Was ist ein digitales Dokumentenmanagementsystem (DMS)?
Wie Scan-Apps und Dokumentenmanagementsysteme (DMS) zusammenwirken, um Arbeitsabläufe zu verbessern
Eine Scan-App wie Scan.Plus dient als Einstiegspunkt für die Digitalisierung physischer Dokumente, während das DMS den Rahmen für die Organisation, Verwaltung, Sicherung und Weitergabe dieser digitalen Dokumente bietet. Gemeinsam ermöglichen sie eine effiziente, sichere und zugängliche Dokumentenverwaltung und verwandeln herkömmliche papierbasierte Prozesse in optimierte digitale Arbeitsabläufe – so gelingt der Umstieg auf papierlose Prozesse.
Die digitale Dokumentenverwaltung umfasst eine Reihe von Prozessen und Technologien, die dazu dienen, digitale Dokumente über ihren gesamten Lebenszyklus hinweg zu erstellen, zu speichern, zu organisieren, zu verwalten und zu sichern. So verbessert und vereinfacht Scan.Plus diese Prozesse:
Papierdokumente scannen und digitalisieren (papierlos werden)
Scan.Plus nutzt fortschrittliche KI-gestützte Scantechnologie, um Papierdokumente in digitale Formate umzuwandeln. Mit hochwertiger Bilderfassung und optischer Zeichenerkennung (OCR) stellt Scan.Plus sicher, dass der Text aus gescannten Dokumenten präzise extrahiert wird, sodass diese vollständig durchsuchbar und bearbeitbar sind. Diese Dokumente werden in digitalen Formaten wie PDF gespeichert und sind so bereit für eine effiziente Verwaltung.
Wenn Nutzer außerdem Dokumente elektronisch unterschreiben müssen, ist kein Ausdrucken erforderlich. Sie können den gesamten Vorgang auf ihrem Mobilgerät oder Desktop mit einer entsprechenden App wie Sign.Plus abschließen, was eine nahtlose, papierlose Dokumentenverwaltung und -unterschrift ermöglicht. Das spart nicht nur Zeit und Ressourcen, sondern erhöht auch den Komfort und die Sicherheit beim Umgang mit wichtigen Dokumenten.
Gescannte Dokumente speichern
Sobald Dokumente mit einer Scan-App digitalisiert wurden, können sie innerhalb der App gespeichert oder in eine Dokumentenmanagement-Software übertragen werden. Ein DMS bietet ein zentrales Repository für diese digitalen Dokumente und ermöglicht es Nutzern, sie in Ordner und Kategorien zu organisieren. Dieses strukturierte System macht es einfacher, Dokumente zu verwalten und bei Bedarf wiederzufinden. Es ist auch möglich, gescannte Dokumente innerhalb einer Scan-App zu behalten. Mit Scan.Plus können Sie auf Ihre gescannten Dokumente aus der App zugreifen, sie überprüfen und bei Bedarf bearbeiten oder teilen.
Sicherheit und Compliance
Ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) bietet erweiterte Sicherheitsfunktionen wie Verschlüsselung, Zugriffskontrollen und Audit-Protokolle, die gescannte Dokumente vor unbefugtem Zugriff schützen und die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften sicherstellen. Scan-Apps verfügen in der Regel über grundlegende Sicherheitsfunktionen, aber wenn Dokumente in ein DMS übertragen werden, profitieren sie von diesen erweiterten Sicherheitsmaßnahmen.
Bei Scan.Plus setzen wir auf fortschrittliche und robuste Datenverschlüsselung, um Ihre vertraulichen Informationen zu sichern. Ihre Privatsphäre hat für uns höchste Priorität, und wir möchten eine vollständige Datenverschlüsselung gewährleisten und Ihre sensiblen Informationen vor unbefugtem Zugriff schützen. Sie können sich darauf verlassen, dass Ihre gescannten Dokumente in einer sicheren Umgebung geschützt sind.
Dokumente online teilen und zusammenarbeiten
Sowohl eine Scan-App als auch ein DMS unterstützen in der Regel die Dokumentenweitergabe. Nutzer können Dokumente in verschiedenen Dateiformaten (z. B. PDF, JPEG) direkt aus der Scan-App oder über das DMS teilen. Diese Funktion erleichtert die Zusammenarbeit und ermöglicht es Teammitgliedern oder externen Parteien, nahtlos auf Dokumente zuzugreifen und daran zu arbeiten.
Scan.Plus ermöglicht es Nutzern, PDF-Dokumente direkt per E-Mail zu teilen. Durch die E-Mail-Integration können Nutzer ein Dokument innerhalb der Scan.Plus-Oberfläche scannen, als PDF-Dokument konvertieren und an Empfänger senden, ohne dabei die Anwendung wechseln zu müssen.
Müssen Sie Dokumente über beliebte Cloud-Speicherdienste wie Dropbox oder OneDrive teilen? Scan.Plus-Nutzer können gescannte PDF-Dokumente direkt in ihre Dropbox-Konten hochladen und so von jedem Gerät aus darauf zugreifen. Diese Integration vereinfacht die Dokumentenweitergabe und stellt sicher, dass Dateien sicher in der Cloud gespeichert werden.
Welche Branchen profitieren am meisten von Dokumentenmanagementsystemen und Scanlösungen?
Gesundheitswesen
Anbieter im Gesundheitswesen verwalten umfangreiche Patientenakten, medizinische Unterlagen und Verwaltungsdokumente. Durch die Digitalisierung von Patientenakten mit einer Scan-App und deren Speicherung in einem DMS können Gesundheitsorganisationen die Patientenversorgung verbessern, die Dokumentensicherheit stärken und die betriebliche Effizienz durch optimierte Dokumentenabläufe steigern.
Finanzdienstleistungen
Die Buchhaltung spielt eine entscheidende Rolle im Finanzdienstleistungssektor, einschließlich Banken, Versicherungen und Investmentfirmen. Diese Institutionen bearbeiten eine Vielzahl von Finanzdokumenten wie Bilanzen, Gewinn- und Verlustrechnungen, Steuererklärungen und Prüfberichte. Durch die Digitalisierung und Verwaltung von Finanzdokumenten mit einer Scan-App und einem Dokumentenmanagementsystem (DMS) können Finanzdienstleister Buchhaltungsprozesse vereinfachen, die Genauigkeit der Finanzberichterstattung verbessern und die Einhaltung regulatorischer Standards erhöhen.
Neben der digitalen Verwaltung dieser Dokumente mit einer Scan-App können Finanzdienstleister auch von unserer kostenlosen Buchhaltungsvertragsvorlage profitieren. Diese Vorlage umfasst eine Reihe von Finanzvereinbarungen, darunter Zahlungsgebühren, Steuern, Vertraulichkeit, Eigentum an Arbeitsergebnissen, Garantien und gesetzliche Vorschriften. Durch die Nutzung dieser Vorlage in Kombination mit digitalisierten Dokumentenmanagementlösungen können Finanzinstitute Vertragserstellungsprozesse optimieren, die Rechtskonformität sicherstellen und die betriebliche Effizienz steigern.
Bauwesen
Bauunternehmen bearbeiten Dokumentationen zu Projektplänen, Bauzeichnungen, behördlichen Genehmigungen und Vertragsvereinbarungen. Neben der digitalen Verwaltung dieser Dokumente mit einer Scan-App und einem Dokumentenmanagementsystem (DMS) können Bauunternehmen auch von unserer kostenlosen Bauvertragsvorlage profitieren. Diese Vorlage umfasst eine Reihe von Bauverträgen, darunter Subunternehmerverträge, Projektvorschläge, Bedingungen und Genehmigungen, und hilft Unternehmen, Vertragserstellungsprozesse zu vereinfachen, rechtliche Risiken zu mindern und Konsistenz in der Projektdokumentation zu gewährleisten.
Durch die Digitalisierung und Verwaltung von Baudokumenten mit einer Scan-App und einem DMS können Unternehmen außerdem das Projektmanagement verbessern, die Kommunikation zwischen den Projektbeteiligten optimieren und die Einhaltung von Sicherheitsvorschriften und behördlichen Anforderungen stärken.
Immobilien
Immobilienunternehmen bearbeiten Dokumente wie Hausverwaltungsverträge oder Mietverträge. Durch die Digitalisierung und Verwaltung von Immobiliendokumenten mit einer Scan-App und einem DMS können Unternehmen Transaktionsprozesse vereinfachen, den Kundenservice verbessern und die Einhaltung von Immobilienvorschriften und gesetzlichen Anforderungen sicherstellen.
Darüber hinaus bietet unser Signaturtool Immobilienmaklern eine nahtlose Lösung zum Abschließen von Vereinbarungen und Verträgen. Zusätzlich zur Digitalisierung von Dokumenten ermöglicht dieses Tool Immobilienmaklern, rechtsverbindliche Verträge elektronisch mit vollständiger Sicherheit zu unterzeichnen. Dadurch können sie den Unterzeichnungsprozess effizient verwalten, egal ob sie Kunden persönlich treffen oder Transaktionen remote durchführen. Mit diesem Online-Tool können Immobilienmakler ihren Arbeitsablauf optimieren, papierlos arbeiten und Kunden ein bequemes und sicheres Unterzeichnungserlebnis bieten, was die Gesamteffizienz und Kundenzufriedenheit steigert.
Rechtsbranche
Anwaltskanzleien bearbeiten täglich große Mengen papierbasierter Dokumentation, darunter Fallakten, Verträge und juristische Schriftsätze. Durch die Digitalisierung dieser Dokumente mit einer Scan-App und deren Verwaltung in einem DMS können Rechtsexperten die Dokumentenspeicherung verwalten und die Zusammenarbeit verbessern, wodurch ein schneller Zugriff auf wichtige Informationen gewährleistet und der Kundenservice verbessert wird.
Die besten Dokumentenmanagementsysteme
- Templafy für das Erstellen einer Vielzahl von Dateien innerhalb des Systems und deren Verwaltung über einen einzigen Feed.
- M-File, das Sie benachrichtigt, wenn ein Dokument doppelt gespeichert wurde.
- DocuWare zur Integration von Cloud-Speicher und Büroautomatisierung für die Schaffung eines digitalen Arbeitsplatzes.
- Microsoft SharePoint für effiziente Zusammenarbeit, Speicherung, Organisation und Weitergabe von Dokumenten innerhalb einer Organisation.
FAQs
Ist Google Drive ein Dokumentenmanagementsystem?
Kann ein DMS unterschiedliche Dokumenttypen verwalten?
Ist der Umstieg von einem papierbasierten System auf ein DMS schwierig?
Was ist die beste Dokumentenmanagement-Software?
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