage en nuage et l'automatisation de bureau afin de créer un espace de travail numérique.
- Microsoft Sharepoint pour une collaboration, un stockage, une organisation et un partage efficaces des documents au sein d'une organisation.
FAQ
Google Drive est-il un système de gestion de documents ?
Un DMS peut-il gérer différents types de documents ?
Est-il difficile de passer d'un système papier à un DMS ?
Quel est le meilleur logiciel de gestion de documents ?
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