Was ist ein digitales Dokumentenmanagementsystem (DMS)?
Wie Scan-Apps und Dokumentenmanagementsysteme (DMS) zusammenarbeiten, um Arbeitsabläufe zu verbessern?
Eine Scan-App wie Scan.Plus dient als Ausgangspunkt für die Digitalisierung physischer Dokumente, während das DMS den Rahmen für die Organisation, Verwaltung, Sicherung und gemeinsame Nutzung dieser digitalen Dokumente bietet. Zusammen ermöglichen sie ein effizientes, sicheres und zugängliches Dokumentenmanagement, das traditionelle papierbasierte Prozesse in optimierte digitale Arbeitsabläufe verwandelt und die Papierverschwendung reduziert.
Das digitale Dokumentenmanagement umfasst eine Reihe von Prozessen und Technologien, die entwickelt wurden, um digitale Dokumente während ihres gesamten Lebenszyklus zu erstellen, zu speichern, zu organisieren, zu verwalten und zu sichern. So verbessert und vereinfacht Scan.Plus diese Prozesse:
Papierdokumente scannen und digitalisieren (papierlos werden)
Scan.Plus verwendet fortschrittliche KI-gestützte Scantechnologie, um Papierdokumente in digitale Formate umzuwandeln. Mit hochwertiger Bilderfassung und optischer Zeichenerkennung (OCR) stellt Scan.Plus sicher, dass Text aus gescannten Dokumenten genau extrahiert wird, wodurch sie vollständig durchsuchbar und bearbeitbar werden. Diese Dokumente werden in digitalen Formaten wie PDF gespeichert, um ein effizientes Management zu gewährleisten.
Wenn Benutzer außerdem Dokumente elektronisch signieren müssen, müssen sie diese nicht ausdrucken. Sie können den gesamten Vorgang auf ihrem Mobiltelefon oder Desktop mithilfe einer entsprechenden App wie Sign.Plus abschließen, was ein nahtloses, papierloses Dokumentenmanagement und eine nahtlose Signierung ermöglicht. Dies spart nicht nur Zeit und Ressourcen, sondern erhöht auch den Komfort und die Sicherheit im Umgang mit wichtigen Dokumenten.
Gescannten Dokumente speichern
Sobald Dokumente mit einer Scan-App digitalisiert sind, können sie innerhalb der App gespeichert oder an eine Dokumentenmanagement-Software übertragen werden. Ein DMS bietet ein zentrales Repository für diese digitalen Dokumente, das es den Benutzern ermöglicht, sie in Ordnern und Kategorien zu organisieren. Dieses strukturierte System erleichtert die Verwaltung und den Abruf von Dokumenten, wenn sie benötigt werden.
Wie bereits oben erwähnt, ist es auch möglich, alle Ihre Dokumente innerhalb einer Scan-App zu behalten, wie es bei der Scan.Plus-App der Fall ist. Sie können Ihre Dokumente kategorisieren und filtern, wie Sie möchten, basierend auf der Kategorie. Dies vereinfacht den Zugriff auf Ihre Dokumente von jedem Gerät aus, selbst ohne Internetverbindung.
Sicherheit und Compliance
Ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) bietet erweiterte Sicherheitsfunktionen wie Verschlüsselung, Zugriffskontrollen und Prüfprotokolle, die gescannte Dokumente vor unbefugtem Zugriff schützen und die Einhaltung von Vorschriften gewährleisten. Scanning-Apps verfügen in der Regel über grundlegende Sicherheitsfunktionen, aber wenn Dokumente in ein DMS übertragen werden, profitieren sie von diesen fortschrittlichen Sicherheitsmaßnahmen.
Bezüglich Scan.Plus verwenden wir fortschrittliche und robuste Datenverschlüsselung, um Ihre vertraulichen Informationen zu sichern. Ihre Privatsphäre hat für uns oberste Priorität, und wir möchten vollständige Datenverschlüsselung gewährleisten und Ihre sensiblen Informationen vor unbefugtem Zugriff schützen. Wir möchten, dass Sie beruhigt sind, da Ihre gescannten Dokumente in einer sicheren Umgebung geschützt sind.
Dokumente online teilen und zusammenarbeiten
Sowohl eine Scan-App als auch ein DMS unterstützen typischerweise das Teilen von Dokumenten. Benutzer können Dokumente in verschiedenen Dateiformaten (z. B. PDF, JPEG) direkt aus der Scan-App oder über das DMS teilen. Diese Funktionalität erleichtert die Zusammenarbeit, da Teammitglieder oder externe Parteien nahtlos auf Dokumente zugreifen und daran arbeiten können.
Scan.Plus ermöglicht es Benutzern, PDF-Dokumente direkt per E-Mail zu teilen. Mit der E-Mail-Integration können Benutzer ein Dokument innerhalb der Scan.Plus-Oberfläche scannen, es als PDF-Dokument konvertieren und es an Empfänger senden, ohne die Anwendungen wechseln zu müssen.
Müssen Sie Dokumente auf beliebten Cloud-Speicherdiensten wie Dropbox oder One Drive teilen? Scan.Plus-Benutzer können gescannte PDF-Dokumente direkt in ihre Dropbox-Konten hochladen, sodass sie von jedem Gerät aus zugänglich sind. Diese Integration optimiert das Teilen von Dokumenten und stellt sicher, dass Dateien sicher in der Cloud gespeichert sind.
Welche Branchen profitieren am meisten von Dokumentenmanagementsystemen und Scanning-Lösungen?
Gesundheitswesen
Gesundheitsdienstleister verwalten umfangreiche Patientenakten, medizinische Unterlagen und administrative Dokumente. Durch die Digitalisierung von Patientenakten mit einer Scan-App und deren Speicherung in einem DMS können Gesundheitsorganisationen die Patientenversorgung verbessern, die Einhaltung von Vorschriften wie HIPAA sicherstellen und die betriebliche Effizienz durch optimierte Dokumentenworkflows steigern.
Finanzdienstleistungen
Das Rechnungswesen spielt eine entscheidende Rolle bei Finanzdienstleistungen, einschließlich Banken, Versicherungen und Investmentfirmen. Diese Institutionen verwalten eine breite Palette von Finanzdokumenten, wie z. B. Bilanzen, Gewinn- und Verlustrechnungen, Steuererklärungen und Prüfberichte. Durch die Digitalisierung und Verwaltung von Finanzdokumenten mit einer Scan-App und einem Dokumentenmanagementsystem (DMS) können Finanzdienstleistungen die Buchhaltungsprozesse vereinfachen, die Genauigkeit der Finanzberichterstattung verbessern und die Einhaltung von Vorschriften verbessern.
Zusätzlich zur digitalen Verwaltung dieser Dokumente mit einer Scan-App können Finanzdienstleister von unserer kostenlosen Rechnungslegungsvertragsvorlage profitieren. Diese Vorlage deckt eine Reihe von Finanzvereinbarungen ab, einschließlich Zahlungsgebühren, Steuern, Vertraulichkeit, Eigentumsrechte an der Arbeit, Garantien und staatliche Gesetze. Durch die Nutzung dieser Vorlage zusammen mit digitalisierten Dokumentenmanagementlösungen können Finanzinstitute die Prozesse zur Vertragserstellung rationalisieren, die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften sicherstellen und die betriebliche Effizienz steigern.
Bauwesen
Bauunternehmen verarbeiten Dokumentationen im Zusammenhang mit Projektplänen, Bauplänen, behördlichen Genehmigungen und vertraglichen Vereinbarungen. Zusätzlich zur digitalen Verwaltung dieser Dokumente mit einer Scan-App und einem Dokumentenmanagementsystem (DMS) können Bauunternehmen von dem Zugriff auf eine kostenlose Bauvertragsvorlage profitieren. Diese Vorlage deckt eine Reihe von Bauvereinbarungen ab, einschließlich Subunternehmervereinbarungen, Projektvorschläge, Bedingungen, Genehmigungen, und hilft Unternehmen, die Prozesse zur Vertragserstellung zu vereinfachen, die rechtlichen Risiken zu mindern und die Konsistenz in der Projektdokumentation sicherzustellen.
Durch die Digitalisierung und Verwaltung von Baudokumenten mit einer Scan-App und einem DMS können Unternehmen auch das Projektmanagement verbessern, die Kommunikation zwischen den Projektbeteiligten rationalisieren und die Einhaltung von Sicherheits- und behördlichen Anforderungen verbessern.
Immobilien
Immobilienfirmen verwalten Dokumente wie Immobilienverwaltungsverträge oder Mietverträge. Durch die Digitalisierung und Verwaltung von Immobiliendokumenten mit einer Scan-App und einem DMS können Unternehmen die Transaktionsprozesse beschleunigen, den Kundenservice verbessern und die Einhaltung von Immobilienvorschriften und gesetzlichen Anforderungen sicherstellen.
Darüber hinaus bietet unser Signatur-Tool Immobilienmaklern eine nahtlose Lösung für die Finalisierung von Vereinbarungen und Verträgen. Zusätzlich zur Digitalisierung von Dokumenten ermöglicht dieses Tool Immobilienmaklern, rechtsverbindliche Verträge elektronisch mit vollständiger Sicherheit zu unterzeichnen. Dies ermöglicht es ihnen, den Unterzeichnungsprozess effizient zu verwalten, egal ob sie Kunden persönlich treffen oder Transaktionen aus der Ferne durchführen. Mit diesem Online-Tool können Immobilienmakler ihren Workflow rationalisieren, papierlos arbeiten und ihren Kunden ein komfortables und sicheres Unterzeichnungserlebnis bieten, was die Gesamteffizienz und Kundenzufriedenheit steigert.
Rechtsbranche
Anwaltskanzleien verarbeiten täglich eine große Menge an papierbasierten Dokumenten, darunter Fallakten, Verträge und Schriftsätze. Durch die Digitalisierung dieser Dokumente mit einer Scan-App und deren Verwaltung in einem DMS können Juristen die Dokumentenablage verwalten und die Zusammenarbeit verbessern, wodurch ein schneller Zugriff auf wichtige Informationen gewährleistet und der Kundenservice verbessert wird.
Die besten Dokumentenmanagementsysteme
- Templafy zum Erstellen einer Reihe von Dateien innerhalb des Systems und zum Verwalten dieser über einen einzigen Feed.
- M-File, um Sie zu benachrichtigen, wenn ein Dokument zweimal gespeichert wurde.
- DocuWare zur Integration von Cloud-Speicher und Büroautomation, um einen digitalen Arbeitsplatz zu schaffen.
- Microsoft Sharepoint für effiziente Zusammenarbeit, Speicherung, Organisation und gemeinsame Nutzung von Dokumenten innerhalb einer Organisation.
FAQs
Ist Google Drive ein Dokumentenmanagementsystem?
Kann ein DMS verschiedene Arten von Dokumenten verwalten?
Ist es schwierig, von einem papierbasierten System auf ein DMS umzusteigen?
Was ist die beste Dokumentenmanagementsoftware?
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Scan.Plus ist ein sicherer mobiler Scanner, der für Privatpersonen und Unternehmen völlig kostenlos verfügbar ist.
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