O que é um sistema de gerenciamento de documentos digitais (DMS)?
Como aplicativos de digitalização e sistemas de gerenciamento de documentos (DMS) funcionam juntos para melhorar os fluxos de trabalho?
Um aplicativo de digitalização, como o Scan.Plus , serve como ponto de entrada para a digitalização de documentos físicos, enquanto o DMS fornece a estrutura para organizar, gerenciar, proteger e compartilhar esses documentos digitais. Juntos, eles facilitam o gerenciamento de documentos eficiente, seguro e acessível, transformando os processos tradicionais baseados em papel em fluxos de trabalho digitais otimizados e sem papel.
O gerenciamento de documentos digitais envolve uma série de processos e tecnologias projetados para criar, armazenar, organizar, gerenciar e proteger documentos digitais durante todo o seu ciclo de vida. Veja como Scan.Plus aprimora e simplifica esses processos:
Digitalize e digitalize documentos em papel (elimine o papel)
Scan.Plus usa tecnologia avançada de digitalização com IA para converter documentos em papel em formatos digitais. Com captura de imagens de alta qualidade e reconhecimento óptico de caracteres (OCR), Scan.Plus garante que o texto dos documentos digitalizados seja extraído com precisão, tornando-os totalmente pesquisáveis e editáveis. Esses documentos são armazenados em formatos digitais, como PDF, garantindo que estejam prontos para um gerenciamento eficiente.
Além disso, se os usuários precisarem assinar documentos eletronicamente, não será necessário imprimi-los. Eles podem concluir todo o processo em seu celular ou desktop usando um aplicativo equipado, como o Sign.Plus, que permite o gerenciamento e a assinatura de documentos sem papel e sem interrupções. Isso não apenas economiza tempo e recursos, mas também aumenta a conveniência e a segurança do manuseio de documentos importantes.
Armazene documentos digitalizados
Depois que os documentos são digitalizados usando um aplicativo de digitalização, eles podem ser armazenados no aplicativo ou transferidos para um software de gerenciamento de documentos. Um DMS fornece um repositório centralizado para esses documentos digitais, permitindo que os usuários os organizem em pastas e categorias. Esse sistema estruturado facilita o gerenciamento e a recuperação de documentos quando necessário.
Conforme mencionado anteriormente, também é possível manter todos os seus documentos em um aplicativo de digitalização, como é o caso do aplicativo Scan.Plus . Você pode categorizar seus documentos e filtrá-los como quiser com base na categoria. Isso simplifica o acesso aos seus documentos em qualquer dispositivo, mesmo sem conexão com a Internet.
Segurança e Conformidade
Um sistema de gerenciamento de documentos (DMS) oferece recursos de segurança aprimorados, como criptografia, controles de acesso e trilhas de auditoria, protegendo os documentos digitalizados contra acesso não autorizado e garantindo a conformidade com os requisitos regulamentares. Os aplicativos de digitalização normalmente têm recursos básicos de segurança, mas quando os documentos são transferidos para um DMS, eles se beneficiam dessas medidas avançadas de segurança.
Em relação ao Scan.Plus, usamos criptografia de dados avançada e robusta para proteger suas informações confidenciais. Sua privacidade é nossa prioridade máxima e queremos garantir a criptografia completa dos dados e proteger suas informações confidenciais contra acesso não autorizado. Queremos que você fique tranquilo sabendo que seus documentos digitalizados estão protegidos em um ambiente seguro.
Compartilhe documentos on-line e colabore
Tanto um aplicativo de digitalização quanto um DMS normalmente suportam o compartilhamento de documentos. Os usuários podem compartilhar documentos em vários formatos de arquivo (por exemplo, PDF, JPEG) diretamente do aplicativo de digitalização ou por meio do DMS. Essa funcionalidade facilita a colaboração, permitindo que membros da equipe ou partes externas acessem e trabalhem em documentos sem problemas.
Scan.Plus permite que os usuários compartilhem documentos PDF diretamente por e-mail. Com a integração de e-mail, os usuários podem digitalizar um documento na interface Scan.Plus , convertê-lo em um documento PDF e enviá-lo aos destinatários sem precisar trocar de aplicativo.
Precisacompartilhar documentos em serviços populares de armazenamento em nuvem, como Dropbox ou One Drive? Os usuários Scan.Plus podem enviar documentos PDF digitalizados diretamente para suas contas do Dropbox, tornando-os acessíveis de qualquer dispositivo. Essa integração simplifica o compartilhamento de documentos e garante que os arquivos sejam armazenados com segurança na nuvem.
Quais setores se beneficiam mais dos sistemas de gerenciamento de documentos e soluções de digitalização?
Assistência médica
Os prestadores de serviços de saúde gerenciam extensos registros de pacientes, prontuários médicos e documentos administrativos. Ao digitalizar os registros de pacientes com um aplicativo de digitalização e armazená-los em um DMS, as organizações de saúde podem aprimorar a prestação de cuidados aos pacientes, garantir a conformidade com padrões regulatórios como a HIPAA e aumentar a eficiência operacional por meio de fluxos de trabalho de documentos simplificados.
Serviços Financeiros
A contabilidade desempenha um papel crucial nos serviços financeiros, incluindo bancos, seguradoras e empresas de investimento. Essas instituições lidam com uma ampla gama de documentos financeiros, como balanços patrimoniais, declarações de renda, declarações fiscais e relatórios de auditoria. Ao digitalizar e gerenciar documentos financeiros com um aplicativo de digitalização e um sistema de gerenciamento de documentos (DMS), os serviços financeiros podem simplificar os processos contábeis, melhorar a precisão dos relatórios financeiros e aprimorar a conformidade com os padrões regulatórios.
Além de gerenciar esses documentos digitalmente com um aplicativo de digitalização, os provedores de serviços financeiros podem se beneficiar do nosso modelo gratuito de contrato contábil . Este modelo abrange uma variedade de acordos financeiros, incluindo taxas de pagamento, impostos, confidencialidade, propriedade da obra, garantias e leis governamentais. Ao utilizar este modelo em conjunto com soluções de gerenciamento de documentos digitalizados, as instituições financeiras podem otimizar os processos de criação de contratos, garantir a conformidade legal e aumentar a eficiência operacional.
Construção
As construtoras lidam com a documentação relacionada a plantas de projetos, projetos, licenças regulatórias e acordos contratuais. Além de gerenciar esses documentos digitalmente com um aplicativo de digitalização e um sistema de gerenciamento de documentos (DMS), as construtoras podem se beneficiar do acesso a um modelo gratuito de contrato de construção . Este modelo abrange uma variedade de contratos de construção, incluindo contratos de subcontratação, propostas de projeto, termos e licenças, ajudando as empresas a simplificar os processos de criação de contratos, mitigar riscos legais e garantir a consistência na documentação do projeto.
Ao digitalizar e gerenciar documentos de construção com um aplicativo de digitalização e um DMS, as empresas também podem melhorar o gerenciamento de projetos, otimizar a comunicação entre as partes interessadas do projeto e aumentar a conformidade com os requisitos de segurança e regulatórios.
Imobiliária
Empresas imobiliárias lidam com documentos como contratos de administração de imóveis ou contratos de locação . Ao digitalizar e gerenciar documentos imobiliários com um aplicativo de digitalização e um DMS, as empresas podem agilizar os processos de transação, aprimorar o atendimento ao cliente e garantir a conformidade com as regulamentações imobiliárias e os requisitos legais.
Além disso, nossa ferramenta de assinatura oferece aos corretores de imóveis uma solução integrada para a finalização de acordos e contratos. Além de digitalizar documentos, esta ferramenta permite que os corretores assinem contratos juridicamente vinculativos eletronicamente com total segurança. Isso permite que eles gerenciem o processo de assinatura com eficiência, seja atendendo clientes pessoalmente ou realizando transações remotamente. Com esta ferramenta online, os corretores de imóveis podem otimizar seu fluxo de trabalho, eliminar o uso de papel e proporcionar aos clientes uma experiência de assinatura conveniente e segura, aumentando a eficiência geral e a satisfação do cliente.
Indústria jurídica
Escritórios de advocacia lidam diariamente com grandes volumes de documentação em papel, incluindo processos, contratos e memoriais. Ao digitalizar esses documentos usando um aplicativo de digitalização e gerenciá-los em um DMS, os profissionais jurídicos podem gerenciar o armazenamento de documentos e aprimorar a colaboração, garantindo acesso rápido a informações críticas e aprimorando o atendimento ao cliente.
Os melhores sistemas de gerenciamento de documentos
- Templafy para criar uma variedade de arquivos dentro do sistema e gerenciá-los a partir de um único feed.
- M-File para alertá-lo se um documento foi salvo duas vezes.
- DocuWare para integrar armazenamento em nuvem e automação de escritório para criar um local de trabalho digital.
- Microsoft Sharepoint para colaboração, armazenamento, organização e compartilhamento eficientes de documentos dentro de uma organização.
Perguntas frequentes
O Google Drive é um sistema de gerenciamento de documentos?
Um DMS pode lidar com diferentes tipos de documentos?
É difícil fazer a transição de um sistema em papel para um DMS?
Qual é o melhor software de gerenciamento de documentos?
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