Was ist ein digitales Dokumentenmanagementsystem (DMS)?
Wie Scan-Apps und Dokumentenmanagementsysteme (DMS) zusammenarbeiten, um Arbeitsabläufe zu verbessern
Eine Scan-App wie Scan.Plus dient als Einstiegspunkt zur Digitalisierung physischer Dokumente, während das DMS den Rahmen für die Organisation, Verwaltung, Sicherung und Freigabe dieser digitalen Dokumente bietet. Zusammen ermöglichen sie eine effiziente, sichere und zugängliche Dokumentenverwaltung, wodurch traditionelle papierbasierte Prozesse in optimierte digitale Arbeitsabläufe umgewandelt werden und Sie papierlos arbeiten können.
Die digitale Dokumentenverwaltung umfasst eine Reihe von Prozessen und Technologien, die dazu dienen, digitale Dokumente während ihres gesamten Lebenszyklus zu erstellen, zu speichern, zu organisieren, zu verwalten und zu sichern. So verbessert und vereinfacht Scan.Plus diese Prozesse:
Papierdokumente scannen und digitalisieren (papierlos arbeiten)
Scan.Plus nutzt fortschrittliche KI-gestützte Scantechnologie, um Papierdokumente in digitale Formate umzuwandeln. Mit hochwertiger Bildaufnahme und Optischer Zeichenerkennung (OCR) stellt Scan.Plus sicher, dass Text aus gescannten Dokumenten präzise extrahiert wird, sodass sie vollständig durchsuchbar und bearbeitbar sind. Diese Dokumente werden in digitalen Formaten wie PDF gespeichert und sind somit bereit für eine effiziente Verwaltung.
Wenn Nutzer außerdem Dokumente elektronisch unterschreiben möchten, ist es nicht nötig, sie auszudrucken. Sie können den gesamten Vorgang auf ihrem Mobilgerät oder Desktop mit einer entsprechend ausgestatteten App wie Sign.Plus durchführen, was eine nahtlose, papierlose Dokumentenverwaltung und -unterzeichnung ermöglicht. Dies spart nicht nur Zeit und Ressourcen, sondern erhöht auch den Komfort und die Sicherheit beim Umgang mit wichtigen Dokumenten.
Gescannte Dokumente speichern
Sobald Dokumente mit einer Scan-App digitalisiert wurden, können sie innerhalb der App gespeichert oder an eine Dokumentenmanagement-Software übertragen werden. Ein DMS bietet ein zentrales Repository für diese digitalen Dokumente und ermöglicht es Nutzern, sie in Ordner und Kategorien zu organisieren. Dieses strukturierte System erleichtert die Verwaltung und den Abruf von Dokumenten bei Bedarf.
Wie bereits oben erwähnt, ist es auch möglich, alle Ihre Dokumente innerhalb einer Scan-App aufzubewahren, wie es bei der Scan.Plus-App der Fall ist. Sie können Ihre Dokumente kategorisieren und nach Kategorie filtern, wie Sie es wünschen. Dies vereinfacht den Zugriff auf Ihre Dokumente von jedem Gerät aus, selbst ohne Internetverbindung.
Sicherheit und Compliance
Ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) bietet erweiterte Sicherheitsfunktionen wie Verschlüsselung, Zugriffskontrollen und Prüfprotokolle, die gescannte Dokumente vor unbefugtem Zugriff schützen und die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften sicherstellen. Scan-Apps verfügen in der Regel über grundlegende Sicherheitsfunktionen, aber sobald Dokumente in ein DMS übertragen werden, profitieren sie von diesen erweiterten Sicherheitsmaßnahmen.
Was Scan.Plus betrifft, verwenden wir fortschrittliche und robuste Datenverschlüsselung, um Ihre vertraulichen Informationen zu schützen. Ihre Privatsphäre hat für uns höchste Priorität, und wir möchten eine vollständige Datenverschlüsselung gewährleisten sowie Ihre sensiblen Informationen vor unbefugtem Zugriff schützen. Wir möchten, dass Sie sich sicher fühlen, im Wissen, dass Ihre gescannten Dokumente in einer sicheren Umgebung geschützt sind.
Dokumente online teilen und zusammenarbeiten
Sowohl eine Scan-App als auch ein DMS unterstützen in der Regel die Dokumentenfreigabe. Nutzer können Dokumente in verschiedenen Dateiformaten (z. B. PDF, JPEG) direkt aus der Scan-App oder über das DMS teilen. Diese Funktion erleichtert die Zusammenarbeit und ermöglicht es Teammitgliedern oder externen Parteien, nahtlos auf Dokumente zuzugreifen und daran zu arbeiten.
Mit Scan.Plus können Nutzer PDF-Dokumente direkt per E-Mail teilen. Durch die E-Mail-Integration können Nutzer ein Dokument innerhalb der Scan.Plus-Oberfläche scannen, es in ein PDF-Dokument umwandeln und an Empfänger senden, ohne die Anwendung zu wechseln.
Müssen Sie Dokumente auf beliebten Cloud-Speicherdiensten wie Dropbox oder One Drive teilen? Scan.Plus-Nutzer können gescannte PDF-Dokumente direkt in ihre Dropbox-Konten hochladen, sodass sie von jedem Gerät aus zugänglich sind. Diese Integration optimiert die Dokumentenfreigabe und stellt sicher, dass Dateien sicher in der Cloud gespeichert werden.
Welche Branchen profitieren am meisten von Dokumentenmanagementsystemen und Scanlösungen?
Gesundheitswesen
Gesundheitsdienstleister verwalten umfangreiche Patientenakten, medizinische Unterlagen und Verwaltungsdokumente. Durch die Digitalisierung von Patientenakten mit einer Scan-App und deren Speicherung in einem DMS können Gesundheitsorganisationen die Patientenversorgung verbessern, die Einhaltung regulatorischer Standards wie HIPAA sicherstellen und die betriebliche Effizienz durch optimierte Dokumentenabläufe steigern.
Finanzdienstleistungen
Buchhaltung spielt eine entscheidende Rolle im Finanzdienstleistungssektor, einschließlich Banken, Versicherungen und Investmentgesellschaften. Diese Institutionen bearbeiten eine Vielzahl von Finanzdokumenten wie Bilanzen, Gewinn- und Verlustrechnungen, Steuererklärungen und Prüfberichte. Durch die Digitalisierung und Verwaltung von Finanzdokumenten mit einer Scan-App und einem Dokumentenmanagementsystem (DMS) können Finanzdienstleister Buchhaltungsprozesse vereinfachen, die Genauigkeit der Finanzberichterstattung verbessern und die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften stärken.
Neben der digitalen Verwaltung dieser Dokumente mit einer Scan-App können Finanzdienstleister von unserer kostenlosen Buchhaltungsvertragsvorlage profitieren. Diese Vorlage umfasst eine Reihe von Finanzvereinbarungen, einschließlich Zahlungsgebühren, Steuern, Vertraulichkeit, Eigentum an Arbeitsergebnissen, Garantien und gesetzlichen Bestimmungen. Durch die Nutzung dieser Vorlage in Kombination mit digitalisierten Dokumentenmanagementlösungen können Finanzinstitute Vertragserstellungsprozesse straffen, die Rechtskonformität sicherstellen und die betriebliche Effizienz steigern.
Bauwesen
Bauunternehmen befassen sich mit Dokumentationen zu Projektplänen, Baupläne, behördlichen Genehmigungen und Vertragsvereinbarungen. Neben der digitalen Verwaltung dieser Dokumente mit einer Scan-App und einem Dokumentenmanagementsystem (DMS) können Bauunternehmen von einer kostenlosen Bauvertragsvorlage profitieren. Diese Vorlage umfasst eine Reihe von Bauverträgen, einschließlich Vereinbarungen mit Subunternehmern, Projektangebote, Bedingungen und Genehmigungen, und hilft Unternehmen, Vertragserstellungsprozesse zu vereinfachen, rechtliche Risiken zu mindern und Konsistenz in der Projektdokumentation zu gewährleisten.
Durch die Digitalisierung und Verwaltung von Baudokumenten mit einer Scan-App und einem DMS können Unternehmen außerdem das Projektmanagement verbessern, die Kommunikation zwischen den Projektbeteiligten optimieren und die Einhaltung von Sicherheits- und gesetzlichen Vorschriften stärken.
Immobilien
Immobilienunternehmen bearbeiten Dokumente wie Immobilienverwaltungsverträge oder Mietvertrags-Vereinbarungen. Durch die Digitalisierung und Verwaltung von Immobiliendokumenten mit einer Scan-App und einem DMS können Unternehmen Transaktionsprozesse beschleunigen, den Kundenservice verbessern und die Einhaltung von Immobilienvorschriften und gesetzlichen Anforderungen sicherstellen.
Darüber hinaus bietet unser Signatur-Tool Immobilienmaklern eine nahtlose Lösung zum Abschließen von Vereinbarungen und Verträgen. Neben der Digitalisierung von Dokumenten ermöglicht dieses Tool Maklern, rechtsverbindliche Verträge elektronisch mit vollständiger Sicherheit zu unterschreiben. Dadurch können sie den Unterschriftsprozess effizient verwalten, egal ob sie Kunden persönlich treffen oder Transaktionen aus der Ferne abwickeln. Mit diesem Online-Tool können Makler ihren Arbeitsablauf optimieren, papierlos arbeiten und Kunden ein bequemes und sicheres Unterschriftserlebnis bieten, was die Effizienz und Kundenzufriedenheit insgesamt steigert.
Rechtsbranche
Anwaltskanzleien bearbeiten täglich große Mengen papierbasierter Dokumentation, einschließlich Fallakten, Verträgen und juristischer Schriftsätze. Durch die Digitalisierung dieser Dokumente mit einer Scan-App und deren Verwaltung in einem DMS können Rechtsexperten die Dokumentenablage verwalten und die Zusammenarbeit verbessern, wodurch ein schneller Zugriff auf wichtige Informationen gewährleistet und der Kundenservice verbessert wird.
Die besten Dokumentenmanagementsysteme
- Templafy zum Erstellen einer Vielzahl von Dateien innerhalb des Systems und deren Verwaltung über einen einzigen Feed.
- M-File, das Sie benachrichtigt, wenn ein Dokument zweimal gespeichert wurde.
- DocuWare zur Integration von Cloud-Speicher und Büroautomatisierung zur Schaffung eines digitalen Arbeitsplatzes.
- Microsoft SharePoint für effiziente Zusammenarbeit, Speicherung, Organisation und Freigabe von Dokumenten innerhalb einer Organisation.
Häufig gestellte Fragen
Ist Google Drive ein Dokumentenmanagementsystem?
Kann ein DMS verschiedene Dokumenttypen verarbeiten?
Ist es schwierig, von einem papierbasierten System auf ein DMS umzusteigen?
Was ist die beste Software für Dokumentenmanagement?
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Scan.Plus ein sicherer mobiler Scanner, der für Privatpersonen und Unternehmen verfügbar ist.
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