Wat is een digitaal documentbeheersysteem (DMS)?
Hoe werken scan-apps en documentbeheersystemen (DMS) samen om workflows te verbeteren?
Een scan-app zoals Scan.Plus dient als startpunt voor het digitaliseren van fysieke documenten, terwijl het DMS het raamwerk biedt voor het organiseren, beheren, beveiligen en delen van deze digitale documenten. Samen faciliteren ze efficiënt, veilig en toegankelijk documentbeheer, waardoor traditionele, op papier gebaseerde processen worden getransformeerd in gestroomlijnde digitale workflows en papierloos worden.
Digitaal documentbeheer omvat een reeks processen en technologieën die zijn ontworpen om digitale documenten te creëren, op te slaan, te organiseren, te beheren en te beveiligen gedurende hun hele levenscyclus. Zo verbetert en vereenvoudigt Scan.Plus deze processen:
Scan en digitaliseer papieren documenten (papierloos)
Scan.Plus maakt gebruik van geavanceerde AI-gestuurde scantechnologie om papieren documenten om te zetten naar digitale formaten. Met hoogwaardige beeldregistratie en Optical Character Recognition (OCR) zorgt Scan.Plus ervoor dat tekst uit gescande documenten nauwkeurig wordt geëxtraheerd, waardoor ze volledig doorzoekbaar en bewerkbaar zijn. Deze documenten worden opgeslagen in digitale formaten zoals PDF, waardoor ze klaar zijn voor efficiënt beheer.
Bovendien hoeven gebruikers documenten die elektronisch moeten worden ondertekend , niet af te drukken. Ze kunnen het hele proces op hun mobiel of desktop voltooien met een app zoals Sign.Plus, wat zorgt voor naadloos, papierloos documentbeheer en ondertekening. Dit bespaart niet alleen tijd en middelen, maar verbetert ook het gemak en de veiligheid van het verwerken van belangrijke documenten.
Gescande documenten opslaan
Nadat documenten zijn gedigitaliseerd met een scan-app, kunnen ze in de app worden opgeslagen of worden overgezet naar een documentbeheersysteem. Een DMS biedt een centrale opslagplaats voor deze digitale documenten, zodat gebruikers ze kunnen ordenen in mappen en categorieën. Dit gestructureerde systeem maakt het gemakkelijker om documenten te beheren en terug te vinden wanneer dat nodig is.
Zoals eerder vermeld, is het ook mogelijk om al uw documenten in een scan-app te bewaren, zoals met de Scan.Plus-app. U kunt uw documenten categoriseren en naar wens filteren op categorie. Dit vereenvoudigt de toegang tot uw documenten vanaf elk apparaat, zelfs zonder internetverbinding.
Beveiliging en naleving
Een Document Manager System (DMS) biedt geavanceerde beveiligingsfuncties zoals encryptie, toegangscontrole en audit trails. Deze beschermen gescande documenten tegen ongeautoriseerde toegang en zorgen ervoor dat ze voldoen aan de wettelijke vereisten. Scan-apps beschikken doorgaans over basisbeveiligingsfuncties, maar wanneer documenten naar een DMS worden overgedragen, profiteren ze van deze geavanceerde beveiligingsmaatregelen.
Wat Scan.Plus betreft, gebruiken we geavanceerde en robuuste gegevensversleuteling om uw vertrouwelijke informatie te beveiligen . Uw privacy staat bij ons voorop en we willen volledige gegevensversleuteling garanderen en uw gevoelige informatie beschermen tegen ongeautoriseerde toegang. U kunt erop vertrouwen dat uw gescande documenten in een beveiligde omgeving worden beschermd.
Deel documenten online en werk samen
Zowel een scan-app als een DMS ondersteunen doorgaans het delen van documenten. Gebruikers kunnen documenten in verschillende bestandsformaten (bijv. PDF, JPEG) rechtstreeks vanuit de scan-app of via het DMS delen. Deze functionaliteit vergemakkelijkt de samenwerking, waardoor teamleden of externe partijen naadloos toegang hebben tot documenten en eraan kunnen werken.
Met Scan.Plus kunnen gebruikers PDF-documenten rechtstreeks via e-mail delen. Dankzij e-mailintegratie kunnen gebruikers een document scannen binnen de Scan.Plus-interface, het converteren naar een PDF-document en het naar ontvangers verzenden zonder van applicatie te wisselen.
Moet u documenten delen via populaire cloudopslagdiensten zoals Dropbox of OneDrive? Scan.Plus-gebruikers kunnen gescande PDF-documenten rechtstreeks uploaden naar hun Dropbox-account, waardoor ze vanaf elk apparaat toegankelijk zijn. Deze integratie stroomlijnt het delen van documenten en zorgt ervoor dat bestanden veilig in de cloud worden opgeslagen.
Welke sectoren profiteren het meest van documentbeheersystemen en scanoplossingen?
Gezondheidszorg
Zorgverleners beheren uitgebreide patiëntendossiers, medische dossiers en administratieve documenten. Door patiëntendossiers te digitaliseren met een scan-app en deze op te slaan in een DMS, kunnen zorginstellingen de patiëntenzorg verbeteren, naleving van wettelijke normen zoals HIPAA waarborgen en de operationele efficiëntie verbeteren via gestroomlijnde documentworkflows.
Financiële diensten
Boekhouding speelt een cruciale rol in de financiële dienstverlening, waaronder banken, verzekeraars en beleggingsondernemingen. Deze instellingen verwerken een breed scala aan financiële documenten, zoals balansen, winst-en-verliesrekeningen, belastingaangiften en auditrapporten. Door financiële documenten te digitaliseren en te beheren met een scan-app en een documentmanagementsysteem (DMS), kunnen financiële dienstverleners hun boekhoudprocessen vereenvoudigen, de nauwkeurigheid van de financiële rapportage verbeteren en de naleving van wettelijke normen verbeteren.
Naast het digitaal beheren van deze documenten met een scan-app, kunnen financiële dienstverleners profiteren van onze gratis template voor boekhoudkundige contracten . Deze template behandelt een reeks financiële overeenkomsten, waaronder betalingskosten, belastingen, vertrouwelijkheid, eigendom van werkzaamheden, garanties en overheidswetgeving. Door deze template te gebruiken in combinatie met gedigitaliseerde oplossingen voor documentbeheer, kunnen financiële instellingen hun contractcreatieprocessen stroomlijnen, naleving van de wet- en regelgeving garanderen en hun operationele efficiëntie verbeteren.
Bouw
Bouwbedrijven hebben te maken met documentatie met betrekking tot projectplannen, blauwdrukken, vergunningen en contractuele overeenkomsten. Naast het digitaal beheren van deze documenten met een scan-app en een documentmanagementsysteem (DMS), kunnen bouwbedrijven profiteren van toegang tot een gratis sjabloon voor bouwcontracten . Deze sjabloon omvat diverse bouwcontracten, waaronder onderaannemersovereenkomsten, projectvoorstellen, voorwaarden en vergunningen, en helpt bedrijven bij het vereenvoudigen van contractvormingsprocessen, het beperken van juridische risico's en het waarborgen van consistentie in projectdocumentatie.
Door bouwdocumenten te digitaliseren en te beheren met een scan-app en een DMS, kunnen bedrijven bovendien het projectmanagement verbeteren, de communicatie tussen projectstakeholders stroomlijnen en de naleving van veiligheids- en wettelijke vereisten verbeteren.
Vastgoed
Vastgoedbedrijven verwerken documenten zoals vastgoedbeheercontracten of huurovereenkomsten . Door vastgoeddocumenten te digitaliseren en te beheren met een scan-app en een DMS, kunnen bedrijven transactieprocessen vergemakkelijken, de klantenservice verbeteren en naleving van vastgoedregelgeving en wettelijke vereisten garanderen.
Bovendien biedt onze handtekeningentool makelaars een naadloze oplossing voor het finaliseren van overeenkomsten en contracten. Naast het digitaliseren van documenten stelt deze tool makelaars in staat om juridisch bindende contracten elektronisch en volledig veilig te ondertekenen. Dit stelt hen in staat om het ondertekeningsproces efficiënt te beheren, of ze hun klanten nu persoonlijk ontmoeten of transacties op afstand uitvoeren. Met deze online tool kunnen makelaars hun workflow stroomlijnen, papierloos werken en klanten een gemakkelijke en veilige ondertekeningservaring bieden, wat de algehele efficiëntie en klanttevredenheid verbetert.
Juridische sector
Advocatenkantoren verwerken dagelijks enorme hoeveelheden papieren documentatie, waaronder dossiers, contracten en juridische documenten. Door deze documenten te digitaliseren met een scan-app en ze te beheren in een DMS, kunnen juristen de opslag van documenten beheren en de samenwerking verbeteren. Dit zorgt voor snelle toegang tot cruciale informatie en een betere klantenservice.
De beste documentbeheersystemen
- Templafy om een reeks bestanden binnen het systeem te creëren en deze via één feed te beheren.
- M-File waarschuwt u als een document twee keer is opgeslagen.
- DocuWare voor het integreren van cloudopslag en kantoorautomatisering om een digitale werkplek te creëren.
- Microsoft Sharepoint voor efficiënte samenwerking, opslag, organisatie en delen van documenten binnen een organisatie.
Veelgestelde vragen
Is Google Drive een documentbeheersysteem?
Kan een DMS verschillende soorten documenten verwerken?
Is de overstap van een papieren systeem naar een DMS moeilijk?
Wat is de beste software voor documentbeheer?
Begin nu met scannen.
Scan.Plus is een veilige mobiele scanner die volledig gratis beschikbaar is voor particulieren en bedrijven
Confederatie van Zwitserland
Confederatie Zwitserland
Confederatie Zwitserland
Zwitserse Confederatie
Innosuisse - Zwitsers Innovatieagentschap
