Co to jest cyfrowy system zarządzania dokumentami (DMS)?
Jak aplikacje do skanowania i systemy zarządzania dokumentami (DMS) współpracują, aby usprawnić przepływy pracy?
Aplikacja do skanowania, taka jak Scan.Plus, jest punktem wyjścia do digitalizacji dokumentów fizycznych, natomiast DMS zapewnia strukturę do organizowania, zarządzania, zabezpieczania i udostępniania tych cyfrowych dokumentów. Razem umożliwiają efektywne, bezpieczne i łatwo dostępne zarządzanie dokumentami, przekształcając tradycyjne procesy oparte na papierze w uproszczone cyfrowe przepływy pracy i pomagając zrezygnować z papieru.
Cyfrowe zarządzanie dokumentami obejmuje szereg procesów i technologii zaprojektowanych do tworzenia, przechowywania, organizowania, zarządzania i zabezpieczania dokumentów cyfrowych w całym ich cyklu życia. Oto jak Scan.Plus usprawnia i ułatwia te procesy:
Skanowanie i digitalizacja dokumentów papierowych (rezygnacja z papieru)
Scan.Plus wykorzystuje zaawansowaną technologię skanowania opartą na SI do konwertowania dokumentów papierowych na formaty cyfrowe. Dzięki wysokiej jakości przechwytywaniu obrazu i optycznemu rozpoznawaniu znaków (OCR) Scan.Plus zapewnia dokładne wyodrębnianie tekstu ze zeskanowanych dokumentów, dzięki czemu stają się one w pełni przeszukiwalne i edytowalne. Dokumenty te są zapisywane w formatach cyfrowych, takich jak PDF, co przygotowuje je do efektywnego zarządzania.
Dodatkowo, jeśli użytkownicy chcą podpisywać dokumenty elektronicznie, nie muszą ich drukować. Cały proces można wykonać na urządzeniu mobilnym lub komputerze za pomocą odpowiedniej aplikacji, takiej jak Sign.Plus, co umożliwia bezpapierowe zarządzanie dokumentami i ich podpisywanie w sposób płynny. Nie tylko pozwala to zaoszczędzić czas i zasoby, ale także zwiększa wygodę i bezpieczeństwo obsługi ważnych dokumentów.
Przechowywanie zeskanowanych dokumentów
Po zdigitalizowaniu dokumentów za pomocą aplikacji do skanowania można je przechowywać w samej aplikacji lub przenieść do oprogramowania do zarządzania dokumentami. DMS zapewnia scentralizowane repozytorium tych cyfrowych dokumentów, umożliwiając użytkownikom organizowanie ich w foldery i kategorie. Taki uporządkowany system ułatwia zarządzanie dokumentami i ich wyszukiwanie w razie potrzeby. Możliwe jest również przechowywanie zeskanowanych dokumentów wewnątrz samej aplikacji do skanowania. Dzięki Scan.Plus możesz uzyskać dostęp do zeskanowanych dokumentów i przeglądać je w aplikacji, a także edytować lub udostępniać je według potrzeb.
Bezpieczeństwo i zgodność z przepisami
System zarządzania dokumentami (DMS) oferuje zaawansowane funkcje bezpieczeństwa, takie jak szyfrowanie, kontrolę dostępu i dzienniki audytu, chroniąc zeskanowane dokumenty przed nieautoryzowanym dostępem i zapewniając zgodność z wymogami regulacyjnymi. Aplikacje do skanowania mają zwykle podstawowe funkcje zabezpieczeń, jednak po przeniesieniu dokumentów do DMS zyskują one te zaawansowane środki bezpieczeństwa.
W przypadku Scan.Plus stosujemy zaawansowane i solidne szyfrowanie danych, aby zabezpieczyć Twoje poufne informacje. Twoja prywatność jest naszym najwyższym priorytetem i chcemy zapewnić pełne szyfrowanie danych oraz ochronę Twoich wrażliwych informacji przed nieautoryzowanym dostępem. Chcemy, aby korzystanie z naszej usługi było spokojne, wiedząc, że Twoje zeskanowane dokumenty są chronione w bezpiecznym środowisku.
Udostępnianie dokumentów online i współpraca
Zarówno aplikacja do skanowania, jak i DMS zazwyczaj umożliwiają udostępnianie dokumentów. Użytkownicy mogą udostępniać dokumenty w różnych formatach plików (np. PDF, JPEG) bezpośrednio z aplikacji do skanowania lub za pomocą DMS. Ta funkcja ułatwia współpracę, umożliwiając członkom zespołu lub podmiotom zewnętrznym płynny dostęp do dokumentów i pracę na nich.
Scan.Plus umożliwia użytkownikom udostępnianie dokumentów PDF bezpośrednio przez e-mail. Dzięki integracji z pocztą e-mail użytkownicy mogą zeskanować dokument w interfejsie Scan.Plus, przekonwertować go na dokument PDF i wysłać go odbiorcom bez konieczności przełączania się między aplikacjami.
Potrzebujesz udostępniać dokumenty w popularnych usługach przechowywania cloud, takich jak Dropbox czy OneDrive? Użytkownicy Scan.Plus mogą przesyłać zeskanowane dokumenty PDF bezpośrednio na swoje konta Dropbox, dzięki czemu są one dostępne z każdego urządzenia. Ta integracja usprawnia udostępnianie dokumentów i zapewnia, że pliki są bezpiecznie przechowywane w cloud.
Które branże zyskują najbardziej na systemach zarządzania dokumentami i rozwiązaniach do skanowania?
Opieka zdrowotna
Placówki opieki zdrowotnej zarządzają rozbudowaną dokumentacją pacjentów, kartami medycznymi i dokumentami administracyjnymi. Digitalizując dokumentację pacjentów za pomocą aplikacji do skanowania i przechowując ją w DMS, organizacje opieki zdrowotnej mogą poprawić jakość opieki nad pacjentem, wzmocnić bezpieczeństwo dokumentów oraz zwiększyć efektywność operacyjną poprzez uproszczone przepływy pracy z dokumentami.
Usługi finansowe
Rachunkowość odgrywa kluczową rolę w usługach finansowych, w tym w bankowości, ubezpieczeniach i firmach inwestycyjnych. Instytucje te zajmują się szeroką gamą dokumentów finansowych, takich jak bilanse, sprawozdania z wyników, deklaracje podatkowe i raporty z audytów. Dzięki digitalizacji i zarządzaniu dokumentami finansowymi za pomocą aplikacji do skanowania oraz systemu zarządzania dokumentami (DMS) firmy z sektora finansowego mogą uprościć procesy księgowe, zwiększyć dokładność raportowania finansowego oraz poprawić zgodność z normami regulacyjnymi.
Oprócz cyfrowego zarządzania tymi dokumentami za pomocą aplikacji do skanowania, dostawcy usług finansowych mogą skorzystać z naszego bezpłatnego szablonu umowy księgowej. Szablon ten obejmuje szeroki zakres umów finansowych, w tym opłaty, podatki, poufność, prawa własności do wykonanej pracy, gwarancje oraz przepisy rządowe. Wykorzystując ten szablon wraz z rozwiązaniami do cyfrowego zarządzania dokumentami, instytucje finansowe mogą usprawnić procesy tworzenia umów, zapewnić zgodność z prawem oraz zwiększyć efektywność operacyjną.
Budownictwo
Firmy budowlane zajmują się dokumentacją związaną z planami projektów, projektami budowlanymi, pozwoleniami regulacyjnymi oraz umowami. Oprócz cyfrowego zarządzania tymi dokumentami za pomocą aplikacji do skanowania oraz systemu zarządzania dokumentami (DMS), firmy budowlane mogą skorzystać z dostępu do bezpłatnego szablonu umowy budowlanej. Szablon ten obejmuje szeroki zakres umów budowlanych, w tym umowy z podwykonawcami, propozycje projektów, warunki oraz pozwolenia, pomagając firmom uprościć procesy tworzenia umów, ograniczyć ryzyko prawne oraz zapewnić spójność dokumentacji projektowej.
Dzięki digitalizacji i zarządzaniu dokumentami budowlanymi za pomocą aplikacji do skanowania i DMS, firmy mogą również poprawić zarządzanie projektami, usprawnić komunikację między uczestnikami projektu oraz zwiększyć zgodność z wymogami bezpieczeństwa i regulacyjnymi.
Nieruchomości
Firmy z branży nieruchomości zajmują się dokumentami takimi jak umowy zarządzania nieruchomością czy umowy najmu. Dzięki digitalizacji i zarządzaniu dokumentami dotyczącymi nieruchomości za pomocą aplikacji do skanowania i DMS, firmy mogą usprawnić procesy transakcyjne, poprawić obsługę klienta oraz zapewnić zgodność z przepisami i wymogami prawnymi dotyczącymi nieruchomości.
Ponadto nasze narzędzie do podpisu elektronicznego zapewnia agentom nieruchomości bezproblemowe rozwiązanie do finalizowania umów i kontraktów. Oprócz digitalizacji dokumentów, narzędzie to umożliwia agentom podpisywanie prawnie wiążących umów elektronicznie, z zachowaniem pełnego bezpieczeństwa. Dzięki temu mogą efektywnie zarządzać procesem podpisywania, niezależnie od tego, czy spotykają się z klientami osobiście, czy przeprowadzają transakcje zdalnie. Za pomocą tego narzędzia online agenci nieruchomości mogą usprawnić swoją pracę, przejść na dokumenty bezpapierowe i zapewnić klientom wygodne oraz bezpieczne doświadczenie podpisywania dokumentów, zwiększając ogólną efektywność i satysfakcję klientów.
Branża prawnicza
Kancelarie prawne codziennie zajmują się ogromną ilością dokumentacji papierowej, w tym aktami sprawy, umowami oraz pismami procesowymi. Dzięki digitalizacji tych dokumentów za pomocą aplikacji do skanowania i zarządzaniu nimi w ramach systemu DMS, prawnicy mogą lepiej zarządzać przechowywaniem dokumentów oraz usprawnić współpracę, zapewniając szybki dostęp do najważniejszych informacji i podnosząc jakość obsługi klienta.
Najlepsze systemy zarządzania dokumentami
- Templafy do tworzenia różnych typów plików w systemie i zarządzania nimi z jednego widoku.
- M-File do ostrzegania, gdy dokument został zapisany dwukrotnie.
- DocuWare do integracji przechowywania cloud i automatyzacji biura w celu stworzenia cyfrowego miejsca pracy.
- Microsoft SharePoint do efektywnej współpracy, przechowywania, organizacji i udostępniania dokumentów w organizacji.
Najczęściej zadawane pytania
Czy Google Drive to system zarządzania dokumentami?
Czy DMS może obsługiwać różne typy dokumentów?
Czy przejście z systemu papierowego na DMS jest trudne?
Jakie jest najlepsze oprogramowanie do zarządzania dokumentami?
Zacznij skanować teraz.
Scan.Plus to bezpieczny mobilny skaner dostępny dla osób prywatnych i firm
Confédération Suisse
Confederazione Svizzera
Confederaziun Svizra
Swiss Confederation
Innosuisse - Swiss Innovation Agency
