¿Qué es un sistema de gestión de documentos digitales (DMS)?
¿Cómo colaboran las aplicaciones de escaneo y los sistemas de gestión de documentos (DMS) para mejorar los flujos de trabajo?
Una aplicación de escaneo como Scan.Plus sirve como punto de entrada para digitalizar documentos físicos, mientras que el DMS proporciona el marco para organizar, gestionar, proteger y compartir estos documentos digitales. Juntos, facilitan una gestión de documentos eficiente, segura y accesible, transformando los procesos tradicionales en papel en flujos de trabajo digitales optimizados y sin papel.
La gestión de documentos digitales implica una serie de procesos y tecnologías diseñadas para crear, almacenar, organizar, gestionar y proteger documentos digitales a lo largo de su ciclo de vida. Así es como Scan.Plus mejora y simplifica estos procesos:
Escanear y digitalizar documentos en papel (sin papel)
Scan.Plus utiliza tecnología de escaneo avanzada impulsada por IA para convertir documentos en papel en formatos digitales. Con captura de imágenes de alta calidad y reconocimiento óptico de caracteres (OCR), Scan.Plus garantiza que el texto de los documentos escaneados se extraiga con precisión, haciéndolos totalmente buscables y editables. Estos documentos se almacenan en formatos digitales como PDF, lo que garantiza que estén listos para una gestión eficiente.
Además, si los usuarios necesitan firmar documentos electrónicamente, no es necesario imprimirlos. Pueden completar todo el proceso en su móvil o escritorio utilizando una aplicación equipada como Sign.Plus, lo que permite una gestión y firma de documentos sin papel y sin problemas. Esto no solo ahorra tiempo y recursos, sino que también mejora la comodidad y la seguridad del manejo de documentos importantes.
Almacenar documentos escaneados
Una vez que los documentos se digitalizan mediante una aplicación de escaneo, se pueden almacenar dentro de la aplicación o transferir a un software de gestión de documentos. Un DMS proporciona un repositorio centralizado para estos documentos digitales, lo que permite a los usuarios organizarlos en carpetas y categorías. Este sistema estructurado facilita la gestión y la recuperación de documentos cuando es necesario.
Como se mencionó anteriormente, también es posible mantener todos sus documentos dentro de una aplicación de escaneo, como es el caso de la aplicación Scan.Plus. Puede clasificar sus documentos y filtrar sus documentos como desee según la categoría. Esto simplifica el acceso a sus documentos desde cualquier dispositivo, incluso sin conexión a Internet.
Seguridad y cumplimiento
Un sistema de gestión de documentos (DMS) ofrece funciones de seguridad mejoradas, como el cifrado, los controles de acceso y los registros de auditoría, que protegen los documentos escaneados del acceso no autorizado y garantizan el cumplimiento de los requisitos normativos. Las aplicaciones de escaneo suelen tener funciones de seguridad básicas, pero cuando los documentos se transfieren a un DMS, se benefician de estas medidas de seguridad avanzadas.
En cuanto a Scan.Plus, utilizamos un cifrado de datos avanzado y robusto para proteger su información confidencial. Su privacidad es nuestra máxima prioridad y queremos garantizar el cifrado completo de los datos y proteger su información confidencial del acceso no autorizado. Queremos que esté tranquilo sabiendo que sus documentos escaneados están protegidos dentro de un entorno seguro.
Comparte documentos en línea y colabora
Tanto una aplicación de escaneo como un DMS suelen soportar el intercambio de documentos. Los usuarios pueden compartir documentos en varios formatos de archivo (por ejemplo, PDF, JPEG) directamente desde la aplicación de escaneo o a través del DMS. Esta funcionalidad facilita la colaboración, permitiendo que los miembros del equipo o partes externas accedan y trabajen en documentos sin problemas.
Scan.Plus permite a los usuarios compartir documentos PDF directamente por correo electrónico. Con la integración de correo electrónico, los usuarios pueden escanear un documento dentro de la interfaz de Scan.Plus, convertirlo en un documento PDF y enviarlo a los destinatarios sin siquiera cambiar de aplicación.
¿Necesitas compartir documentos en servicios de almacenamiento en la nube populares como Dropbox o One Drive? Los usuarios de Scan.Plus pueden subir documentos PDF escaneados directamente a sus cuentas de Dropbox, haciéndolos accesibles desde cualquier dispositivo. Esta integración agiliza el intercambio de documentos y asegura que los archivos estén almacenados de forma segura en la nube.
¿Qué industrias se benefician más de los sistemas de gestión de documentos y soluciones de escaneo?
Cuidado de la salud
Los proveedores de atención médica gestionan extensos historiales de pacientes, historiales médicos y documentos administrativos. Al digitalizar los registros de los pacientes con una aplicación de escaneo y almacenarlos en un DMS, las organizaciones de atención médica pueden mejorar la prestación de atención al paciente, garantizar el cumplimiento de las normas reglamentarias como HIPAA y mejorar la eficiencia operativa a través de flujos de trabajo de documentos optimizados.
Servicios financieros
La contabilidad desempeña un papel crucial en los servicios financieros, incluyendo la banca, los seguros y las empresas de inversión. Estas instituciones manejan una amplia gama de documentos financieros, como balances, estados de resultados, declaraciones de impuestos e informes de auditoría. Al digitalizar y gestionar los documentos financieros con una aplicación de escaneo y un sistema de gestión de documentos (DMS), los servicios financieros pueden simplificar los procesos contables, mejorar la precisión de los informes financieros y mejorar el cumplimiento de las normas reglamentarias.
Además de gestionar estos documentos digitalmente con una aplicación de escaneo, los proveedores de servicios financieros pueden beneficiarse de nuestra plantilla de contrato de contabilidad gratuita. Esta plantilla cubre una variedad de acuerdos financieros, incluyendo tarifas de pago, impuestos, confidencialidad, propiedad del trabajo, garantías y leyes gubernamentales. Al aprovechar esta plantilla junto con las soluciones de gestión de documentos digitalizados, las instituciones financieras pueden agilizar los procesos de creación de contratos, garantizar el cumplimiento legal y mejorar la eficiencia operativa.
Construcción
Las empresas de construcción se ocupan de la documentación relacionada con los planos de proyecto, los planos técnicos, los permisos reglamentarios y los acuerdos contractuales. Además de gestionar estos documentos digitalmente con una aplicación de escaneo y un sistema de gestión de documentos (DMS), las empresas de construcción pueden beneficiarse del acceso a una plantilla de contrato de construcción gratuita. Esta plantilla cubre una variedad de acuerdos de construcción, incluyendo acuerdos de subcontratistas, propuestas de proyectos, términos, permisos, ayudando a las empresas a simplificar los procesos de creación de contratos, mitigar los riesgos legales y garantizar la consistencia en la documentación del proyecto.
Al digitalizar y gestionar los documentos de construcción con una aplicación de escaneo y un DMS, las empresas también pueden mejorar la gestión de proyectos, agilizar la comunicación entre las partes interesadas del proyecto y mejorar el cumplimiento de los requisitos de seguridad y reglamentarios.
Bienes raíces
Las empresas de bienes raíces manejan documentos tales como contratos de administración de propiedades, o contratos de arrendamiento. Al digitalizar y gestionar los documentos de bienes raíces con una aplicación de escaneo y un DMS, las empresas pueden facilitar los procesos de transacción, mejorar el servicio al cliente y garantizar el cumplimiento de las regulaciones de bienes raíces y los requisitos legales.
Además, nuestra herramienta de firma ofrece a los agentes de bienes raíces una solución perfecta para finalizar acuerdos y contratos. Además de digitalizar documentos, esta herramienta permite a los agentes de bienes raíces firmar contratos legalmente vinculantes electrónicamente con total seguridad. Esto les permite gestionar eficientemente el proceso de firma, ya sea que se reúnan con los clientes en persona o realicen transacciones de forma remota. Con esta herramienta en línea, los agentes de bienes raíces pueden agilizar su flujo de trabajo, eliminar el papel y brindar a los clientes una experiencia de firma conveniente y segura, mejorando la eficiencia general y la satisfacción del cliente.
Industria legal
Los bufetes de abogados manejan grandes cantidades de documentación en papel todos los días, incluyendo expedientes de casos, contratos y escritos legales. Al digitalizar estos documentos utilizando una aplicación de escaneo y gestionarlos dentro de un DMS, los profesionales del derecho pueden gestionar el almacenamiento de documentos y mejorar la colaboración, garantizando un acceso rápido a la información crítica y mejorando el servicio al cliente.
Los Mejores Sistemas de Gestión de Documentos
- Templafy para crear una variedad de archivos dentro del sistema y gestionarlos desde un solo feed.
- M-File para alertarte si un documento ha sido guardado dos veces.
- DocuWare para integrar el almacenamiento en la nube y la automatización de oficinas para crear un lugar de trabajo digital.
- Microsoft Sharepoint para la colaboración, el almacenamiento, la organización y el intercambio eficientes de documentos dentro de una organización.
Preguntas frecuentes
¿Es Google Drive un sistema de gestión de documentos?
¿Puede un DMS manejar diferentes tipos de documentos?
¿Es difícil hacer la transición de un sistema basado en papel a un DMS?
¿Cuál es el mejor software de gestión de documentos?
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