Czym jest Cyfrowy System Zarządzania Dokumentami (DMS)?
Jak Aplikacje Skanujące i Systemy Zarządzania Dokumentami (DMS) Współpracują ze Sobą, aby Usprawnić Przepływ Pracy?
Aplikacja do skanowania, taka jak Scan.Plus, służy jako punkt wejścia do digitalizacji dokumentów fizycznych, podczas gdy DMS zapewnia ramy do organizowania, zarządzania, zabezpieczania i udostępniania tych dokumentów cyfrowych. Razem ułatwiają one wydajne, bezpieczne i dostępne zarządzanie dokumentami, przekształcając tradycyjne procesy oparte na papierze w usprawnione cyfrowe przepływy pracy i eliminując papier.
Cyfrowe zarządzanie dokumentami obejmuje szereg procesów i technologii zaprojektowanych do tworzenia, przechowywania, organizowania, zarządzania i zabezpieczania dokumentów cyfrowych przez cały cykl ich życia. Oto, jak Scan.Plus ulepsza i upraszcza te procesy:
Skanuj i Digitalizuj Dokumenty Papierowe (Przejdź na Formę Elektroniczną)
Scan.Plus wykorzystuje zaawansowaną technologię skanowania opartą na sztucznej inteligencji do konwersji dokumentów papierowych na formaty cyfrowe. Dzięki wysokiej jakości przechwytywaniu obrazu i optycznemu rozpoznawaniu znaków (OCR) Scan.Plus zapewnia dokładne wyodrębnianie tekstu z zeskanowanych dokumentów, dzięki czemu można je w pełni przeszukiwać i edytować. Dokumenty te są przechowywane w formatach cyfrowych, takich jak PDF, co zapewnia ich gotowość do wydajnego zarządzania.
Dodatkowo, jeśli użytkownicy muszą podpisywać dokumenty elektronicznie, nie ma potrzeby ich drukowania. Mogą zakończyć cały proces na swoim telefonie lub komputerze za pomocą wyposażonej aplikacji, takiej jak Sign.Plus, co pozwala na bezproblemowe, bezpapierowe zarządzanie dokumentami i podpisywanie. To nie tylko oszczędza czas i zasoby, ale także zwiększa wygodę i bezpieczeństwo obsługi ważnych dokumentów.
Przechowuj Zeskanowane Dokumenty
Po zdigitalizowaniu dokumentów za pomocą aplikacji do skanowania można je przechowywać w aplikacji lub przenieść do oprogramowania do zarządzania dokumentami. DMS zapewnia scentralizowane repozytorium dla tych dokumentów cyfrowych, umożliwiając użytkownikom organizowanie ich w foldery i kategorie. Ten uporządkowany system ułatwia zarządzanie dokumentami i ich wyszukiwanie w razie potrzeby.
Jak wspomniano wcześniej, możliwe jest również przechowywanie wszystkich dokumentów w aplikacji do skanowania, jak ma to miejsce w przypadku aplikacji Scan.Plus. Możesz kategoryzować swoje dokumenty i filtrować je w dowolny sposób na podstawie kategorii. Upraszcza to dostęp do dokumentów z dowolnego urządzenia, nawet bez połączenia z Internetem.
Bezpieczeństwo i Zgodność
System zarządzania dokumentami (DMS) oferuje ulepszone funkcje bezpieczeństwa, takie jak szyfrowanie, kontrola dostępu i ścieżki audytu, chroniąc zeskanowane dokumenty przed nieautoryzowanym dostępem i zapewniając zgodność z wymogami prawnymi. Aplikacje do skanowania zazwyczaj mają podstawowe funkcje bezpieczeństwa, ale po przeniesieniu dokumentów do DMS korzystają z tych zaawansowanych środków bezpieczeństwa.
Jeśli chodzi o Scan.Plus, używamy zaawansowanego i solidnego szyfrowania danych, aby zabezpieczyć Twoje poufne informacje. Twoja prywatność jest naszym najwyższym priorytetem i chcemy zapewnić pełne szyfrowanie danych oraz chronić Twoje wrażliwe informacje przed nieautoryzowanym dostępem. Chcemy, abyś mógł spać spokojnie, wiedząc, że Twoje zeskanowane dokumenty są chronione w bezpiecznym środowisku.
Udostępniaj Dokumenty Online i Współpracuj
Zarówno aplikacja do skanowania, jak i DMS zazwyczaj obsługują udostępnianie dokumentów. Użytkownicy mogą udostępniać dokumenty w różnych formatach plików (np. PDF, JPEG) bezpośrednio z aplikacji do skanowania lub za pośrednictwem DMS. Ta funkcja ułatwia współpracę, umożliwiając członkom zespołu lub stronom zewnętrznym dostęp do dokumentów i pracę nad nimi bezproblemowo.
Scan.Plus umożliwia użytkownikom udostępnianie dokumentów PDF bezpośrednio przez e-mail. Dzięki integracji z pocztą e-mail użytkownicy mogą zeskanować dokument w interfejsie Scan.Plus, przekonwertować go na dokument PDF i wysłać do odbiorców bez przełączania aplikacji.
Chcesz udostępniać dokumenty w popularnych usługach przechowywania w chmurze, takich jak Dropbox lub One Drive? Użytkownicy Scan.Plus mogą przesyłać zeskanowane dokumenty PDF bezpośrednio na swoje konta Dropbox, dzięki czemu są one dostępne z dowolnego urządzenia. Ta integracja usprawnia udostępnianie dokumentów i zapewnia bezpieczne przechowywanie plików w chmurze.
Które branże odnoszą największe korzyści z systemów zarządzania dokumentami i rozwiązań do skanowania?
Opieka zdrowotna
Podmioty świadczące usługi opieki zdrowotnej zarządzają obszerną dokumentacją pacjentów, kartami medycznymi i dokumentami administracyjnymi. Dzięki digitalizacji dokumentacji pacjentów za pomocą aplikacji do skanowania i przechowywaniu ich w systemie DMS, organizacje opieki zdrowotnej mogą poprawić jakość opieki nad pacjentami, zapewnić zgodność z normami regulacyjnymi, takimi jak HIPAA, oraz zwiększyć efektywność operacyjną dzięki usprawnionym przepływom pracy z dokumentami.
Usługi finansowe
Księgowość odgrywa kluczową rolę w usługach finansowych, w tym w bankowości, ubezpieczeniach i firmach inwestycyjnych. Instytucje te obsługują szeroki zakres dokumentów finansowych, takich jak bilanse, rachunki zysków i strat, deklaracje podatkowe i raporty z audytów. Dzięki digitalizacji i zarządzaniu dokumentami finansowymi za pomocą aplikacji do skanowania i systemu zarządzania dokumentami (DMS), usługi finansowe mogą uprościć procesy księgowe, poprawić dokładność sprawozdawczości finansowej i zwiększyć zgodność z normami regulacyjnymi.
Oprócz cyfrowego zarządzania tymi dokumentami za pomocą aplikacji do skanowania, dostawcy usług finansowych mogą skorzystać z naszego bezpłatnego szablonu umowy księgowej. Szablon ten obejmuje szereg umów finansowych, w tym opłaty za płatności, podatki, poufność, prawa własności do pracy, gwarancje i prawa rządowe. Wykorzystując ten szablon wraz z rozwiązaniami do zarządzania dokumentami w formie cyfrowej, instytucje finansowe mogą usprawnić procesy tworzenia umów, zapewnić zgodność z przepisami prawa i zwiększyć efektywność operacyjną.
Budownictwo
Firmy budowlane mają do czynienia z dokumentacją związaną z planami projektów, planami budowy, pozwoleniami regulacyjnymi i umowami. Oprócz cyfrowego zarządzania tymi dokumentami za pomocą aplikacji do skanowania i systemu zarządzania dokumentami (DMS), firmy budowlane mogą skorzystać z dostępu do bezpłatnego szablonu umowy budowlanej. Szablon ten obejmuje szereg umów budowlanych, w tym umowy z podwykonawcami, propozycje projektów, warunki, pozwolenia, pomagając firmom uprościć procesy tworzenia umów, ograniczyć ryzyko prawne i zapewnić spójność dokumentacji projektowej.
Dzięki digitalizacji i zarządzaniu dokumentami budowlanymi za pomocą aplikacji do skanowania i systemu DMS, firmy mogą również poprawić zarządzanie projektami, usprawnić komunikację między interesariuszami projektu oraz zwiększyć zgodność z wymogami bezpieczeństwa i przepisami.
Nieruchomości
Firmy z branży nieruchomości obsługują dokumenty takie jak umowy o zarządzanie nieruchomościami lub umowy najmu. Dzięki digitalizacji i zarządzaniu dokumentami związanymi z nieruchomościami za pomocą aplikacji do skanowania i systemu DMS, firmy mogą usprawnić procesy transakcyjne, poprawić obsługę klienta i zapewnić zgodność z przepisami dotyczącymi nieruchomości i wymogami prawnymi.
Ponadto nasze narzędzie do składania podpisów oferuje agentom nieruchomości bezproblemowe rozwiązanie do finalizowania umów. Oprócz digitalizacji dokumentów, narzędzie to umożliwia agentom nieruchomości podpisywanie prawnie wiążących umów elektronicznie z zachowaniem pełnego bezpieczeństwa. Umożliwia im to efektywne zarządzanie procesem podpisywania, niezależnie od tego, czy spotykają się z klientami osobiście, czy przeprowadzają transakcje zdalnie. Dzięki temu narzędziu online agenci nieruchomości mogą usprawnić swoją pracę, zrezygnować z papieru i zapewnić klientom wygodne i bezpieczne doświadczenie podpisywania, zwiększając ogólną efektywność i zadowolenie klientów.
Branża prawnicza
Kancelarie prawne codziennie obsługują ogromne ilości dokumentacji papierowej, w tym akta spraw, umowy i pisma procesowe. Dzięki digitalizacji tych dokumentów za pomocą aplikacji do skanowania i zarządzaniu nimi w systemie DMS, prawnicy mogą zarządzać przechowywaniem dokumentów i poprawić współpracę, zapewniając szybki dostęp do krytycznych informacji i poprawiając obsługę klienta.
Najlepsze systemy zarządzania dokumentami
- Templafy do tworzenia różnych plików w systemie i zarządzania nimi z jednego miejsca.
- M-File do powiadamiania, jeśli dokument został zapisany dwukrotnie.
- DocuWare do integracji przechowywania w chmurze i automatyzacji biura w celu stworzenia cyfrowego miejsca pracy.
- Microsoft Sharepoint do efektywnej współpracy, przechowywania, organizowania i udostępniania dokumentów w organizacji.
FAQ
Czy Dysk Google jest systemem zarządzania dokumentami?
Czy system DMS może obsługiwać różne typy dokumentów?
Czy przejście z systemu papierowego na system DMS jest trudne?
Jakie jest najlepsze oprogramowanie do zarządzania dokumentami?
Zacznij skanować już teraz.
Scan.Plus to bezpieczny skaner mobilny dostępny dla osób prywatnych i firm całkowicie za darmo.
Confédération Suisse
Confederazione Svizzera
Confederaziun Svizra
Swiss Confederation
Innosuisse - Szwajcarska Agencja Innowacji
