Wat is een digitaal Document Management Systeem (DMS)?
Hoe Scan-apps en Document Management Systemen (DMS) samenwerken om workflows te verbeteren?
Een scan-app zoals Scan.Plus dient als startpunt voor het digitaliseren van fysieke documenten, terwijl het DMS het kader biedt voor het organiseren, beheren, beveiligen en delen van deze digitale documenten. Samen faciliteren ze efficiënt, veilig en toegankelijk documentbeheer, waardoor traditionele papierprocessen worden omgezet in gestroomlijnde digitale workflows en papierloos werken mogelijk wordt.
Digitaal documentbeheer omvat een reeks processen en technologieën die zijn ontworpen om digitale documenten gedurende hun hele levenscyclus te creëren, op te slaan, te organiseren, te beheren en te beveiligen. Hier is hoe Scan.Plus deze processen verbetert en vereenvoudigt:
Scan en digitaliseer papieren documenten (ga papierloos)
Scan.Plus gebruikt geavanceerde AI-gestuurde scantechnologie om papieren documenten om te zetten in digitale formaten. Met hoogwaardige beeldregistratie en Optical Character Recognition (OCR) zorgt Scan.Plus ervoor dat tekst uit gescande documenten nauwkeurig wordt geëxtraheerd, waardoor ze volledig doorzoekbaar en bewerkbaar zijn. Deze documenten worden opgeslagen in digitale formaten zoals PDF, zodat ze klaar zijn voor efficiënt beheer.
Bovendien, als gebruikers documenten elektronisch moeten ondertekenen, is het niet nodig om ze af te drukken. Ze kunnen het hele proces voltooien op hun mobiel of desktop met behulp van een app zoals Sign.Plus, wat zorgt voor naadloos, papierloos documentbeheer en ondertekening. Dit bespaart niet alleen tijd en middelen, maar verbetert ook het gemak en de veiligheid van het omgaan met belangrijke documenten.
Sla gescande documenten op
Zodra documenten zijn gedigitaliseerd met behulp van een scan-app, kunnen ze worden opgeslagen in de app of worden overgebracht naar een document management software. Een DMS biedt een centrale opslagplaats voor deze digitale documenten, waardoor gebruikers ze kunnen organiseren in mappen en categorieën. Dit gestructureerde systeem maakt het gemakkelijker om documenten te beheren en op te halen wanneer dat nodig is.
Zoals eerder vermeld, is het ook mogelijk om al uw documenten in een scan-app te bewaren, zoals het geval is met de Scan.Plus-app. U kunt uw documenten categoriseren en filteren zoals u wilt op basis van categorie. Dit vereenvoudigt de toegang tot uw documenten vanaf elk apparaat, zelfs zonder internetverbinding.
Beveiliging en compliance
Een Document Manager System (DMS) biedt verbeterde beveiligingsfuncties zoals encryptie, toegangscontroles en audit trails, waardoor gescande documenten worden beschermd tegen ongeautoriseerde toegang en naleving van wettelijke vereisten wordt gewaarborgd. Scan-apps hebben doorgaans basisbeveiligingsfuncties, maar wanneer documenten worden overgebracht naar een DMS, profiteren ze van deze geavanceerde beveiligingsmaatregelen.
Wat Scan.Plus betreft, we gebruiken geavanceerde en robuuste data-encryptie om uw vertrouwelijke informatie te beveiligen. Uw privacy is onze topprioriteit en we willen zorgen voor volledige data-encryptie en uw gevoelige informatie beschermen tegen ongeautoriseerde toegang. We willen dat u gerust bent in de wetenschap dat uw gescande documenten worden beschermd in een veilige omgeving.
Deel documenten online en werk samen
Zowel een scan-app als een DMS ondersteunen doorgaans het delen van documenten. Gebruikers kunnen documenten in verschillende bestandsformaten (bijv. PDF, JPEG) rechtstreeks vanuit de scan-app of via het DMS delen. Deze functionaliteit faciliteert samenwerking, waardoor teamleden of externe partijen naadloos toegang hebben tot documenten en eraan kunnen werken.
Met Scan.Plus kunnen gebruikers PDF-documenten rechtstreeks via e-mail delen. Dankzij de e-mailintegratie kunnen gebruikers een document scannen binnen de Scan.Plus-interface, het converteren als een PDF-document en het naar ontvangers verzenden zonder zelfs maar van applicatie te wisselen.
Moet u documenten delen op populaire cloudopslagservices zoals Dropbox of One Drive? Scan.Plus-gebruikers kunnen gescande PDF-documenten rechtstreeks uploaden naar hun Dropbox-accounts, waardoor ze toegankelijk zijn vanaf elk apparaat. Deze integratie stroomlijnt het delen van documenten en zorgt ervoor dat bestanden veilig in de cloud worden opgeslagen.
Welke sectoren profiteren het meest van documentbeheersystemen en scanoplossingen?
Gezondheidszorg
Zorgaanbieders beheren uitgebreide patiëntendossiers, medische overzichten en administratieve documenten. Door patiëntendossiers te digitaliseren met een scan-app en op te slaan in een DMS, kunnen zorgorganisaties de patiëntenzorg verbeteren, de naleving van wettelijke normen zoals HIPAA waarborgen en de operationele efficiëntie verbeteren door gestroomlijnde documentworkflows.
Financiële dienstverlening
Accountancy speelt een cruciale rol in de financiële dienstverlening, waaronder banken, verzekeringen en beleggingsondernemingen. Deze instellingen verwerken een breed scala aan financiële documenten, zoals balansen, winst- en verliesrekeningen, belastingaangiften en auditrapporten. Door financiële documenten te digitaliseren en te beheren met een scan-app en een documentbeheersysteem (DMS), kunnen financiële diensten de boekhoudprocessen vereenvoudigen, de nauwkeurigheid van de financiële rapportage verbeteren en de naleving van wettelijke normen verbeteren.
Naast het digitaal beheren van deze documenten met een scan-app, kunnen financiële dienstverleners profiteren van onze gratis template voor een accountingcontract. Deze template omvat een reeks financiële overeenkomsten, waaronder betalingskosten, belastingen, vertrouwelijkheid, eigendom van werk, garanties en wetgeving. Door deze template te gebruiken in combinatie met gedigitaliseerde documentbeheeroplossingen, kunnen financiële instellingen de processen voor het opstellen van contracten stroomlijnen, de naleving van wet- en regelgeving waarborgen en de operationele efficiëntie verbeteren.
Bouw
Bouwbedrijven hebben te maken met documentatie met betrekking tot projectplannen, blauwdrukken, wettelijke vergunningen en contractuele overeenkomsten. Naast het digitaal beheren van deze documenten met een scan-app en een documentbeheersysteem (DMS), kunnen bouwbedrijven profiteren van toegang tot een gratis template voor een bouwcontract. Deze template omvat een reeks bouw overeenkomsten, waaronder overeenkomsten met onderaannemers, projectvoorstellen, voorwaarden en vergunningen, waardoor bedrijven het opstellen van contracten kunnen vereenvoudigen, juridische risico's kunnen beperken en de consistentie in projectdocumentatie kunnen waarborgen.
Door bouwdocumenten te digitaliseren en te beheren met een scan-app en een DMS, kunnen bedrijven ook het projectmanagement verbeteren, de communicatie tussen project stakeholders stroomlijnen en de naleving van veiligheids- en wettelijke eisen verbeteren.
Vastgoed
Vastgoedbedrijven verwerken documenten zoals contracten voor vastgoedbeheer of huurovereenkomsten. Door vastgoeddossiers te digitaliseren en te beheren met een scan-app en een DMS, kunnen bedrijven transactieprocessen versoepelen, de klantenservice verbeteren en de naleving van vastgoedvoorschriften en wettelijke vereisten waarborgen.
Bovendien biedt onze tool voor handtekeningen makelaars een naadloze oplossing voor het afronden van overeenkomsten en contracten. Naast het digitaliseren van documenten stelt deze tool makelaars in staat om rechtsgeldige contracten elektronisch te ondertekenen met volledige veiligheid. Hierdoor kunnen ze het ondertekeningsproces efficiënt beheren, of ze nu klanten persoonlijk ontmoeten of transacties op afstand uitvoeren. Met deze online tool kunnen makelaars hun workflow stroomlijnen, papierloos werken en klanten een handige en veilige ondertekeningservaring bieden, waardoor de algehele efficiëntie en klanttevredenheid worden verbeterd.
Juridische sector
Advocatenkantoren verwerken dagelijks grote hoeveelheden papieren documentatie, waaronder dossierstukken, contracten en juridische documenten. Door deze documenten te digitaliseren met behulp van een scan-app en ze te beheren binnen een DMS, kunnen juridische professionals de documentopslag beheren en de samenwerking verbeteren, waardoor snelle toegang tot kritieke informatie wordt gegarandeerd en de klantenservice wordt verbeterd.
De beste documentbeheersystemen
- Templafy voor het maken van een reeks bestanden binnen het systeem en het beheren ervan vanuit één feed.
- M-File om u te waarschuwen als een document twee keer is opgeslagen.
- DocuWare voor het integreren van cloudopslag en kantoorautomatisering om een digitale werkplek te creëren.
- Microsoft Sharepoint voor efficiënte samenwerking, opslag, organisatie en het delen van documenten binnen een organisatie.
Veelgestelde vragen
Is Google Drive een documentbeheersysteem?
Kan een DMS verschillende soorten documenten verwerken?
Is het moeilijk om over te stappen van een papieren systeem naar een DMS?
Wat is de beste software voor documentbeheer?
Begin nu met scannen.
Scan.Plus is een veilige mobiele scanner die volledig gratis beschikbaar is voor particulieren en bedrijven
Confédération Suisse
Confederazione Svizzera
Confederaziun Svizra
Swiss Confederation
Innosuisse - Swiss Innovation Agency
