¿Qué es un sistema de gestión de documentos digitales (DMS)?
¿Cómo funcionan juntas las aplicaciones de escaneo y los sistemas de gestión de documentos (DMS) para mejorar los flujos de trabajo?
Una aplicación de escaneo como Scan.Plus sirve como punto de partida para digitalizar documentos físicos, mientras que el DMS proporciona el marco para organizar, gestionar, proteger y compartir estos documentos digitales. Juntos, facilitan una gestión documental eficiente, segura y accesible , transformando los procesos tradicionales en papel en flujos de trabajo digitales optimizados y eliminando el papel.
La gestión de documentos digitales implica una serie de procesos y tecnologías diseñados para crear, almacenar, organizar, gestionar y proteger documentos digitales durante todo su ciclo de vida. Así es como Scan.Plus mejora y simplifica estos procesos:
Escanee y digitalice documentos en papel (olvídese del papel)
Scan.Plus utiliza tecnología avanzada de escaneo con IA para convertir documentos en papel a formatos digitales. Con captura de imágenes de alta calidad y reconocimiento óptico de caracteres (OCR), Scan.Plus garantiza la extracción precisa del texto de los documentos escaneados, lo que permite realizar búsquedas y editarlos. Estos documentos se almacenan en formatos digitales como PDF, lo que garantiza su gestión eficiente.
Además, si los usuarios necesitan firmar documentos electrónicamente , no es necesario imprimirlos. Pueden completar todo el proceso desde su móvil o computadora con una aplicación como Sign.Plus, lo que permite una gestión y firma de documentos fluida y sin papel. Esto no solo ahorra tiempo y recursos, sino que también mejora la comodidad y la seguridad en el manejo de documentos importantes.
Almacenar documentos escaneados
Una vez digitalizados los documentos con una aplicación de escaneo, pueden almacenarse en la aplicación o transferirse a un software de gestión documental. Un sistema de gestión documental (DMS) proporciona un repositorio centralizado para estos documentos digitales, permitiendo a los usuarios organizarlos en carpetas y categorías. Este sistema estructurado facilita la gestión y recuperación de documentos cuando se necesitan.
Como se mencionó anteriormente, también es posible guardar todos sus documentos en una aplicación de escaneo, como la app Scan.Plus. Puede categorizar y filtrar sus documentos según su categoría. Esto simplifica el acceso a sus documentos desde cualquier dispositivo, incluso sin conexión a internet.
Seguridad y cumplimiento
Un Sistema de Gestión de Documentos (SGD) ofrece funciones de seguridad mejoradas, como cifrado, controles de acceso y registros de auditoría, lo que protege los documentos escaneados del acceso no autorizado y garantiza el cumplimiento de los requisitos normativos. Las aplicaciones de escaneo suelen contar con funciones de seguridad básicas, pero al transferir documentos a un SGD, se benefician de estas medidas de seguridad avanzadas.
En cuanto a Scan.Plus, utilizamos un cifrado de datos avanzado y robusto para proteger su información confidencial . Su privacidad es nuestra máxima prioridad y queremos garantizar un cifrado de datos completo y proteger su información confidencial del acceso no autorizado. Queremos que tenga la tranquilidad de saber que sus documentos escaneados están protegidos en un entorno seguro.
Compartir documentos en línea y colaborar
Tanto una aplicación de escaneo como un DMS suelen permitir compartir documentos. Los usuarios pueden compartir documentos en varios formatos (p. ej., PDF, JPEG) directamente desde la aplicación de escaneo o a través del DMS. Esta funcionalidad facilita la colaboración, permitiendo que miembros del equipo o terceros accedan y trabajen en los documentos sin problemas.
Scan.Plus permite a los usuarios compartir documentos PDF directamente por correo electrónico. Gracias a la integración con el correo electrónico, pueden escanear un documento dentro de la interfaz de Scan.Plus, convertirlo a PDF y enviarlo a sus destinatarios sin necesidad de cambiar de aplicación.
¿Necesitas compartir documentos en servicios de almacenamiento en la nube populares como Dropbox o One Drive? Los usuarios de Scan.Plus pueden subir documentos PDF escaneados directamente a sus cuentas de Dropbox, lo que permite acceder a ellos desde cualquier dispositivo. Esta integración optimiza el uso compartido de documentos y garantiza que los archivos se almacenen de forma segura en la nube.
¿Qué industrias se benefician más de los sistemas de gestión de documentos y soluciones de escaneo?
Cuidado de la salud
Los proveedores de atención médica gestionan extensos historiales médicos, historias clínicas y documentos administrativos de pacientes. Al digitalizar los historiales médicos con una aplicación de escaneo y almacenarlos en un sistema de gestión de documentos (SGA), las organizaciones de atención médica pueden optimizar la atención al paciente, garantizar el cumplimiento de normas regulatorias como la HIPAA y optimizar la eficiencia operativa mediante flujos de trabajo de documentos optimizados.
Servicios financieros
La contabilidad desempeña un papel crucial en los servicios financieros, como la banca, las aseguradoras y las empresas de inversión. Estas instituciones gestionan una amplia gama de documentos financieros, como balances generales, estados de resultados, declaraciones de impuestos e informes de auditoría. Al digitalizar y gestionar documentos financieros con una aplicación de escaneo y un sistema de gestión documental (SGD), los servicios financieros pueden simplificar los procesos contables, mejorar la precisión de los informes financieros y optimizar el cumplimiento de las normas regulatorias.
Además de gestionar estos documentos digitalmente con una aplicación de escaneo, los proveedores de servicios financieros pueden beneficiarse de nuestra plantilla gratuita de contrato contable . Esta plantilla abarca diversos acuerdos financieros, como comisiones, impuestos, confidencialidad, titularidad del trabajo, garantías y leyes gubernamentales. Al utilizar esta plantilla junto con soluciones de gestión documental digitalizada, las instituciones financieras pueden optimizar los procesos de creación de contratos, garantizar el cumplimiento legal y mejorar la eficiencia operativa.
Construcción
Las empresas constructoras gestionan la documentación relacionada con planes de proyecto, planos, permisos regulatorios y acuerdos contractuales. Además de gestionar estos documentos digitalmente con una aplicación de escaneo y un sistema de gestión documental (SGD), pueden acceder a una plantilla gratuita de contrato de construcción . Esta plantilla abarca diversos contratos de construcción, incluyendo contratos de subcontratistas, propuestas de proyecto, condiciones y permisos, lo que ayuda a las empresas a simplificar los procesos de creación de contratos, mitigar los riesgos legales y garantizar la coherencia de la documentación del proyecto.
Al digitalizar y gestionar documentos de construcción con una aplicación de escaneo y un DMS, las empresas también pueden mejorar la gestión de proyectos, agilizar la comunicación entre las partes interesadas del proyecto y mejorar el cumplimiento de los requisitos normativos y de seguridad.
Bienes raíces
Las inmobiliarias gestionan documentos como contratos de administración de propiedades o contratos de arrendamiento . Al digitalizar y gestionar documentos inmobiliarios con una aplicación de escaneo y un sistema de gestión documental (SGA), las empresas pueden agilizar los procesos de transacción, mejorar la atención al cliente y garantizar el cumplimiento de la normativa inmobiliaria y los requisitos legales.
Además, nuestra herramienta de firma ofrece a los agentes inmobiliarios una solución integral para la formalización de acuerdos y contratos. Además de digitalizar documentos, esta herramienta permite firmar electrónicamente contratos legalmente vinculantes con total seguridad. Esto les permite gestionar eficientemente el proceso de firma, ya sea en persona o a distancia. Con esta herramienta en línea, los agentes inmobiliarios pueden optimizar su flujo de trabajo, prescindir del papel y ofrecer a sus clientes una experiencia de firma cómoda y segura, mejorando así la eficiencia y la satisfacción del cliente.
Industria legal
Los bufetes de abogados gestionan diariamente grandes cantidades de documentación en papel, incluyendo expedientes, contratos y escritos legales. Al digitalizar estos documentos mediante una aplicación de escaneo y gestionarlos dentro de un sistema de gestión documental (SGA), los profesionales del derecho pueden gestionar el almacenamiento de documentos y mejorar la colaboración, garantizando un acceso rápido a información crítica y optimizando el servicio al cliente.
Los mejores sistemas de gestión documental
- Templafy para crear una gama de archivos dentro del sistema y administrarlos desde una única fuente.
- M-File para avisarle si un documento se ha guardado dos veces.
- DocuWare para integrar el almacenamiento en la nube y la automatización de la oficina para crear un lugar de trabajo digital.
- Microsoft Sharepoint para una colaboración, almacenamiento, organización y uso compartido eficientes de documentos dentro de una organización.
Preguntas frecuentes
¿Es Google Drive un sistema de gestión de documentos?
¿Puede un DMS gestionar diferentes tipos de documentos?
¿Es difícil pasar de un sistema basado en papel a un DMS?
¿Cuál es el mejor software de gestión documental?
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