Czym jest cyfrowy system zarządzania dokumentami (DMS)?
Jak aplikacje do skanowania i systemy zarządzania dokumentami (DMS) współpracują ze sobą w celu usprawnienia przepływu pracy?
Aplikacja do skanowania, taka jak Scan.Plus, służy jako punkt wejścia do digitalizacji fizycznych dokumentów, podczas gdy system DMS zapewnia ramy do organizowania, zarządzania, zabezpieczania i udostępniania tych cyfrowych dokumentów. Razem ułatwiają wydajne, bezpieczne i dostępne zarządzanie dokumentami, przekształcając tradycyjne procesy oparte na dokumentach papierowych w usprawnione cyfrowe przepływy pracy i eliminując papier.
Cyfrowe zarządzanie dokumentami obejmuje szereg procesów i technologii zaprojektowanych w celu tworzenia, przechowywania, organizowania, zarządzania i zabezpieczania dokumentów cyfrowych w całym ich cyklu życia. Oto jak Scan.Plus usprawnia i upraszcza te procesy:
Skanowanie i digitalizacja dokumentów papierowych (Go Paperless)
Scan.Plus wykorzystuje zaawansowaną technologię skanowania opartą na sztucznej inteligencji do konwersji dokumentów papierowych na formaty cyfrowe. Dzięki wysokiej jakości przechwytywaniu obrazu i optycznemu rozpoznawaniu znaków (OCR), Scan.Plus zapewnia, że tekst z zeskanowanych dokumentów jest dokładnie wyodrębniany, dzięki czemu można je w pełni przeszukiwać i edytować. Dokumenty te są przechowywane w formatach cyfrowych, takich jak PDF, dzięki czemu są gotowe do efektywnego zarządzania.
Dodatkowo, jeśli użytkownicy muszą podpisać dokumenty elektronicznie, nie ma potrzeby ich drukowania. Mogą ukończyć cały proces na telefonie komórkowym lub komputerze stacjonarnym za pomocą wyposażonej aplikacji, takiej jak Sign.Plus, umożliwiając płynne zarządzanie dokumentami i podpisywanie ich bez użycia papieru. Pozwala to nie tylko zaoszczędzić czas i zasoby, ale także zwiększa wygodę i bezpieczeństwo obsługi ważnych dokumentów.
Przechowywanie zeskanowanych dokumentów
Po zdigitalizowaniu dokumentów za pomocą aplikacji do skanowania, można je przechowywać w aplikacji lub przenieść do oprogramowania do zarządzania dokumentami. DMS zapewnia scentralizowane repozytorium dla tych cyfrowych dokumentów, umożliwiając użytkownikom organizowanie ich w foldery i kategorie. Taki uporządkowany system ułatwia zarządzanie dokumentami i ich wyszukiwanie w razie potrzeby.
Jak wspomniano powyżej, możliwe jest również przechowywanie wszystkich dokumentów w aplikacji do skanowania, tak jak ma to miejsce w przypadku aplikacji Scan.Plus. Możesz kategoryzować swoje dokumenty i filtrować je w dowolny sposób na podstawie kategorii. Upraszcza to dostęp do dokumentów z dowolnego urządzenia, nawet bez połączenia z Internetem.
Bezpieczeństwo i zgodność
System zarządzania dokumentami (DMS) oferuje ulepszone funkcje bezpieczeństwa, takie jak szyfrowanie, kontrola dostępu i ścieżki audytu, chroniąc zeskanowane dokumenty przed nieautoryzowanym dostępem i zapewniając zgodność z wymogami regulacyjnymi. Aplikacje do skanowania mają zwykle podstawowe funkcje bezpieczeństwa, ale gdy dokumenty są przesyłane do systemu DMS, korzystają z tych zaawansowanych środków bezpieczeństwa.
Jeśli chodzi o Scan.Plus, używamy zaawansowanego i solidnego szyfrowania danych w celu zabezpieczenia poufnych informacji. Prywatność użytkowników jest naszym najwyższym priorytetem, dlatego chcemy zapewnić pełne szyfrowanie danych i chronić poufne informacje przed nieautoryzowanym dostępem. Chcemy, abyś mógł spać spokojnie, wiedząc, że zeskanowane dokumenty są chronione w bezpiecznym środowisku.
Udostępnianie dokumentów online i współpraca
Zarówno aplikacja do skanowania, jak i system DMS zazwyczaj obsługują udostępnianie dokumentów. Użytkownicy mogą udostępniać dokumenty w różnych formatach plików (np. PDF, JPEG) bezpośrednio z aplikacji do skanowania lub za pośrednictwem systemu DMS. Funkcja ta ułatwia współpracę, umożliwiając członkom zespołu lub stronom zewnętrznym płynny dostęp do dokumentów i pracę nad nimi.
Scan.Plus umożliwia użytkownikom udostępnianie dokumentów PDF bezpośrednio przez e-mail. Dzięki integracji z pocztą e-mail użytkownicy mogą zeskanować dokument w interfejsie Scan.Plus, przekonwertować go na dokument PDF i wysłać do odbiorców bez konieczności przełączania aplikacji.
Chceszudostępniać dokumenty w popularnych usługach przechowywania w chmurze, takich jak Dropbox lub One Drive? Użytkownicy Scan.Plus mogą przesyłać zeskanowane dokumenty PDF bezpośrednio na swoje konta Dropbox, dzięki czemu są one dostępne z dowolnego urządzenia. Ta integracja usprawnia udostępnianie dokumentów i zapewnia bezpieczne przechowywanie plików w chmurze.
Które branże odnoszą największe korzyści z systemów zarządzania dokumentami i rozwiązań do skanowania?
Opieka zdrowotna
Pracownicy służby zdrowia zarządzają obszerną dokumentacją pacjentów, kartami medycznymi i dokumentami administracyjnymi. Digitalizując dokumentację pacjentów za pomocą aplikacji do skanowania i przechowując ją w systemie DMS, organizacje opieki zdrowotnej mogą poprawić świadczenie opieki nad pacjentami, zapewnić zgodność z normami regulacyjnymi, takimi jak HIPAA, i zwiększyć wydajność operacyjną dzięki usprawnionemu obiegowi dokumentów.
Usługi finansowe
Księgowość odgrywa kluczową rolę w usługach finansowych, w tym w bankowości, ubezpieczeniach i firmach inwestycyjnych. Instytucje te obsługują szeroki zakres dokumentów finansowych, takich jak bilanse, rachunki zysków i strat, zeznania podatkowe i raporty z audytów. Dzięki cyfryzacji i zarządzaniu dokumentami finansowymi za pomocą aplikacji do skanowania i systemu zarządzania dokumentami (DMS), usługi finansowe mogą uprościć procesy księgowe, poprawić dokładność sprawozdawczości finansowej i zwiększyć zgodność ze standardami regulacyjnymi.
Oprócz cyfrowego zarządzania tymi dokumentami za pomocą aplikacji do skanowania, dostawcy usług finansowych mogą skorzystać z naszego bezpłatnego bezpłatnego szablonu umowy księgowej. Szablon ten obejmuje szereg umów finansowych, w tym opłaty za płatności, podatki, poufność, własność pracy, gwarancje i przepisy rządowe. Wykorzystując ten szablon wraz z cyfrowymi rozwiązaniami do zarządzania dokumentami, instytucje finansowe mogą usprawnić procesy tworzenia umów, zapewnić zgodność z prawem i zwiększyć wydajność operacyjną.
Budowa
Firmy budowlane mają do czynienia z dokumentacją związaną z planami projektów, schematami, pozwoleniami i umowami. Oprócz cyfrowego zarządzania tymi dokumentami za pomocą aplikacji do skanowania i systemu zarządzania dokumentami (DMS), firmy budowlane mogą skorzystać z dostępu do bezpłatnego szablonu umowy budowlanej. Szablon ten obejmuje szereg umów budowlanych, w tym umowy z podwykonawcami, propozycje projektów, warunki, pozwolenia, pomagając firmom uprościć procesy tworzenia umów, ograniczyć ryzyko prawne i zapewnić spójność dokumentacji projektowej.
Dzięki digitalizacji i zarządzaniu dokumentami budowlanymi za pomocą aplikacji do skanowania i systemu DMS, firmy mogą również usprawnić zarządzanie projektami, usprawnić komunikację między interesariuszami projektu oraz zwiększyć zgodność z wymogami bezpieczeństwa i przepisami.
Nieruchomości
Firmy zajmujące się nieruchomościami obsługują dokumenty takie jak umowy o zarządzanie nieruchomościami lub umowy najmu. Dzięki digitalizacji i zarządzaniu dokumentami dotyczącymi nieruchomości za pomocą aplikacji do skanowania i systemu DMS, firmy mogą usprawnić procesy transakcyjne, poprawić obsługę klienta i zapewnić zgodność z przepisami dotyczącymi nieruchomości i wymogami prawnymi.
Co więcej, nasze narzędzie do podpisywania oferuje pośrednikom w obrocie nieruchomościami płynne rozwiązanie do finalizowania umów i kontraktów. Oprócz digitalizacji dokumentów, narzędzie to pozwala pośrednikom podpisywać prawnie wiążące umowy elektronicznie z zachowaniem pełnego bezpieczeństwa. Umożliwia im to efektywne zarządzanie procesem podpisywania umów, niezależnie od tego, czy spotykają się z klientami osobiście, czy przeprowadzają transakcje zdalnie. Dzięki temu narzędziu online pośrednicy w obrocie nieruchomościami mogą usprawnić swój przepływ pracy, zrezygnować z papieru i zapewnić klientom wygodne i bezpieczne podpisywanie umów, zwiększając ogólną wydajność i zadowolenie klientów.
Branża prawnicza
Kancelarie prawne codziennie przetwarzają ogromne ilości dokumentacji papierowej, w tym akta spraw, umowy i briefy prawne. Digitalizując te dokumenty za pomocą aplikacji do skanowania i zarządzając nimi w systemie DMS, prawnicy mogą zarządzać przechowywaniem dokumentów i usprawnić współpracę, zapewniając szybki dostęp do najważniejszych informacji i usprawniając obsługę klienta.
Najlepsze systemy zarządzania dokumentami
- Templafy do tworzenia szeregu plików w systemie i zarządzania nimi z jednego źródła.
- M-File do powiadamiania o dwukrotnym zapisaniu dokumentu.
- DocuWare do integracji pamięci masowej w chmurze i automatyzacji biura w celu stworzenia cyfrowego miejsca pracy.
- Microsoft Sharepoint do wydajnej współpracy, przechowywania, organizowania i udostępniania dokumentów w organizacji.
Najczęściej zadawane pytania
Czy Dysk Google to system zarządzania dokumentami?
Czy system DMS może obsługiwać różne typy dokumentów?
Czy trudno jest przejść z systemu papierowego na DMS?
Jakie jest najlepsze oprogramowanie do zarządzania dokumentami?
Rozpocznij skanowanie już teraz.
Scan.Plus to bezpieczny skaner mobilny dostępny dla osób prywatnych i firm całkowicie za darmo
Confédération Suisse
Confederazione Svizzera
Confederaziun Svizra
Swiss Confederation
Innosuisse - Swiss Innovation Agency
